Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Приказ об организации архива на предприятии

22 ноября 2016
5009
Средний балл: 0 из 5

Со временем в каждой компании, недавно начавшей свою деятельность, может скопиться большое количество документации, которую необходимо где-то хранить. Для таких целей создаются специальные архивные отделы, о порядке организации которых и пойдет речь в данной статье.

Из представленной ниже статьи вы узнаете:

  • как происходит организация архива на предприятии и какие правила необходимо при этом соблюдать;
  • как проходит издание приказа об организации архива на предприятии и какая в нем отображается информация;
  • какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища;
  • кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией.

Организация архива на предприятии

При планировании архивного отдела на предприятии необходимо учитывать, что длительное хранение документов должно проходить при определенных условиях. Для этого выделяется отдельное помещение, в котором необходимо:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

  • поддерживать приемлемый уровень влажности воздуха и температуру;
  • ограничить доступ для сторонних лиц;
  • установить шкафы и стеллажи;
  • грамотно организовать использование свободного пространства.

Документы запрещается хранить в учреждениях, предоставляющих услуги питания, в пищевых складах и организациях, работающих с пожароопасными и химическими материалами. Архив не допускается располагать вблизи от автозаправочных станций, стоянок машин или любых других потенциально опасных точек.

Помещение для архива должно содержать собственную вентиляцию, не иметь труб или прочих коммуникационных элементов. Системы кондиционирования воздуха необходимо оформлять так же с соблюдением ряда правил:

  • рециркуляция воздуха имеет кратность обмена 2-3;
  • температурно-влажностный режим должен быть стабильным, без резких перепадов;
  • необходимо обеспечивать стабильно-постоянную очистку воздуха от агрессивных примесей и пыли.

Положение об архиве

Для минимизации рисков возникновения пожара так же рекомендуется уберечь архивохранилище от использования электрических нагревательных приборов и прочих объектов, способных вызвать случайное возгорание. Другими словами, работу оборудования необходимо организовать так, чтобы случайно попавшая на нее бумага не стала катализатором, воспламенившим всю хранящуюся внутри помещения документацию.

Подписка


Издание приказа об организации архива на предприятии

Перейдем к документальному оформлению архивохранилища.

Следует начать с того, что после выбора наиболее подходящего помещения начальником предприятия издается специальный приказ, который регламентирует начало создания отдела хранения документации. Руководители организаций должны быть полностью уверены в том, что планируемый архив отвечает строгим современным требованиям в области пожарной и технической безопасности (для этого проводятся специальные проверки, речь о которых пойдет ниже).

Приказ директора регистрируется в журнале, после чего с ним знакомятся ответственные за создание архива сотрудники. Работник обязан поставить свою подпись в знак того, что согласен взять на себя ответственность за исполнение распоряжения.

В приказе руководитель компании должен обозначить следующую информацию:

  • с какого момента данный приказ вступает в силу;
  • кто из подчиненных назначается ответственным за создание архива;
  • в какие сроки отдел необходимо окончательно сформировать;
  • какая ответственность предполагается, если архив будет спроектирован с нарушениями правил пожарной безопасности и санитарного режима.

В целом, директор имеет право уточнить любые важные моменты в приказе, которые он посчитает нужным донести до своих подчиненных.

Какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища?

Пригодность выбранного помещения для будущего архива анализируется специальными проверяющими органами – представителями санэпидемстанции и Государственного пожарного надзора. Квалифицированные специалисты во время визита в компанию оценивают уровень соответствия государственным стандартам и нормам, после чего издают письменное решение, где соглашаются с рациональностью использования именно данного помещения или уточняют моменты, которые необходимо решить перед финальной стадией проекта.

Кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией?

Руководитель компании лично выбирает ответственного за архивную документацию гражданина, который устраивается на должность архивариуса. В его обязанности входит общая организация работы архива и прием-выдача бланков. Перед назначением на должность будущему архивариусу потребуется пройти инструктаж и стажировку, дабы определить, достаточно ли опыта и знаний у человека, гарантирующих грамотное хранение важных актов и внутренних документов предприятия.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Для чего в организации нужен архив;
  2. Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации;
  3. Как передать в архив электронные документы организации;
  4. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами;
  5. Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников;
  6. Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов к передаче в архив (бланк).doc
  • Положение об архиве (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов к передаче в архив (образец).doc
  • Положение об архиве (образец).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Нужна регистрация для доступа к сервису

Сервис доступен только подписчикам журнала «Кадровое дело» и постоянным посетителям сайта kdelo.ru. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Включить доступ к сервису
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок