Обязательные приказы в организации на начало года

5459
Начало нового года для многих кадровых отделов характеризуется переоформлением некоторых документов. Что такое номенклатура дел, какие документы необходимо издавать раз в год и обязательно до нового года. Как оформить обязательные приказы в организации на начало года, и каковы особенности, которые нужно учесть.

Из этой статьи вы узнаете:

  • особенности номенклатуры дел;
  • документы обязательные к оформлению к началу нового года;
  • приказы, которые обязательно нужно издать до нового года.

Какие приказы необходимо издать в организации к началу рабочего года

Конец года считается очень жарким периодом в работе и не только из-за предстоящих продолжительных праздников, но и из-за обилия документов, которые нужно либо закрыть, либо переиздать для того, чтобы они действовали в новом году и не было никаких проблем как с сотрудниками, так и с производством в целом. К сожалению, не все кадровые службы и бухгалтерии успевают сделать все вовремя, несмотря на угрозу штрафов и проверок инспекции. Для того чтобы успеть и не только не нарушить сроки, но и сделать все без лишней спешки, необходимо знать какие документы нужно переиздать и в какие сроки.

Номенклатура дел: особенности

Для того, чтобы все моменты делопроизводства были учтены и назначены ответственные за это, некоторые организации создают документ под названием «Номенклатура дел». Этот документ считается одним из базовых, благодаря которому можно вести все остальное делопроизводство и архивы документации. В нем указываются зоны ответственности подразделений по тем или иным документациям, по их хранению и созданию.

Книга о локальных нормативных актах 2017

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.

Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Скачать книгу

Исходя из этого, можно сформулировать основные цели разработки номенклатуры дел:

  • организация системы учета дел, созданных в течение года;
  • установление срока архивного хранения дел;
  • обеспечение порядка при подшивке документов в дела и система их регистраций для последующего поиска;
  • содействие передаче документов для архивного хранения разной периодичности в организации для этого предназначенные.

Каким образом составить номенклатуру дел и как правильно ее оформить зависит исключительно от того, какие установки по этому поводу указаны в нормативных документах организации. Как правило, сроки создания относятся к последнему кварталу текущего года, а утверждение происходит уже непосредственно в конце декабря.

В свою очередь, приказ о введении в действие данной номенклатуры может быть издан в начале января. Ответственность за составление данного документа полностью лежит на делопроизводителях.


О расчете больничного листа в 2017 году читайте далее


Какие документы оформляются к началу нового рабочего года

Как известно, есть документы, которые необходимо переоформлять ежегодно в связи с их сроком действия.

К таким документам относятся:

  • Правила внутреннего распорядка отражают информацию по системе поощрений и штрафов внутри организации, графики работы и т.д;
  • График отпусков. Законодательно установлено, что до конца текущего года необходимо составить и утвердить график отпусков на следующий год с учетом пожеланий сотрудников и их права на приоритет. Нарушение сроков подобных документов грозит большими штрафами для организации.
  • Табель учета рабочего времени. Это специальная документация по учету фактически отработанных часов каждым сотрудником, включая сверхурочные, работу в ночные часы, в праздничные и выходные дни;
  • Некоторые журналы регистрации документации. Как известно, вся документация подшивается и регистрируется в соответствующие журналы учета для того, чтобы иметь возможность быстро ее найти и ничего не потерять. Журналы, имеющие информацию за отчетный год, должны быть закрыты и оформлены новые на новый год.
  • Утверждение штатного расписания. Штатное расписание содержит информацию о структурных подразделениях организации, наименование должностей, профессий, квалификации сотрудников и сведения о количестве людей в каждом подразделении.

Форма № Т-7. График отпусков

Обязательные приказы в организации на начало года: важные нюансы

Как известно, ни один документ не сможет быть создан без соответствующего на то приказа со стороны руководителя. Для начала, хочется отметить, что согласно законодательству, нет четких требований к переоформлению приказов на начало года, так как есть документы, которые имеют длительный срок действия. И окончание, как правило, связано с завершением трудовой деятельности на предприятии того или иного сотрудника. А это уже другая очередность и порядок оформления документации.

Получается, что список приказов необходимых на начало года полностью соответствует списку необходимых для ежегодного оформления документов на предприятии. Таким образом, необходимо оформить до наступления нового года приказы на создание: правил внутреннего распорядка, график отпусков, табель учета рабочего времени, журналы регистрации документации, утверждение штатного расписания и по необходимости приказ о приеме нового сотрудника на работу.

Пожалуй, единственный момент, который можно учесть, так это то, что в некоторых случаях потребуется оформление двух приказов по одному виду документов: приказ на закрытие документа и приказ на открытие нового. В остальном, главное условие — сделать это до нового года, заранее, чтобы было время для реализации приказа в действие и, как результат, создание документов. 

Рекомендуем материалы по теме:

  1. С чего начать составлять бюджет на обучение сотрудников;
  2. Как уведомить контролирующее ведомство о начале обработки персональных данных сотрудников;
  3. Нужно ли с нового календарного года начинать нумерацию кадровых документов заново;
  4. Профстандарты для кадровиков: обязательны ли они?
  5. Экзамены для иностранцев. Уточняем, для каких категорий они обязательны;
  6. Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации (бланк).doc
  • Форма № Т-7. График отпусков.xls
Доступно только подписчикам
  • Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации (образец).doc
  • Форма № Т-3. Штатное расписание.xls
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Коллега, мы хотим знать, кто Вы!

      Зарегистрируйтесь! Вам станут доступны тысячи материалов портала

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это быстро.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль