Приказ об утверждении графика документооборота

470
Каждая организация должна сопровождать собственную деятельность посредством создания внутренних локальных актов. За документы отвечают определенные лица, которым важно знать, каким образом организовывается документооборот и какие распоряжения начальников необходимо относить к их регламентации.

Из представленной ниже статьи вы сможете узнать:

  • нужно ли составлять график документооборота на предприятии и, если да, то каким образом его грамотно оформить;
  • каким образом издается приказ об утверждении графика документооборота;
  • какие этапы обращения документооборота можно отразить в графике.

График документооборота на предприятии

Сам по себе график документооборота подразумевает описание процедуры, начинающейся составлением документов и заканчивающийся отправкой бланков на хранение в архив. Данный график должен быть рациональным и практичным, дабы у ответственных за документооборот лиц не возникало проблем и сложностей при выполнении своих обязанностей.

Все действия и методики, позволяющие регулировать трудовую деятельность самого предприятия и его сотрудников, отражаются в документах и распорядительных актах. Существует определенный порядок издания приказов и поручений руководителями организаций, о содержании которых они должны уведомлять трудовой коллектив заранее.

Так, к примеру, приказы об увольнении издаются лишь после того, как сотрудник будет поставлен в известность о данном факте не позднее двух месяцев перед предстоящим событием и у него не имеется законных оснований оспорить принятое руководителем решение. Изменения в трудовом распорядке или корректировки системы оплаты труда работников так же должны подкрепляться приказами и содержать согласие подчиненных трудоустроенных граждан, оформленные в письменном виде.

Организация документооборота

Кадровым специалистам, которые почти всегда являются ответственными за важные внутренние локальные акты, необходимо четко следить за тем, чтобы подотчетные бланки издавались заранее, не содержали ошибок во время ведения и хранились в соответствии с правилами, установленными законодательством. Соответственно, в компаниях должен быть принят определенный график ведения и хранения документов, который устанавливается и утверждается непосредственным руководителем фирмы путем подписания определенного приказа.

Приказ об утверждении графика документооборота

Утверждение графика документооборота происходит посредством издания приказа, который подписывается директором фирмы и должен быть обязательно предоставлен к ознакомлению всем сотрудникам компании. Форма такого приказа государственными положениями не утверждена, но он обязательно должен содержать следующую информацию:

  • кто из работников несет ответственность за те или иные документы;
  • когда внутренние акты вступают в силу;
  • каков порядок из исполнения;
  • как документы требуется вести и хранить;
  • какая ответственность возлагается за несвоевременное и некачественное исполнение прямых обязанностей ответственными за документооборот сотрудниками.

В качестве компенсации за нанесенный финансовый ущерб из-за неправомерных действий сотрудников во время выполнения обязанностей, касающихся документооборота, работодатель имеет полное право взыскать необходимую сумму из заработной платы провинившегося ответственного лица. Но если начальник не был составлен соответствующий график и не был выпущен приказ, регламентирующий его юридическую силу, то тут виновным является сам директор фирмы, который не позаботился о грамотном оформлении трудовой деятельности своих подчиненных. На безответственного директора возлагаются штрафные санкции, величина которых устанавливается в зависимости от тяжести нарушения трудового законодательства, обнаруженного во время проверки.

Какие этапы обращения документооборота можно отразить в графике?

Работодатель вправе вносить в график документооборота определенные пункты по собственному усмотрению, но в большей части случаев в данном графике отображаются следующие моменты:

  • как правильно составляются и оформляются документы;
  • когда и как производится проверка формы и их содержания;
  • каков процесс утверждения документации;
  • кто выступает в качестве ответственного за его ведение лица;
  • по какой процедуре необходимо передавать документы между разными структурными подразделениями;
  • как осуществляется контроль за соблюдением графика;
  • каким образом документы передаются на хранение в архив.

Важно максимально четко и понятно описать все порядки и нормы, которыми должны руководствоваться сотрудники учреждения во время ведения документов. От того, насколько грамотно будет составлен текст графика и приказа зависит не только зарплата каждого отдельно взятого работника, но и общий доход учреждения в целом.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как организовать документооборот в кадровой службе;
  2. Как организовать документооборот в кадровой службе;
  3. Примеры KPI для специалиста по кадровому документообороту;
  4. Умный график отпусков: как превратить формальный документ в помощника;
  5. Отдел кадров и бухгалтерия: как не допустить профессиональных споров;
  6. Сокращение штата отменяется: как оформить.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота (бланк).doc
  • Приказ об утверждении графика сменности (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота (образец).doc
  • Приказ об утверждении графика сменности (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Коллега, мы хотим знать, кто Вы!

      Зарегистрируйтесь! Вам станут доступны тысячи материалов портала

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это быстро.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль