Многие прекрасно знают, что на сегодняшний день одним из самых важных документов является трудовая книжка, при трудоустройстве работник отдает ее работодателю на ответственное хранение. И, до тех пор, пока не настанет момент увольнения, на руки получить он ее сможет только в исключительных случаях. Трудовым кодексом и подзаконными правовыми актами установлен особый порядок, регламентирующий выдачу трудовой книжки, о нем мы и расскажем в этой статье.
Из этой статьи Вы узнаете:
- Как оформляется письмо работника о получении трудовой книжки;
- Как составить расписку в получении трудовой книжки при увольнении;
- Как составить расписку в случае получения трудовой книжки родственниками.
Письмо работника о получении трудовой книжки
Сотруднику кадрового подразделения во всех вопросах, связанных с оформлением и порядком хранения трудовых книжек следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г., далее — Правила.
Законодательство РФ (статья 140 ТК) указывает, что в последний день трудовых отношений между работодателем и работником, руководитель обязан при увольнении выдать трудовую книжку на руки. В соответствии со статьей 234 ТК РФ, в случае несвоевременной выдачи работодателем книжки, работник вправе просить возмещения ему материального ущерба за каждый день просрочки по факту не выдачи трудовой книжки. Этот ущерб обусловлен невозможностью дальнейшего трудоустройства при отсутствии у работника трудовой книжки.
Таким образом, при несвоевременной выдаче книжки при увольнении работника (статья 237 ТК РФ), ему будет положена компенсация морального вреда за счет средств работодателя. Для того, чтобы снять с себя ответственность работодателю нужно направить уведомление работнику о необходимости явиться за книжкой (пункт 36 Правил). С момента направления такого уведомления в адрес работника, ответственность за задержку выдачи трудовой с работодателя снимается.
Если процедура выдачи трудовой книжки при увольнении работника регламентируется локальным нормативным актом и предусматривает издание соответствующего приказа, составить его можно в произвольной форме. Образец такого приказа представлен ниже.
 |
Сотрудник кадрового подразделения, ответственный за выдачу кадровых документов увольняющимся сотрудникам, также должен составить уведомление с напоминанием о получении трудовой книжки и направить его работнику. Конкретной формы уведомления нет, в связи с этим кадровики составляют его произвольно (указываем номер, дату, адрес (кому направляется уведомление), адрес, где можно получить, время получения). Уведомление необходимо зарегистрировать в установленном порядке.
Образец уведомления представлен ниже.
Скачать образец можно здесь.
Если же сотрудник не пришел за трудовой и письменно не ответил на письмо организации, работодателю необходимо хранить ее до востребования (пункт 43 Правил).
Согласно пункту 35 Правил, перед непосредственной выдачей, все записи, внесенные за период работы у данного руководителя, необходимо заверить подписью руководителя или сотрудника, оформлявшего книгу (как правило, это работник кадрового подразделения), поставить печать организации.
Обратите внимание: то, что все записи работодателем внесены правильно и к оформлению трудовой книжки увольняющийся сотрудник претензий не имеет, он должен заверить сам, поставив свою подпись в трудовой книжке под записью об увольнении.
Узнайте подробнее, как заполнить трудовую книжку
По правилам документооборота увольняющийся сотрудник ставит свою подпись в книге учета трудовых книжек, которая является обязательной для каждой организации. Для тех сотрудников, которые не смогли или не захотели забрать свою трудовую книжку непосредственно в день увольнения, существует определенная процедура.
Расписка в получении трудовой книжки
В пункте 42 Правил сказано, что трудовая книжка является бланком строгой отчётности и хранится в организации в условиях, обеспечивающих полную сохранность данного вида документов (будь то это сейф, либо специально отведенная комната). Законодательством РФ предусмотрено, что трудовая может быть получена сотрудником в двух случаях:
- при увольнении (пункт 41 Правил);
- при оформлении социальных выплат (статья 62 ТК РФ).
Во всех остальных случаях, когда работнику может потребоваться трудовая книжка, по его заявлению работодатель может сделать ему выписку из нее или же выдать заверенную копию этого документа.
Как говорилось ранее, сотрудник кадрового подразделения несет персональную ответственность за трудовые книжки в организации. Поэтому при получении заявления с просьбой выдать на руки книжку, завизированного руководителем организации, необходимо попросить сотрудника составить расписку в получении трудовой книжки на руки. На основании данной расписки ответственность за сохранность своей трудовой несет сам владелец этого документа.
|
В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов. Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов. Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик. |
И после выдачи ответственным за хранение будет уже сотрудник получивший книжку.
Итак, существуют следующие виды расписок:
- на время
- при увольнении
Расписка на получение трудовой книжки на время составляется для оформления пенсии. Для получения загранпаспорта, кредитного займа, а также для оформления визы в другую страну, связанную с работой, сотрудник получает на руки лишь копию.
Образец расписки в получении трудовой книжки при увольнении представлен ниже.
Как показывает практика, оформлять расписку обязательно при расторжении договора с сотрудником (его увольнении), потому что нередки случаи, когда сотрудник может подать в суд. Дабы обезопасить себя, сотрудник кадров в обязательном порядке должен позаботиться об оформлении расписки. Кроме того, увольняющийся сотрудник должен будет расписаться в получении документа в журнале учета трудовых книжек.
Не забудьте, в случае возникновения каких-либо противоречий, расписка будет выступать главным аргументом и доказательством, потому что она написано рукой увольняющегося работника.
Хотелось бы остановиться еще на одном вопросе. В случае смерти работника, с ним расторгаются трудовые отношения. Оформление соответствующей записи об увольнении в связи со смертью является обязательным пунктом (статья 83 часть 1 пункт 6 ТК РФ). После чего, по желанию родственников умершего, по письменному заявлению, осуществляется выдача книжки под расписку или же она высылается по почте (пункт 37 Постановления № 225 от 16.04.2003г.).
Образец заявления, которое должен написать родственник умершего сотрудника, представлен ниже.
Как и говорилось ранее, пункт 37 Правил предписывает, что в случае смерти работника книжка выдается на руки одному из родственников. Вместе с тем, личность родственника и наличие родственных связей, должны быть подтверждены документально. Что же относится к этим документам?
- Паспорт
- Свидетельство о браке (супруг, супруга)
- Свидетельство о рождении (брат, сестра)
- Иные должным образом оформленные и заверенные документы.
Образец расписки, которую должен представить родственник умершего работника, получающий в отделе кадров его трудовую книжку, представлен ниже.
В заключении хотелось бы отметить, что книга учета ведения журнала движения трудовых книжек предусмотрена законодательством РФ. Однако, выдача расписок законодательством не регламентируется, поэтому они не подлежат учету, что в свою очередь создает в последующем определенные трудности. Целесообразно сохранить этот документ, подтверждающий соблюдение установленных регламентов, в личном деле умершего работника.
Читайте также:
- Заводим трудовую книжку новому сотруднику
- Вырастет ли количество подделок трудовых книжек из-за отмены печатей
- Как правильно исправить пять популярных ошибок в трудовой книжке