Сроки хранения кадровых документов

19688
Сроки хранения кадровых документов регулирует законодательство об архивном деле. Если работодатель не соблюдает эти сроки, это повлечет штрафы контролирующих органов. Сколько хранить кадровые документы в 2017 году, читайте в статье.

Каждая компания сама определяет, в каком порядке в ней будет вестись документооборот, в том числе и в кадровой службе.  При этом нужно соблюдать законодательные требования. Более строгие правила действуют для документооборота на госслужбе.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов 2017 перечислены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее — Перечень № 558). Под кадровыми документами понимаются документы по личному составу.

Скачайте документы по теме:

К документации по личному составу 2017 отнесены архивные документы, которые затрагивают трудовые отношения сотрудника с работодателем. В том числе это:

  • приказы о приеме, переводах, перемещениях, увольнении и так далее;
  • личные дела (при наличии);
  • личные карточки;
  • ведомости по начислению зарплаты;
  • табели учета рабочего времени;
  • трудовые договоры;
  • документы об обучении и образовании (дипломы, аттестаты, сертификаты и так далее);
  • документы по аттестации (аттестационные листы, протоколы заседания аттестационной комиссии и прочее);
  • документы, подтверждающие вредные условия труда;
  • списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
  • журналы учета, записи в которых могут быть основанием, чтобы подтвердить трудовой стаж, образование или льготы.

Если говорить о сроках хранения кадровых документов, нужно отметить, что выделяют документы долгосрочного и краткосрочного хранения. Если документы долгосрочного хранения созданы до 2003 года, их надлежит хранить минимум 75 лет. Если же указанные документы издали после 2003 года, то их следует хранить не менее 50 лет (ст. 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Исчисляют срок хранения документов с 1 января года, который следует за годом, в котором их  составили. Итак, 75 (50) лет необходимо хранить:

трудовые договоры;
личные карточки;
личные дела сотрудников;
приказы на отпуск без сохранения зарплаты и прочее.

Важно: документы по личному составу, которые были созданы в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Некоторые документы хранят в организации постоянно. В частности, личные дела руководителей и штатное расписание.

Справка

К документам краткосрочного хранения, которые сохраняют пять лет, отнесены:

  1. приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков,
  2. приказы направлении в командировки на территории России
  3. другие документы по командировках - задания, отчеты и прочее;
  4. приказы о дисциплинарных взысканиях и так далее.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка сохраняйте даже после того, как замените новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения действует и для графиков отпусков.

Если сотрудник получил образование за счет компании, подтверждающие это документы нужно хранить в течение срока действия договора обучения и одного года работы сотрудника, но не менее четырех лет. Такое правило связано с положениями налогового законодательства. Чтобы списать расходы на обучение на уменьшение налогооблагаемой прибыли, компания обязана сохранять договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и прочее (п. 3 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Сроки хранения заявлений работников

Сроки хранения заявлений работников 2017 составляют 75 (50) лет, когда они хранятся в их личных делах. Если личных дел в компании нет, то заявления либо хранят в отдельных делах, либо объединяют с приказами, для которых они являются основаниями. В любом случае необходимо помнить, что в зависимости от выбранного способа у заявлений будут различные сроки хранения. Если эти документы хранятся в личных делах работников, их придется не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года, или не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года. Когда заявления хранятся отдельно, их можно хранить лишь пять лет.

Таким образом, работодатель самостоятельно выбирает, каким способом хранить заявления сотрудников, за исключением организаций, для которых соответствующие правила закреплены на законодательном уровне.

Сроки хранения приказов по кадрам

В организации хранения кадровых документов в организации важное место занимает соблюдение порядка хранения приказов по кадрам. Они имеют разные сроки хранения 2017. Поэтому их нужно группировать в различные дела. Если приказы с разными сроками хранения подшить в одно дело, в дальнейшем возникнут проблемы при их передаче на  архивное хранение.

Присваивайте приказам по кадрам с различными сроками хранения разные номера. Установите кодировку, чтобы можно было отделить приказы, которые нужно хранить 75 (50) лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и прочее), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках, учебных отпусках и так далее). Это упростит подшивку приказов в дела.

Важно: приказы по основной деятельности храните отдельно от приказов по кадрам. Располагайте документы согласно хронологии.

Документы-основания к приказам по кадрам (докладные, служебные записки, объяснения, заявления и другое), кроме случаев, когда они вложены личные дела.

В статье мы рассмотрели, какие в 2017 году действуют сроки хранения основных кадровых документов. В частности, выяснили, сколько хранить в организациях трудовые договоры, личные карточки и дела, приказы по кадрам и заявления работников. Также выяснили, почему важно группировать документы в дела в зависимости от сроков хранения.

Положение об архиве. Хранение документов

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль