Что делать, если при оформлении на работу нет трудовой книжки

2712
Трудовая книжка – основной документ, который имеет унифицированную форму установленного образца, утвержденную постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Вопрос, что делать, если при оформлении на работу нет трудовой книжки, должен решаться в зависимости от ситуации.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как оформлять трудовую книжку при приеме на работу;
  • какая дата оформления трудовой книжки установлена законодательством;
  • нужен ли приказ на оформление трудовой книжки;
  • подробный порядок оформления вкладыша в трудовую книжку.

Прием на работу: оформление в трудовую книжку в 2017 году

При приеме на должность каждого специалиста нужно оформлять в строгом соответствии с действующим законодательством. Если при оформлении на работу нет трудовой книжки, выдается новый документ, восстанавливается старый, помимо этого возможно оформление по договору. При оформлении впервые трудовой книжки на имя нанимателя требуется составлять заявление, на основании которого заводится новый документ.

Согласно порядку заполнения, наниматель вносит записи:

  • о специалисте;
  • сведения о работе;
  • информацию о внешних и внутренних переводах;
  • данные об увольнении;
  • перечень наград и заслуг.

Что делать, если при оформлении на работу нет трудовой книжки

Скачать бланк можно здесь.

Записи о взысканиях не заносятся, исключение составляют сведения об увольнении. Когда у специалиста помимо основной работы есть обязанности по совместительству, по его инициативе и при наличии справки, уполномоченное лицо может внести соответствующую запись.

Правила заполнения по ТК:

  1. Документ заполняется перьевыми, гелевыми или роликовыми ручками синего или черного цвета.
  2. Используются арабские числа из двух или четырех знаков.
  3. Основной язык – русский. Если в субъектах предусмотрен дополнительный язык, не запрещается использовать его.
  4. Все слова прописываются полностью без сокращений.
  5. Данные вписываются на основании приказов.
  6. Записи вносятся не позднее семидневного срока со дня события.
  7. Каждой записи присваивается порядковый номер.
  8. Работники должны быть ознакомлены со всеми записями. Дополнительно требуется их подпись.

Когда при оформлении на работу нет трудовой книжки, заводится новая согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ. Но зачастую возникает ситуация, при которой обнаруживается несколько документов. Обычно это происходит из-за потери, но иногда человек пытается скрыть увольнение по статье. Законодательством не предусмотрено наложение штрафов, при этом наниматель не вправе отказать в приеме на работу только по этой причине (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

Во время приема на работу оформление трудовой книжки, образец которой соответствует установленным правилам, полностью возлагается на уполномоченное лицо. Гражданин не несет ответственности за допущенные ошибки, неправильное хранение, потерю.


Узнайте подробнее, как заполнить трудовую книжку


Если нет трудовой, она заводится организацией. При этом во время увольнения ее необходимо отдать работнику, как и другие личные документы. Когда нет возможности передать документы лично, бывшему специалисту отправляют уведомления.

Прием переводом требует внесения записей при оформлении трудовой книжки. Запись о переводе вносится только в случае изменения должностных обязательств, например, при повышении, смене профессии. Другой график на прежней должности, повышение или понижение заработной платы не рассматривается как перевод, поэтому не требуется внесение изменений.

Приказ на оформление трудовой книжки

Обязанности по заполнению, ведению, учету и хранению возлагаются на специалиста отдела кадров. Приказы о назначениях уполномоченных лиц могут проверяться инспекторами. В небольших организациях, где кадровый учет ведется непосредственно владельцем компании, требуется издавать приказ о возложении функций на себя.

Если при оформлении на работу нет трудовой книжки из-за утери или по причине отсутствия стажа, прием работника осуществляется по той же схеме, что и при наличии документа. На основании письменного приказа работодателя вносится запись, содержащая должность и реквизиты приказа, название структурного подразделения, дату. При приеме на работу руководителя, основанием для внесения записи может быть как приказ, так и другой документ.

Важно заострять внимание на наличие записи об увольнении с прежнего места работы. Если таковой не имеется, кандидат на должность должен самостоятельно решить этот вопрос. Если человека принимают по совместительству, вместо записи «принят на должность» вносится «назначен совместителем».

С некоторыми работниками можно заключать договор. Если работодатель не юридическое, а физическое лицо, делать записи в трудовую книжку не представляется возможным, поэтому права и обязанности сторон подкрепляются юридически заверенным договором. Он должен включать основные сведения о работе, должностные обязанности, размер заработной платы.

Выполнение дистанционной работы по договору не требует внесения записей в книжку. Подтвердить стаж можно лишь на основании копий договора и приказа. При этом в документе должен быть зафиксирован факт невнесения записи.

Дата оформления трудовой книжки

Возраст для оформления трудовой книжки – 14-18 лет, при этом все записи должны вноситься в соответствии с 1 часть 60.1 статьи ТК. При устройстве на работу она должна быть заведена не позднее пяти дней с момента начала выполнения должностных обязательств. Запись о приеме на работу должна совпадать с датой издания приказа.

Документ должен заполняться в присутствии работника. При первичном заполнении документа требуется подпись работника на титульном листе, после проверки правильности внесенной информации. После чего документ передается на хранение в организацию, а выдается на руки только после увольнения.

Плата за оформление трудовой книжки в 2017 году

Если при оформлении на работу нет трудовой книжки, может взиматься плата за ее покупку. Связано это с тем, что ведется строгая отчетность в налоговые органы обо всех финансовых операциях. Когда документ имеется, но в нем закончились листы, приобретается вкладыш.

Можно не предъявлять документ только в двух случаях:

  • если человек ранее нигде не работал;
  • если он устраивается в организацию по совместительству.

Если нет документа в связи с утратой, порчей или по иной причине, специалист должен написать заявление на имя руководителя с просьбой оформить новый. С работника удерживается полная стоимость в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых.

Плата может не взиматься в нескольких случаях:

  • при неправильном заполнении;
  • в случае причинения вреда не по вине работника;
  • если работодатель потерял все документы при чрезвычайных ситуациях.

Форма книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Варианты старого образца до сих пор используются на предприятиях. В каждой организации должно храниться нужное количество чистых документов, которые могут потребоваться, если при оформлении на работу нет трудовой книжки.

Вкладыш в трудовую книжку: оформление

Частая смена работы, повышение ведет к необходимости внесения большого количества записей, соответственно, заканчиваются пустые страницы. Поэтому возникает необходимость использовать вкладыши. Они имеют степени защиты, подшиваются. Правила их заполнения регламентированы постановлением от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». 

Если заканчиваются листы, требуется подшить вкладыш, в который будут внесены основные сведения. При этом на лицевой стороне указывается порядковый номер и ставится соответствующий штамп.

  • Штамп о выдаче не должен стеснять прочие записи.
  • Отметку можно сделать вручную, но в этом случае ее нужно заверить подписью.
  • Вкладыш можно подшивать в конце, в середине или перед разделом о награждениях.

Что делать, если при оформлении на работу нет трудовой книжки

Скачать бланк можно здесь.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку не должен вызывать вопросов у кадровиков, но зачастую неопытные специалисты не знают, с чего начать. Если при оформлении на работу нет листов в трудовой книжке:

  1. Вкладыш заполняется тем работодателем или уполномоченным лицом, во время работы у которого закончились чистые листы.
  2. На титульном листе ставится дата заполнения вкладыша, а не дата заведения документа.
  3. Вносятся актуальные данные о специалисте.
  4. Под записями необходима роспись работодателя.

Законом не ограничивается максимально возможное количество вкладышей. Если при заполнении одного из них была допущена ошибка, его следует утилизировать, составив акт. Уникальный номер вырезается и вклеивается в журнал. Исходя из этого, лучше соблюсти порядок заполнения вкладыша, а только после этого подшивать его. Категорически запрещено надставлять листы, если заканчиваются имеющиеся.

Когда при оформлении на работу нет листов в трудовой книжке, необходимо соблюдать основы заполнения вкладышей:

  • Нумерация вкладышей не начинается сначала, а продолжается.
  • Сам вкладыш в трудовую книжку не имеет никакой юридической силы, если он не подшит.
  • Оборванные наполовину записи продолжают на вкладыше, но не переносят их полностью.
  • При смене фамилии коррективы вносятся как в книжку, так и во вкладыш.

Нельзя оставлять вкладыши не подшитыми. Они должны храниться вместе с другими документами в архивах. Порча документов может привести к наложению штрафов со стороны контролирующих организаций. Оформлять документы нужно в строгом соответствии с постановлениями Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Читайте также:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу (бланк).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу по срочному трудовому договору (бланк).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на работу внешнего совместителя (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу (образец).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу по срочному трудовому договору (образец).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на работу внешнего совместителя (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль