Прием на работу: документы

4745
Нанимая нового работника, следует правильно и своевременно оформить прием на работу: документы, необходимые для трудоустройства, передаются в кадровый отдел, где с них снимаются копии. Перечень документов, которые работодатель вправе требовать у будущего сотрудника организации, ограничен нормами трудового законодательства, но в некоторых случаях, с учетом специфики конкретной должности, разрешается запрашивать дополнительные свидетельства и справки.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какими нормами трудового законодательства установлен перечень документов при приеме на работу;
  • в каком порядке осуществляется прием документов для приема на работу в 2017 году;
  • в каких случаях работодатель вправе требовать у работника дополнительные документы при трудоустройстве;
  • можно ли предъявлять при приеме на работу документы в виде копий (вместо оригиналов);
  • какие документы должен предъявить сотрудник для получения допуска к определенным видам работ.

Прием на работу — важный и ответственный момент как для нового сотрудника, так и для работодателя. Сначала нужно удостовериться, что кандидат в полной мере соответствует требованиям должности, на которую претендует, а затем — оформить трудоустройство по всем правилам. Ознакомить работника с локальными нормативными актами и внимательно изучить его паспорт, трудовую книжку и другие документы необходимо до момента заключения трудового договора.

Перечень документов при приеме на работу

Стандартный перечень документов, при приеме на работу предъявляемый соискателем, закреплен ст.65 Трудового кодекса РФ. Закон позволяет запрашивать у работника следующие виды документов:

  • паспорт гражданина РФ или иной документ с фотографией, удостоверяющий личность (это может быть загранпаспорт, свидетельство о рождении и т.д.);
  • дипломы, аттестаты и свидетельства, подтверждающие наличие профессионального образования и квалификационный уровень работника;
  • документы воинского учета (требуются только при трудоустройстве военнообязанных и подлежащих призыву на военную службу граждан);
  • трудовую книжку;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Последние два пункта актуальны только для сотрудников, заключающих трудовой договор не впервые. Если человек устраивается на работу в первый раз, заполненная трудовая книжка и пенсионное страховое свидетельство оформляются работодателем по месту трудоустройства. Еще одно исключение из общего правила — совместители: прием документов на работу не сопровождается записью в трудовой, если речь идет о неосновном месте занятости совместителя (книжка хранится в отделе кадров по основному месту работы).

Иногда отсутствие трудовой книжки у специалиста, устраивающегося на работу не впервые, вызвано банальными бытовыми причинами — потерялась, украдена, сгорела. В этом случае на основании составленного лично работником письменного заявления, в котором обязательно указывается причина отсутствия трудовой книжки, оформляется новый документ (согласно положениям федерального закона №90-ФЗ от 30.06.2006г.).

Кроме того, законодательством предусмотрена процедура выдачи дубликата. Какой вариант предпочесть — дубликат или новую трудовую — в каждом конкретном случае решает сам работник, но для получения дубликата придется собрать подтверждающие стаж справки с предыдущих мест работы.

Дополнительные документы при приеме на работу

Некоторые виды профессиональной деятельности связаны с выполнением особых функций, требующих соответствующей подготовки, специальных навыков, отсутствия проблем со здоровьем и т.д. Прием документов при устройстве на работу такого типа дает работодателю право требовать дополнительные справки (об отсутствии судимости или факта уголовного преследования, об отсутствии административных наказаний за потребление наркотических или психотропных веществ без назначения врача), медицинское заключение, водительское удостоверение и т.д.

В 2017 году прием документов при допуске к работам несовершеннолетних сотрудников, не достигших восемнадцатилетнего возраста, обязательно сопровождается предъявлением справки о предварительном медицинском осмотре, причем расходы на оплату процедуры полностью ложатся на плечи работодателя. Согласно ст.266 ТК РФ, юный работник должен документально подтвердить физическую и психическую пригодность к трудовой деятельности и в дальнейшем ежегодно проходить повторный медосмотр вплоть до совершеннолетия.

При поступлении на государственную гражданскую службу проверяется имущественное положение соискателя, который передает в отдел кадров справку из налоговых органов (ст.21 федерального закона №119-ФЗ от 31.07.1995г.). Дополнительными документами, предъявляемыми только в связи со спецификой отдельных должностей и видов работ, считаются также медицинские книжки для трудоустройства в сфере торговли, общепита, медицины и образования, а также водительские удостоверения различных категорий (необходимы претендентам на должности водителей автобусов, автомобилей, грузовой техники и других видов транспорта).

Требовать у соискателя при приеме на работу документы, не предусмотренные федеральным законодательством, противозаконно. К сожалению, именно так поступают некоторые работодатели, категорически отказывающиеся заключать трудовой договор без ознакомления с ИНН (индивидуальным налоговым номером) работника или справками, подтверждающими факт его регистрации по месту жительства или временного пребывания.

Между тем, максимум, что можно сделать, не выходя за рамки правового поля — предложить работнику представить дополнительные бумаги или личные сведения в расчете на то, что он сделает это добровольно, и не настаивать в случае отказа.

Прием на работу: первичные документы, необходимые для трудоустройства иностранца

Несколько иначе обстоит дело с трудоустройством иностранных граждан. Нанимая иностранца, имеющего разрешение на временное проживание или пребывание в Российской Федерации, работодатель обязан запросить ряд дополнительных документов:

  • правильно заполненную миграционную карту (в графе «Цель приезда» указывается «Работа/Employment»);
  • разрешение или патент на работу;
  • надлежащим образом оформленный полис добровольного медицинского страхования.

Убедитесь, что срок действия патента (разрешения) и страхового полиса не истек. Принимая к ознакомлению дипломы и другие документы о получении иностранным специалистом профессионального образования, ученой степени или квалификационного уровня, обращайте внимание на наличие апостиля и корректного перевода на русский язык.

Не требуют легализации дипломы, выданные в странах, которые в свое время заключили с Россией соответствующий договор (Аргентина, Казахстан, Беларусь, Польша, Сербия, Азербайджан и несколько десятков других государств).

Отдельным категориям соискателей-иностранцев не требуется разрешение на работу. Нерезиденты, получившие вид на жительство в РФ (выдается на срок до 5 лет), имеют право на трудоустройство по упрощенной схеме, без получения разрешения или патента. Поэтому работодателю нужно лишь убедиться в наличии у будущего сотрудника действующего вида на жительство, а дальше в обычном порядке оформить прием на работу (документы в данном случае будут стандартными).

Гражданам Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизстана — государств, входящих в состав ЕАЭС — для трудоустройства нужны такие же документы, как и гражданам РФ.

Прием документов для приема на работу

Как правило, приемом документов для приема на работу в 2017 году занимается уполномоченный сотрудник организации: начальник или рядовой представитель кадровой службы, секретарь, специалист по работе с персоналом. Чтобы работник в последний момент не забыл взять с собой важный документ, рекомендуется еще на этапе собеседования снабдить его небольшой памяткой с перечнем всех необходимых бумаг.

Требовать документы, содержащие персональные данные работника, до дня заключения трудового договора неправомерно, поэтому следует дождаться момента официального оформления трудоустройства. Новый сотрудник посетит офис организации для заключения договора и сможет лично передать всю необходимую документацию. Как быть, если набирается персонал на дистанционную работу? Действующим законодательством предусмотрена процедура пересылки отсканированных документов в электронном виде. Работодатель вправе вдобавок запросить нотариально заверенные копии (ст.312.2 ТК РФ), которые можно отправить заказным письмом по почте.

Поскольку подробный алгоритм оформления трудоустройства может дополняться или видоизменяться работодателем, размер необходимого при приеме на работу пакета документов в 2017 году зависит не только от общепринятых стандартов, но и от требований конкретной компании. Например, существуют организации, в которых основанием для приема на должность считается письменное заявление соискателя. Работник, заинтересованный в получении льгот, компенсаций и других социальных гарантий, должен подтвердить свое право на них путем предоставления документов о составе семьи, пребывании в зоне радиоактивного воздействия, возрасте детей и т. д., тем самым расширяя список первичной документации для отдела кадров.

Прием на работу: документы или копии?

Порой кандидат на трудоустройство приносит вместо оригинала ксерокопию паспорта, диплома или медицинской справки, аргументируя свое решение тем, что не хочет оставлять в отделе кадров важные документы. В этом случае нужно разъяснить работнику беспочвенность его опасений, поскольку забирать оригинальные экземпляры на хранение запрещает закон.

С оригиналов снимаются ксерокопии для личного дела сотрудника, после чего все бумаги возвращаются владельцу (за исключением трудовой книжки, которая заполняется работодателем и хранится в отделе кадров вплоть до увольнения работника или его выхода на пенсию).

К тому же наниматель имеет право ознакомиться с оригинальной документацией, подтверждающей личность нового сотрудника, факт его постановки на воинский учет, квалификационный уровень. В некоторых организациях, относящихся к бюджетной сфере, могут заранее попросить соискателя сделать определенное количество копий паспорта, военного билета или страхового свидетельства в целях экономии времени.

Читайте также:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка .xls
  • Трудовая книжка (фрагмент).doc
  • Заявление об оформлении новой трудовой книжки (взамен утерянной).doc
  • Заявление сотрудника о приеме на работу.doc
  • Форма № АДИ-1. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль