Классификатор приказов

1045
На каждом предприятии руководителем подписывается большое число различных видов документов. Для их удобного хранения и учета они должны быть систематизированы и классифицированы. В первую очередь это касается таких распорядительных документов, как приказы руководителей. В сегодняшней статье мы расскажем на какие виды делятся приказы, сколько времени хранится каждый из видов, а также для чего необходимо использовать классификатор приказов.

Итак, из этой статьи вы узнаете:

  • что такое классификатор приказов;
  • какие виды распорядительных документов бывают;
  • как систематизировать приказы на предприятии.

Документы, с которыми работает кадровая служба, называются кадровыми документами. Их традиционно делят на три группы:

  • организационные;
  • распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
  • информационно-справочные.

Приказ представляет собой локальный нормативный распорядительный акт организации. Его действие распространяется только на сотрудников этой организации. Каждый из приказов должен храниться в соответствующей папке. Чтобы было удобнее находить нужный документ и пользоваться им, применяют классификатор. Классификатор приказов представляет собой систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации.

Классификатор приказов

Когда руководитель издает приказ, этот документ, как и все остальные локально-нормативные акты, не должен противоречить российскому федеральному законодательству или законодательству субъектов Российской Федерации. Приказами в первую очередь оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Приказы бывают трех видов и это их основная классификация:

  • по личному составу;
  • по основной деятельности;
  • по административно-хозяйственной деятельности.

Чтобы документами было удобно пользоваться, применяют классификатор приказов. То есть каждому документу присваивается индекс, указывается, кто его подписывает, регистрирует и сколько следует хранить данный документ. Классификатор помогает существенно сократить количество допускаемых ошибок, а также на его основе можно создать справочник в СЭД. Классификатор позволит избежать ошибок при экспертизе документов, а также облегчит поиск нужного приказа.

Подробнее о видах приказов

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Приказ по личному составу, как правило, касается одного или нескольких работников. Это документы, которые регламентируют трудовую деятельность работника, выплату денежных оплат или наложения штрафных санкций. Вот примерный перечень этих документов:

  • о приеме на работу;
  • о переводе на другую должность или место работы;
  • об обязательном годовом отпуске или за свой счет;
  • о командировке или рабочей поездке;
  • о материальном поощрении;
  • об увольнении работника.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Поэтому целесообразно хранить их в отдельных папках.

В первой группе относятся приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (о неоплачиваемом отпуске, увольнении или переводе работника). Как правило, они имеют свое отражение в трудовом договоре. Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет (например, о предоставлении ежегодного отпуска, наложении взыскания или о однодневной командировке).

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся те, которые раскрывают содержание административно-хозяйственной функции. Среди них следующие темы:

  1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности.
  2. Эксплуатация своих или арендных зданий, помещений.
  3. Транспортное обслуживание, содержание таксопарка, внутренняя связь.
  4. Охрана на предприятии.

Папки с этими видами документов должны храниться 5 лет.

Оставшиеся документы относятся к приказам по основной деятельности. Они касаются в первую очередь утверждения структуры организации, ее деятельности, изменений в организации, утверждения штатного расписании, сокращения числа работников. В них описываются любые действия с локальной документацией.


О выплате пособия при увольнении по сокращению штата читайте далее


Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Систематизация приказов

При работе с такими документами, как приказы и распоряжения, у кадровиков нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать. Правильная систематизация должна обеспечить удобство текущей работы с документами и, кроме того, не нарушать принципы архивной систематизации документов в целях последующего хранения.

Правильная систематизация важна и для организаций, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и для организаций, являющихся собственниками своих документов (то есть самостоятельно организующих их хранение). В делопроизводстве сложилась следующая практика систематизации распорядительных документов. Они делятся на приказы по основной деятельности и распоряжения по личному составу.

Единственным нормативным документом, законодательно устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Этот перечень был утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в ред. от 27.10.2003.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности;
  2. Можно ли вести один журнал учета всех приказов или нужно вести журналы учета по каждому виду приказов;
  3. Кто первым должен подписывать приказы – руководитель организации или сотрудник;
  4. Опломбируем кадровые документы;
  5. Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников;
  6. Как оформить личную карточку, если прежняя пришла в негодность.
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Статья только для зарегистрированных пользователей

      Чтобы прочитать полностью этот и другие закрытые материалы сайта, зарегистрируйтесь.



      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Займет минуту.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль