Сроки хранения документов – 2017

4522
В этом материале мы расскажем, каковы сроки хранения документов – 2017, а также приведем основные нормативно-правовые акты, фиксирующие сроки хранения документов в 2017 году, опишем процедуру экспертизы ценности документов и ответим на другие важные вопросы в этой области.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие нормативно-правовые акты фиксируют сроки хранения документов в 2017 году;
  • какие сроки хранения документов должны быть установлены в организации;
  • с какой регулярностью необходимо осуществлять экспертизу ценности документов.

Действующее законодательство предписывает коммерческим организациям оформлять практически любое значимое действие, будь то трудовые отношения с персоналом или совершенные сделки с контрагентами, специальной документацией. При этом если в отношении некоторых таких документов организация сама принимает решение о том, как поступить с ними после завершения соответствующих процессов, то другие она обязана хранить в течение срока, установленного законом.

Ключевые сроки хранения документов – 2017

В настоящее время в нашей стране действуют несколько основных нормативных документов, которые фиксируют сроки хранения документов в 2017 году в зависимости от рода деятельности компании, ее организационной формы и других значимых факторов. Так, действующие сроки, в течение которых учреждение обязано хранить выпущенные им бумаги, определяются следующими документами:

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (вступили в действие на основании приказа Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526);
  • Перечень типовых управленческих архивных документов (вступил в действие на основании приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (вступил в действие на основании приказа Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. № 1182);
  • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений (вступил в действие на основании решения Главархива СССР от 15.08.1988 г.);
  • Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (вступило в действие на основании постановления ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс).

При этом положения перечисленных документов на территории нашего государства применяются в дополнение к условиям и требованиям, содержащимся в основном законе, регулирующем данную область деятельности. Речь идет о Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который устанавливает для любой коммерческой компании обязательство по хранению всего объема изданных ею документов в пределах сроков, установленных актуальными нормативами. При этом Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» содержит рекомендацию для составителей документов о включении в текст каждого из них сведений о требуемых сроках хранения: это позволит избежать ошибок и недоразумений, в результате которых важные бумаги могут быть уничтожены до истечения установленного периода сохранности.


Вам также может понравиться статья о том, как правильно опломбировать документы


Нормативный период хранения документов компании в 2017 году

В целом все документы, издаваемые компанией, могут быть разделены на две крупные группы, включающие бумаги постоянного и временного периода хранения. Так, документы, связанные с оформлением взаимоотношений работодателя с сотрудниками, то есть те, которые относятся к личному составу, стоит держать обособленно от других типов бумаг до момента, когда их нужно будет передать в соответствующий архив муниципального либо федерального подчинения. Документы, предназначенные для краткосрочного хранения, продолжительность которого не превышает 10 лет, следует держать в архиве самой компании, а после истечения этого периода их следует уничтожить согласно принятой процедуре. Что касается документов долгосрочного и постоянного периода хранения, которые нельзя уничтожать в течение 10 лет и более, их можно хранить как в самой компании, так и в сторонних архивах, которые могут быть государственными или частными. Как правило, услуги такого типа хранения являются платными.

В случае, если работодатель выбирает возможность хранения документов в архиве организации, он обязан соблюсти все требования касательно условий сохранности бумаг, включая, разумеется, нормативную продолжительность их хранения. При этом в случае необходимости он может продлить этот срок, зафиксировав новые условия внутренним нормативным актом компании. Следует иметь в виду, что отсчет начала срока производится с начала года, который следует за годом выпуска соответствующих документов. Хранить документы допускается в любой разрешенной законом форме, включая как бумажную, так и электронную.

Чтобы уточнить установленные сроки нормативного хранения того или иного типа документа, работодателю может быть полезно проконсультироваться с содержанием справочной таблицы, введенной в действие на основании приказа Минкультуры № 558. Она содержит конкретные указания о количестве лет, в течение которых компания обязана обеспечивать сохранность соответствующих бумаг. Так, в отношении отдельных категорий документов эти сроки составляют:

  • по направлениям, информационным сообщениям о принятии на работу, анкетам, заявлениям соискателей, которым было отказано в трудоустройстве — 3 года;
  • по приказам о направлении в отпуск, командировку короткой продолжительности либо о применении дисциплинарных мер — 5 лет;
  • по табелям учета трудового времени, графикам работы при условии соблюдения нормального порядка осуществления трудовой деятельности — 5 лет (в случае работы во вредных либо опасных условиях — 75 лет);
  • по приказам, установлениям, распоряжениям, касающимся персонала организации, трудовым договорам, допсоглашениям к таким договорам, личным карточкам сотрудников и тарификационным ведомостям — 75 лет;
  • по подлинным экземплярам трудовых книжек, документов о завершении образования любого уровня и другим документам личного характера — вплоть до момента востребования собственником либо в течение 75 лет.

В ряде случаев сроки обеспечения сохранности документов не подлежат применению каких-либо ограничений: например, это касается порядка хранения коллективных договоров, которые необходимо хранить постоянно.

В отношении документов, которые находятся на хранении в организации или стороннем архиве, целесообразно каждый год осуществлять процедуру экспертизы ценности, которая позволяет отобрать сформированные дела для временного либо постоянного хранения. В случае необходимости уже созданные дела подлежат переформированию и дополнению необходимыми документами. В ходе процедуры экспертизы следует уточнить оставшиеся сроки хранения в отношении имеющихся документов, а те из них, для которых этот период уже закончился, выделить к уничтожению с соблюдением установленного порядка.

Вам также могут пригодиться в работе материалы из следующих статей:

  1. ИНН, справка о судимости и другие документы при приеме на работу;

  2. 12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку;

  3. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Опись электронных документов постоянного хранения (бланк).xls
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (бланк).doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (бланк).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль