Приказы в отношении трудовых книжек

10205
Приказы в отношении трудовых книжек-2017 бывают двух типов: одни регламентируют порядок их оформления и хранения, другие — служат основанием для внесения записей об увольнениях, переводах и прочих кадровых процедурах. Грамотно организованная работа с трудовыми книжками позволяет избежать недоразумений и конфликтов, вызванных несвоевременной выдачей, неправильным учетом или ошибками при заполнении столь важных документов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • о каких полномочиях идет речь в приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек;
  • когда нужен отдельный приказ об исправлении в трудовой книжке;
  • в каком порядке меняются и дополняются сведения о работнике;
  • на какие документы можно ссылаться при заполнении трудовых книжек;
  • стоит ли издавать отдельный приказ о хранении трудовых книжек в организации.

Трудовая книжка — документ первостепенной важности, отражающий точные сведения о  стаже и вехах профессиональной деятельности владельца. Поэтому и работодатели, и проверяющие органы уделяют особое внимание записям в трудовой.

Все формулировки должны соответствовать требованиям федерального законодательства, неточности и сокращения не допускаются. При этом изменения вносятся в документ только при наличии веских оснований, при этом разрешено использовать только бланки установленной формы, изготовленные предприятиями АО «Гознак».

Неудивительно, что многие процедуры, связанные с оформлением и хранением данного вида документов, строго контролируются законодателем и детально прописаны в «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003г., и «Правилах ведения и хранения трудовых книжек», утвержденными постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003г.

Приказы и записи в трудовых книжках

Издаваемые работодателем приказы и записи в трудовых книжках тесно связаны — в частности, основные распоряжения по личному составу отражаются в личных делах и трудовых книжках сотрудников. Записи о замечаниях и дисциплинарных взысканиях вносятся лишь в личное дело сотрудника, если только в качестве меры взыскания не выбрано увольнение (тогда соответствующая запись появится и в книжке).

Специальный приказ о записи в трудовую книжку в 2017 году издавать не нужно: основанием для внесения новых сведений в документ становится стандартные приказы о кадровых изменениях, утвержденных руководством организации. Например, сведения о трудоустройстве вносятся на основании приказа о приеме на работу, где уже содержится вся необходимая информация (паспортные данные нового сотрудника, наименование занимаемой должности, дата начала трудовых отношений).

Записи о переводе на другую должность или в другое подразделение, об увольнении, о поощрении или награждении за достижения в профессиональной сфере также вносятся на основании приказов по личному составу.

Особое внимание уделяется оформлению записей об увольнении. Неправильно указанное основание увольнения может вызвать конфликт между организацией и ее бывшим сотрудником, порой дело даже доходит до суда — и все из-за невнимательности специалиста, заполнявшего документ. Убедитесь, что запись сделана в точном соответствии с п.п.5.1-5.6 «Инструкции», а именно:

  • пронумерована арабскими цифрами по принципу сплошной нумерации;
  • указана точная дата увольнения, совпадающая с датой в приказе;
  • основание увольнения совпадает с причиной, отраженной в приказе, корректно сформулировано и указано со ссылкой на нужную статью, часть и пункт ТК РФ;
  • в графу 4 вписаны реквизиты приказа об увольнении (дата, номер).

Для изменения или дополнения указанных на первой странице личных данных работника (фамилии, имени, квалификационного уровня) приказ не нужен — основанием служит паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, документ о смене имени, фамилии или отчества. Но ни в коем случае нельзя вносить изменения исключительно со слов сотрудника. Ссылки на подтверждающие документы проставляются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью кадровика или иного уполномоченного лица.

Приказ об исправлении в трудовой книжке

С изменением личных сведений все понятно — если работник предоставил все необходимые документы, достаточно просто зачеркнуть неактуальные данные и вписать рядом или сверху новые. А как поступить, если речь идет о некорректной записи в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении»? Здесь ориентируемся по ситуации, но сразу отметим, что никаких зачеркиваний и помарок в разделах с информацией о работе и поощрениях быть не должно.

Любые исправления сводятся к новым записям, которые вносятся ниже, в свободные строки, и получают свои порядковые номера. Например, если сотрудник восстановлен на работе по решению суда, работодатель признает недействительной ранее сделанную запись об увольнении путем внесения новой. Отдельный приказ не нужен: в качестве документа-основания ссылаемся на приказ о восстановлении в должности, отменяющий действие распоряжения об увольнении.

По такой же схеме исправляются неточные или не соответствующие действительности записи о переводах, награждении, трудоустройстве.

Важно: если запись по сути верна, но реквизиты документа-основания указаны с ошибкой, все равно придется сделать новую запись — с аналогичной формулировкой и правильными реквизитами.

Иногда ошибка кроется исключительно в дате, но оставлять такие «мелочи» без внимания нельзя. Если работник обнаружил неточность после получения трудовой книжки на руки (например, для оформления пенсии), он должен как можно скорее написать заявление на имя руководителя организации с просьбой исправить допущенную ошибку. Директор издает приказ о внесении исправлений в трудовую книжку, ответственный за ведение кадровой документации сотрудник письменно подтверждает факт некорректности данных, после чего делается новая запись с правильной датой.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, использующие наемный труд, должны вести трудовые книжки всех своих работников и следить за правильностью их заполнения. Приемом, выдачей, оформлением и хранением обычно занимается уполномоченный сотрудник — секретарь, бухгалтер, представитель кадровой службы предприятия. Когда руководитель компании издает приказ на ответственного за трудовые книжки, он делегирует ему следующие обязанности:

  • внесение записей в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;
  • оформление трудовых книжек работникам, трудоустраивающимся впервые;
  • оформление новых книжек или дубликатов работника, утратившим предыдущий экземпляр по причине кражи, пожара, утери и т.д.;
  • исправление неверных записей и дополнение сведений о сотруднике на основании дополнительных документов (приказов, распоряжений, справок, свидетельств);
  • вклейка вкладыша установленной формы, если в бланке не осталось свободного места для записей;
  • контроль сроков оформления трудовых книжек для всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней, за исключением совместителей, для которых данное место работы не является основным;
  • выдача трудовой книжки ее владельцу на время (только по письменному заявлению в целях обязательного социального страхования) и при увольнении, оформление выписок из для передачи в другие инстанции;
  • ведение «Журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», а также приходно-расходной книги бланков.

Иногда вышеперечисленные обязанности распределяются между несколькими сотрудниками — например, приходно-расходную книгу бланков ведет бухгалтер предприятия, а все остальные функции делегируются кадровику. Но чаще вся ответственность ложится на одного работника (в небольшой фирме кадровым делопроизводством нередко занимаются сам директор).

Поэтому нет необходимости подробно расписывать в приказе каждую функцию — вполне достаточно формулировки «назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них». Также целесообразно тем же приказом в отношении трудовых книжек назначить замену на случай отсутствия основного специалиста — как и любой другой человек, он может уйти в отпуск, заболеть или уехать в командировку.

Приказ о хранении трудовых книжек

На практике отдельный приказ о хранении трудовых книжек в 2017 году издается нечасто. Обычно за их сохранность отвечает сотрудник, занимающийся оформлением: распределяя между разными членами коллектива взаимосвязанные обязанности, можно существенно ослабить контроль выполнения каждой функции. Поэтому насущная потребность в разработке приказа о хранении трудовых книжек возникает лишь в отдельных случаях (например, если директор компании хочет взять на личный контроль их хранение, в то время как заполнением и выдачей занимаются рядовые сотрудники кадровой службы).

За нарушение порядка обращения с трудовыми книжками (неправомерный отказ в выдаче, несвоевременное оформление и т.д.) уполномоченное должностное лицо подвергается административной ответственности. Если в организации не издавался и не регистрировался приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, административные санкции применяются к руководителю компании.

Читайте также:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка .xls
  • Вкладыш в трудовую книжку.xls
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.doc
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых к.doc
  • Приказ об обеспечении минимального количества пустых бланков трудовых книжек и вкладышей в них и сво.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ








Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
×

Чтобы скачать укажите ваш емеил

Чтобы скачать укажите ваш емеил
Подписаться