text
4 месяца в подарок при годовой подписке! | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Кадровое дело

Приказ о возмещении расходов

  • 18 ноября 2016
  • 2192

Бывают ситуации, когда сотрудник без выделенных на то средств приобретает что-то для компании. Нужно ли выделять сотруднику средства на покупку необходимых вещей или он может приобрести их за свои средства, каким образом можно компенсировать ему затраты и как правильно это сделать? Важно правильно составить приказ о возмещении расходов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • может ли сотрудник купить что-то в пользу организации без выделенных на то средств;
  • особенности возмещения средств за покупку;
  • каким образом можно вернуть средства сотруднику за покупку;
  • как правильно составить приказ о возмещении расходов сотруднику.

Особенности составления приказа о возмещении расходов

Иногда на предприятии возникает необходимость в покупке какого-либо незначительного инвентаря в качестве канцтоваров и других необходимых в работе вещей, ответственность за покупку которых не ложится на более серьезные должности. В некоторых случаях назначают ответственное лицо, выделяют ему средства и  он идет покупать их по заранее заготовленному и утвержденному списку.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

Возмещения личных расходов сотруднику

Как правило, сотрудникам для приобретения тех или иных товаров для компании выдаются деньги под отчет. А бывают случаи, когда у сотрудника возникла нужда в чем-то, чье отсутствие мешает продуктивной работе, но купить это забыли, либо он возложил ответственность за покупку на себя. В таких случаях возникает другой вопрос — каким образом компенсировать покупку и доказать руководству, что она была необходима.

Начнем с того, что для того, чтобы возместить сотруднику средства за покупку, нужно написать заявление на имя руководителя с прикрепленными к нему подтверждающими факт покупки документами — чеками, проездными билетами и квитанциями.

После этого, руководитель, если посчитает нужным, издает приказ на основании заявления работника и ему возмещают потраченные денежные средства.

Для того, чтобы не разбираться с каждым отдельным случаем и оправданностью покупки, на предприятии оформляется общий приказ, регламентирующий возмещение затрат на покупки сотрудниками. В нем оговаривается срок возврата денег и максимально допустимая сумма покупки. Кроме того, все сотрудники должны заранее ознакомиться с этим документом под роспись, чтобы в дальнейшем избежать проблем.

Способы возмещения средств сотруднику

Существует два способа возврата средств: наличными через кассу, либо перечисление на карту работнику. В последнем случае сотруднику необходимо будет отчитаться о поступлении средств в авансовом отчете, к которому нужно будет приложить документы, подтверждающие оплату зарплатной картой. Но это нужно будет сделать только в том случае, если сотруднику были выданы средства заранее.

Некоторые задаются вопросом, можно ли перечислить деньги сотруднику на ту же карту, на которую ему перечисляются зарплатные средства. Да, это действительно возможно, особенно при начислении компенсации за траты в период командировки. В таких случаях, рекомендуется указать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными. Сотрудник в свою очередь должен предоставить заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную карту и указать реквизиты карты для перечисления. А затем указать факт оплаты зарплатной картой.

Существует ряд документов, регулирующих факт возмещения: приказ руководителя, заявление сотрудника, документы об оплате, общий приказ организации, регулирующий такие ситуации.

Но мы говорим о тех случаях, когда работодатель согласен с компенсацией. Если же руководитель считает нецелесообразным компенсацию затрат работника, то выплачивать деньги у него нет оснований.

Подписка


Составление приказа о возмещении расходов

Как мы уже говорили, приказ на возмещение затраченных в пользу компании средств обязателен для составления. Он будет учитываться при расчете налога на прибыль. Кроме того, он позволит избежать вопросов у проверяющих по поводу удержания НДФЛ, так как затраты в пользу компании к доходу сотрудника не относятся. Также приказ подтвердит, что сумма возмещения освобождена от НДФЛ и страховых взносов.

Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля сотрудника

Так как нет четкой формы составления подобного приказа, то его можно составить в произвольной форме на фирменном бланке организации.

В самом приказе обязательно нужно указать следующую информацию:

  • какому сотруднику выплачивается компенсации;
  • за какие конкретные расходы и их размер;
  • не будет лишним описать цели и обстоятельства, при которых были осуществлены расходы, что подтвердит их производственную необходимость;
  • может содержать указание бухгалтерии о возмещении расходов в указанном размере;
  • Ф.И.О руководителя, должность и название организации;
  • информация об уведомлении об этом сотрудника и поле для его подписи;
  • дата и печать.

Очень важно правильно составлять подобные документы и особенно важно для сотрудника знать законы и свои права, чтобы избежать ситуаций, когда окажется, что их рвение не найдет должного отклика у руководителя. 

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Какие расходы обязана возместить организация сотруднику, направленному в командировку;
  2. Какие расходы организация должна возместить сотруднику в связи с переводом на работу в другую местность;
  3. В каких случаях сотрудник обязан вернуть работодателю сумму компенсации расходов на переезд в другую местность;
  4. Компенсируем сотруднику использование личного имущества в работе;
  5. Возмещение затрат на обучение. Как работодателю вернуть свои деньги через суд?
  6. Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о возмещении расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность (бланк).doc
  • Заявление о компенсации расходов на проезд и провоз багажа.doc
  • Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля сотрудника (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о возмещении расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность (образец).doc
  • Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля сотрудника (образец).doc

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы.
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить преимущества!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.