Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Сроки хранения документов

22 декабря 2016
5202
Средний балл: 0 из 5

В этом материале мы расскажем, каковы сроки хранения документов – 2019, а также приведем основные нормативно-правовые акты, фиксирующие сроки хранения документов в 2019 году, опишем процедуру экспертизы ценности документов и ответим на другие важные вопросы в этой области.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие нормативно-правовые акты фиксируют сроки хранения документов в 2019 году;
  • какие сроки хранения документов должны быть установлены в организации;
  • с какой регулярностью необходимо осуществлять экспертизу ценности документов.

Действующее законодательство предписывает коммерческим организациям оформлять практически любое значимое действие, будь то трудовые отношения с персоналом или совершенные сделки с контрагентами, специальной документацией. При этом если в отношении некоторых таких документов организация сама принимает решение о том, как поступить с ними после завершения соответствующих процессов, то другие она обязана хранить в течение срока, установленного законом.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Ключевые сроки хранения документов – 2019

В настоящее время в нашей стране действуют несколько основных нормативных документов, которые фиксируют сроки хранения документов в 2019 году в зависимости от рода деятельности компании, ее организационной формы и других значимых факторов. Так, действующие сроки, в течение которых учреждение обязано хранить выпущенные им бумаги, определяются следующими документами:

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (вступили в действие на основании приказа Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526);
  • Перечень типовых управленческих архивных документов (вступил в действие на основании приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (вступил в действие на основании приказа Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. № 1182);
  • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений (вступил в действие на основании решения Главархива СССР от 15.08.1988 г.);
  • Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (вступило в действие на основании постановления ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс).

При этом положения перечисленных документов на территории нашего государства применяются в дополнение к условиям и требованиям, содержащимся в основном законе, регулирующем данную область деятельности. Речь идет о Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который устанавливает для любой коммерческой компании обязательство по хранению всего объема изданных ею документов в пределах сроков, установленных актуальными нормативами. При этом Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» содержит рекомендацию для составителей документов о включении в текст каждого из них сведений о требуемых сроках хранения: это позволит избежать ошибок и недоразумений, в результате которых важные бумаги могут быть уничтожены до истечения установленного периода сохранности.


Вам также может понравиться статья о том, как правильно опломбировать документы


Нормативный период хранения документов компании в 2019 году

В целом все документы, издаваемые компанией, могут быть разделены на две крупные группы, включающие бумаги постоянного и временного периода хранения. Так, документы, связанные с оформлением взаимоотношений работодателя с сотрудниками, то есть те, которые относятся к личному составу, стоит держать обособленно от других типов бумаг до момента, когда их нужно будет передать в соответствующий архив муниципального либо федерального подчинения. Документы, предназначенные для краткосрочного хранения, продолжительность которого не превышает 10 лет, следует держать в архиве самой компании, а после истечения этого периода их следует уничтожить согласно принятой процедуре. Что касается документов долгосрочного и постоянного периода хранения, которые нельзя уничтожать в течение 10 лет и более, их можно хранить как в самой компании, так и в сторонних архивах, которые могут быть государственными или частными. Как правило, услуги такого типа хранения являются платными.

В случае, если работодатель выбирает возможность хранения документов в архиве организации, он обязан соблюсти все требования касательно условий сохранности бумаг, включая, разумеется, нормативную продолжительность их хранения. При этом в случае необходимости он может продлить этот срок, зафиксировав новые условия внутренним нормативным актом компании. Следует иметь в виду, что отсчет начала срока производится с начала года, который следует за годом выпуска соответствующих документов. Хранить документы допускается в любой разрешенной законом форме, включая как бумажную, так и электронную.

Чтобы уточнить установленные сроки нормативного хранения того или иного типа документа, работодателю может быть полезно проконсультироваться с содержанием справочной таблицы, введенной в действие на основании приказа Минкультуры № 558. Она содержит конкретные указания о количестве лет, в течение которых компания обязана обеспечивать сохранность соответствующих бумаг. Так, в отношении отдельных категорий документов эти сроки составляют:

  • по направлениям, информационным сообщениям о принятии на работу, анкетам, заявлениям соискателей, которым было отказано в трудоустройстве — 3 года;
  • по приказам о направлении в отпуск, командировку короткой продолжительности либо о применении дисциплинарных мер — 5 лет;
  • по табелям учета трудового времени, графикам работы при условии соблюдения нормального порядка осуществления трудовой деятельности — 5 лет (в случае работы во вредных либо опасных условиях — 75 лет);
  • по приказам, установлениям, распоряжениям, касающимся персонала организации, трудовым договорам, допсоглашениям к таким договорам, личным карточкам сотрудников и тарификационным ведомостям — 75 лет;
  • по подлинным экземплярам трудовых книжек, документов о завершении образования любого уровня и другим документам личного характера — вплоть до момента востребования собственником либо в течение 75 лет.

В ряде случаев сроки обеспечения сохранности документов не подлежат применению каких-либо ограничений: например, это касается порядка хранения коллективных договоров, которые необходимо хранить постоянно.

В отношении документов, которые находятся на хранении в организации или стороннем архиве, целесообразно каждый год осуществлять процедуру экспертизы ценности, которая позволяет отобрать сформированные дела для временного либо постоянного хранения. В случае необходимости уже созданные дела подлежат переформированию и дополнению необходимыми документами. В ходе процедуры экспертизы следует уточнить оставшиеся сроки хранения в отношении имеющихся документов, а те из них, для которых этот период уже закончился, выделить к уничтожению с соблюдением установленного порядка.

Вам также могут пригодиться в работе материалы из следующих статей:

  1. ИНН, справка о судимости и другие документы при приеме на работу;

  2. 12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку;

  3. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Опись электронных документов постоянного хранения (бланк).xls
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (бланк).doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (бланк).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок