Приказы по административно-хозяйственной деятельности

7118
Документы, циркулирующие на предприятии, являются важными информационными ресурсами, а работа с ними требует правильной организации, ведь приказы и распоряжения руководства задают действие всех бизнес-процессов предприятия.

Какие документы относятся к приказам по административно-хозяйственной деятельности

Все документы, которые циркулируют в организации, относятся к важным информационным ресурсам, поэтому и при работе с ними необходимо обеспечить правильную организацию. Приказы и распоряжения, составленные руководством, задают основу действий всех бизнес-процессов, протекающих в компании.

Чтобы определить, какие приказы относятся к административно-хозяйственной деятельности, следует обратиться к Перечню типовых документов. В десятом разделе указанного перечня содержатся ответы на вопросы, посвященные административно-хозяйственным документам. На основе содержания этого раздела целесообразно определить критерии, по которым распределены приказы по административно-хозяйственной деятельности.

Скачайте документы по теме:

В разделе содержатся соответствующие подразделы, позволяющие выделить основные направления по ведению административно-хозяйственной деятельности компаний, это:  

  • соблюдение основных правил внутреннего распорядка деятельности;
  • эксплуатация зданий (сооружений), помещений;
  • транспортное обслуживание, обеспечение внутренней связи;
  • общее обеспечение по вопросам безопасности организации.

Необходимо отметить, что уже первый пункт списка нельзя однозначно отнести только к административно-хозяйственной деятельности компаний, так как он напрямую связан с трудовыми отношениями с персоналом. К примеру, соответствующие документы о нарушениях трудовой дисциплины или о нарушениях действующих правил внутреннего распорядка напрямую относятся к соответствующей категории дел по личному составу.

В соответствии с этим нередко возникают ситуации, когда достаточно сложно сделать однозначный вывод о принадлежности некоторых документов к тем или иным видам документации. Значит, в таких случаях целесообразное ориентироваться именно на те категории, которым отведен более длительный период хранения, все спорные документы относить к определенному виду документации с установленным продолжительным сроком хранения.

Как оформлять виды приказов по основной деятельности в организациях

При оформлении приказов по административно-хозяйственной и основной деятельности необходимо соблюдать такие же правила, что и при заполнении прочей распорядительной документации.

Структура может быть такой:

  • дата выпуска (издания);
  • регистрационный номер приказа;
  • место (или населенный пункт) по составлению или изданию;
  • название (наименование) документа (к примеру, «Приказ о временном возложении обязанностей по ведению бухгалтерского (иного вида) учета…»);
  • основная часть (содержание) приказа;
  • список соответствующих приложений (при их наличии);
  • подпись руководителя или заместителя;
  • визы. 

Приказ о временном исполнении обязанностей

Приказы по административно-хозяйственной и основной деятельности составляют на фирменных бланках организации. Если такие бланки отсутствуют, из текста самого документа должно быть четко и однозначно понятно, в отношении какой компании издается приказ. При заполнении бланка, чтобы определить перечень необходимых реквизитов или схему их размещения на бланке, можно воспользоваться постановлением Госстандарта РФ от 03 марта 2003 года под № 65-ст.

Необходимо учитывать, что все требования постановления относятся к рекомендуемым. При необходимости применить унифицированные формы рационально воспользоваться Общероссийским классификатором управленческой документации, который утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года под № 299.

Как распределить виды приказов в организации и сроки их хранения

Справка

В системе делопроизводства принято выделять три большие группы распорядительных документов:

  1. это приказы (или распоряжения) по основной деятельности компании;
  2. по личному составу;
  3. это приказы по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы издаются руководителем и служат для обеспечения основной или оперативной деятельности компании. Такие документы выпускают в целях реализации всех принимаемых управленческих решений, они ведутся отдельно от приказов всех остальных групп.

Рационально и обозначить основные критерии отнесения соответствующего распорядительного документа непосредственно к рассматриваемым группам приказов: содержание отражает основную (производственную) деятельность предприятия в соответствии с положениями учредительной документации (или устава и так далее).

Приказы, выпущенные по личному составу, позволяют отразить все стороны трудовых отношений между сотрудниками и работодателем (например, вопросы, касающиеся трудоустройства или увольнения, служебных командировок, переводов на другие должности, дисциплинарных взысканий и тому подобное).

Справка

Приказы, касающиеся административно-хозяйственных вопросов, напрямую связаны с решением таких задач, как:

  1. соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
  2. эксплуатации зданий (сооружений) и помещений;
  3. транспортного обслуживания;
  4. создания и обеспечения функционирования внутренней связи;
  5. вопросов безопасности и так далее.

Соответственно, зная основную тематику всей распорядительной документации, которая относится к приказам по административно-хозяйственной деятельности (примеры) или по личному составу, можно без особого труда выделить в массиве издаваемых приказов в организации соответствующую группу, которая относится к основной деятельности организации. 

Необходимо учитывать, что в настоящее время к основному нормативному документу, который устанавливает принципы документальной систематизации на предприятиях, относится Перечень типовых управленческих архивных документов, они образуются в процессе осуществления деятельности государственных органов, а так же органов местного самоуправления и организаций.

В Перечне типовых документов добавлена третья группа — приказы по административно-хозяйственной деятельности в дополнение к двум основным группам основных распорядительных документов. Для каждого отдельного вида распоряжений установлены свои сроки хранения. В частности, приказы по основной деятельности рекомендуется хранить постоянно, приказы по личному составу — 75 (50) лет, а приказы по административно-хозяйственной деятельности хранят обычно всего в течение 5 лет.

Как оформлять приказы по административно-хозяйственной деятельности (примеры)

При оформлении приказов по административно-хозяйственной деятельности (АХД) нет отдельных правил. Такие документы оформляют точно так же, как и прочую распорядительную документацию компании. Разница заключается только в общепринятых правилах нумерации. К номерам приказов по личному составу добавляют букву «Л» (это означает - личный состав) или «К» (если распорядительный документ принят по кадрам), а к номерам приказов по административно-хозяйственной деятельности принято добавлять соответствующие буквенные обозначения, например, «А», «АХ» или «ХОЗ».

Такие правила рекомендательного характера оформления приведены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого, рекомендации содержатся и в методических рекомендациях к указанному ГОСТу.

На основе соответствующих нормативных документов в каждой организации необходимо составить и закрепить собственные правила по оформлению приказов, указать порядок в локальном нормативном документе, к примеру, в Инструкции по делопроизводству. А при составлении соответствующих приказов, в том числе и по АХД, стоит придерживаться максимально простых правил.

Чтобы оформленное распоряжение было действенным, каждый пункт документа должен содержать три основных элемента:

  • что сделать;
  • за какое время сделать;
  • кто отвечает за выполнение каждого пункта.

Нумерация приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности (примеры)

Все распоряжения, выпускаемые в организациях, делятся на определенные подгруппы по тематике. Стоит учитывать, что это не всегда удобно. Регистрационные номера приказам, связанным с основной деятельностью компании, традиционно присваивают в порядке поступления таких документов в течение каждого календарного года.

Если к порядковому номеру такого распоряжения не добавляют буквенные индексы, в дальнейшем достаточно сложно отличить и упорядочить документы, распределить их по срокам хранения. Практика нумерации, как и пометки буквенным индексом, носит рекомендательный характер. В настоящее время приказ Минкультуры РФ от 08 ноября 2005 года под № 536 утратил силу. Правовых основ для нумерации не существует. Хотя и во время действия указанного приказа правила нумерации носили императивный характер.

При этом ранее действовавшие правила продолжают использовать многие компании, считая их максимально удобными для применения как при учете документов, так и при ведении журналов регистраций.

Какова ответственность за несоблюдение сроков хранения приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности

Распорядительная документация, которая относится к приказам по основной деятельности компании, подлежит постоянному хранению. Приказы по административно-хозяйственной деятельности хранят не менее пяти лет. В указаниях по использованию перечня № 558 даются следующие разъяснения по основным вопросам хранения таких документов.

Документы, на которых проставлена пометка с грифом постоянного хранения (к ним относятся все распоряжения по основной деятельности) передаются организацией в государственные (или муниципальные) архивы для последующего постоянного хранения. Если компания не выступает источником комплектования государственного архива, хранить документы необходимо до ликвидации организации.

При проведении реорганизации документы (в частности распоряжения) по основной деятельности передают правопреемникам. Приказы по административно-хозяйственной деятельности, срок хранения которых составляет пять лет, подлежат уничтожению в установленном законом порядке.  

Ответственность за нарушение правил хранения приказов 

За нарушение регламента хранения приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности должностные лица, ответственные за хранение, могут быть привлечены к административной ответственности на основании статьи 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года под № 195-ФЗ.

Четкого ответа на вопрос о том, какие распоряжения относятся к документам по основной деятельности, невозможно дать, так как на законодательном уровне конкретного перечня не установлено. Дифференциацию с учетом общего содержания издаваемых документов и с учетом специфики деятельности конкретной организации устанавливают ответственные лица. 

Читайте подробнее в свежем номере журнала
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2018 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта
      возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных
      технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ
      № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Мы еще не знакомы? Давайте это исправим

      Пользователи, которые регистрируются на нашем сайте получают ряд преимуществ:

      • Читают статьи с закрытыми материалами
      • Первыми узнают последние кадровые новости
      • Пользуются специальными сервисами

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить преимущества!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль