Табель учета рабочего времени в организации

3790
Учет рабочего времени сотрудников – один из важнейших вопросов для работодателя. Рассмотрим подробнее форму табеля учета рабочего времени, правила составления графика учета рабочего времени, а также иные вопросы, связанные с фиксацией времени работы сотрудников.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какую форму использовать для учета рабочего времени;
  • как использовать в работе форму Т-13 «Табель учета рабочего времени»;
  • как правильно заполнить табель учета рабочего времени.

Форма табеля учета рабочего времени

Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику.

В коммерческих организациях используют типовые формы:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда по форме № Т-12;
  • табель учета рабочего времени по форме № Т-13 – при автоматизированной обработке данных. .

Простой бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-13 представлен ниже.

Простой бланк табеля учета рабочего времени

Скачать чистый бланк >>>

Образцы форм и указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Кроме того, коммерческие организации могут разработать форму табеля самостоятельно (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).

В бюджетных организациях и учреждениях применяют типовую форму табеля учета использования рабочего времени по форме № 0504421. Такой вывод следует из приказа Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Методические рекомендации по заполнению табеля рабочего времени по форме № 0504421 приведены в приказе Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Электронная форма табеля учета рабочего времени

Обратите внимание: табель учета времени работы сотрудников можно вести исключительно в электронном виде без создания бумажного носителя. Однако для этого необходимо заверить его электронной цифровой подписью.

Табель учета рабочего времени (по форме №Т-13 или самостоятельно разработанной форме) является первичным учетным документом (п. 2 постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. №835). Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации. Переход на ведение учета отработанного времени в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ).


Подробнее о том, как заполнять табель учета рабочего времени


Информация в электронной форме с электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда в законодательстве прямо установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе (статья 6 Закона от 6 апреля 2011 г. №63-ФЗ). При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по требованию государственных органов (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ).

Таким образом, табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде. Однако необходима надлежаще оформленная электронная подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы. При необходимости на основании данного электронного документа работодатель может изготовить табель на бумажном носителе.

Аналогичная точка зрения содержится в письме Минфина России от 11 января 2012 г. №03-02-07/1-1.

Как заполнить табель учета рабочего времени

Заполняют табель двумя способами:

  • методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
  • методом регистрации отклонений.

Способ заполнения табель рабочего времени выбирается исходя из режима работы. Способ выбирается при формировании учетной политики и закрепляется приказом руководителя организации.

  1. Метод сплошной регистрации явок и неявок на работу. При таком способе заполнения табеля учета времени отмечают каждый календарный день месяца в отдельной клетке. Обязательно проставляется код явки или неявки на работу, а под кодовым обозначением прописывают количество отработанных часов. Метод сплошной регистрации поможет при суммированном учете выявить сверхурочные работы.
  2. Метод регистрации отклонений. При таком способе заполнения табеля учета рабочего времени регистрируют только отклонения от установленного режима. В табеле отмечают неявки на работу, опоздания, сверхурочные часы и др. Учет неявок ведется в днях (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и др.). В верхней строке графы табеля указывают только код условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми.

Если длительность рабочего дня или смены не изменяется, можно регистрировать только отклонения от нормы рабочего времени (неявки, опоздания и др.). При нормальной продолжительности работы с помощью метода регистрации отклонений достаточно фиксировать неявки на работу.


Узнайте подробнее, как обозначают больничный в табеле рабочего времени


При заполнении табеля учета рабочего времени необходимо использовать буквенные или цифровые коды. И они остаются на выбор работника отдела кадров: либо стандартные (например, утвержденные для формы №Т-12), либо собственные. При создании собственных кодов табеля учета не забудьте утвердить их приказом.

Основные условные обозначения в табеле рабочего времени (по форме №Т-12)

Сведения о работе

Буквенный код

Цифровой код

Продолжительность работы в дневное время

Я

01

Продолжительность работы в ночное время

Н

02

Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни

РВ

03

Продолжительность сверхурочной работы

С

04

Служебная командировка

К

06

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

ОТ

09

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)

ПР

24

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

В

26

Неявки по невыясненным причинам

НН

30

Табель учета рабочего времени в организации

Скачать табель рабочего времени по форме №Т-12 можно по ссылке.

В разделе «Формы» нашего электронного журнала вы всегда можете скачать бланк табеля рабочего времени или заполненные образцы табеля учета рабочего времени для различных ситуаций.

Отдельно внимания заслуживает вопрос оформления отсутствия сотрудника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени. Факт отсутствия сотрудника на работе зафиксируйте в табеле учета, проставив в документе соответствующую отметку.


Полезная информация об обозначениях в табеле учета рабочего времени


Для коммерческих организаций. Если причина отсутствия сотрудника на рабочем месте не известна, в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 поставьте буквенный код «НН». Если в дальнейшем сотрудник представит документы, подтверждающие болезнь, или будет признан факт прогула, табель нужно уточнить. В нем буквенный код «НН» исправьте на код «Б» – временная нетрудоспособность (болезнь) или «ПР» – прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин).

Книга о регулировании времени отдыха сотрудников 2017

Из книги вы узнаете, как рассчитывать отпуск новичку; как поощрить работника дополнительным отпуском и как правильно рассчитать дни отпуска.

Подробно рассмотрим все нюансы предоставления отпуска за свой счет, отпуска с последующим увольнением и отпуска авансом.

Разберем, как предоставить отпуск родителям ребенка-инвалида с учетом новых правил.

Скачать книгу

Как мы уже говорили, условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Если организация использует самостоятельно разработанную форму табеля, то она вправе указать те буквенные коды, которые утверждены и соответствуют неявке, временной нетрудоспособности и прогулу сотрудника.

Для государственных и муниципальных учреждений. Отметку об отсутствии сотрудника на работе сделайте в табеле учета рабочего времени по форме № 0504421.

В табеле по форме № 0504421 при признании факта прогула поставьте код «П». Если выяснится, что сотрудник отсутствовал на работе с разрешения администрации, исправьте на код «А», если же по причине болезни – на код «Б». Условные обозначения явок и неявок приведены в Методических рекомендациях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Также не забывайте про хранение табеля учета рабочего времени.

Если в табелях учитывали рабочее время сотрудников с нормальными условиями труда, то их нужно хранить пять лет. Если в табелях учитывали сотрудников с вредными или опасными условиями труда, то срок хранения – 75 лет.

Табели учета рабочего времени относятся к документам по личному составу. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В соответствии с данным перечнем табели учета рабочего времени нужно хранить в организации в течение пяти лет, если по ним учитывали время сотрудников с нормальными условиями труда. Если в табеле учитывали работников с вредными или опасными условиями труда, то срок хранения – 75 лет (п. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Читайте также:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Табель учета рабочего времени (бланк).xls
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль