Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Срок хранения персональных данных

9 ноября 2016
6276
Средний балл: 0 из 5

Работа с персональными данными работника в основном производится сотрудниками кадрового и бухгалтерского отдела. Законодательство РФ четко регламентирует правила сбора, обработки и хранения персональных данных, это отражено в ряде нормативных актов Федерального закона, Трудового кодекса, Кодекса об Административных правонарушениях.

Из этой статьи вы узнаете:

  • основные правила работы с персональными данными;
  • как хранить персональные данные;
  • сроки хранения персональных данных.

Персональные данные (ПДн) работника необходимы при оформлении на работу, переводе и увольнении, при начислении заработной платы, денежных компенсаций и поощрения, для учета стажа и выплат в государственные инстанции. Именно поэтому с персональными данными работниками и в основном работают сотрудники кадровых и бухгалтерских отделов. Им в первую очередь нужно знать правомерные и законодательно установленные правила сбора, обработки и хранения персональных данных работников предприятия.

Срок хранения персональных данных

Основные правила работы с персональными данными

Персональные данные работника организации любого типа и формы собственности представлены следующими документами:

  • Документ удостоверяющий личность гражданина;
  • Трудовая книжка работника;
  • Документ о воинском учете (для военнообязанных);
  • Страховое свидетельство СНИЛС;
  • Идентификационный номер налогоплательщика ИНН;
  • Документы об образовании, присвоении квалификации, получении специальных знаний и навыков;
  • Иные документы по необходимости (резюме, знаки отличия, грамоты, сертификаты).

К рабочим документам, которые также относятся к категории содержащих персональные данные сотрудника относятся также все типы приказов, касающиеся его трудовой деятельности, докладные и аналитические справки (записки), материалы служебных проверок, аттестации работника. Основная часть документов или их копий находится в личном деле сотрудника. Унифицированные формы документов первичного учета труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5. 01. 2004.

Все персональные данные сотрудника считаются конфиденциальной информацией, при распоряжении ими необходимо получить письменное согласие субъекта на обработку, исключением являются лишь обезличенные и общедоступные ПДн. Данный факт регламентируется ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ.


Узнайте о  согласии на обработку персональных данных


Под обработкой ПДн подразумеваются любые операции и манипуляции в процессе проведения кадровых, бухгалтерских, налоговых и иных операций, включая:

  • Сбор;
  • Систематизацию;
  • Комбинирование;
  • Накопление;
  • Уточнение;
  • Обновление и изменение;
  • Хранение;
  • Обезличивание;
  • Блокирование;
  • Уничтожение.

Все ПДн работника, необходимые для осуществления трудовых отношений, должны храниться исключительно в предназначенных для этого отделах внутри организации. Передача персональных данных сотрудника производится только с его письменного согласия.

Обязательные условия и требования, которые необходимо соблюдать при любых манипуляциях и хранении персональных данных, а также права субъекта и оператора (работодателя) отражены в статьях 86-90 ТК РФ, Федеральном законе № 152-ФЗ, Федеральном законе № 261-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных».

Хранение персональных данных

Основной объем документов, которые содержат ПДн и касаются всех аспектов трудовой деятельности сотрудника, формируются в личное дело работника. Порядок ведения и хранения личных дел должен быть зафиксирован локальным нормативным актом организации.

Хранение персональных данных регламентируется п. 7 ст. 5 «Принципы обработки персональных данных» Федерального закона № 261-ФЗ, который вступил в действие 27 июля 2011 года, и внес ряд изменений в закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27. 07. 2006. Согласно этому нормативному акту, работодатель (кадровый отдел организации) обязан обеспечить хранение персональных данных на тот период времени, который необходим для проведения тех или иных операций. В случае утраты актуальности, по достижению цели обработки ПДн работника подлежат обезличиванию или уничтожению.

Однако это применяется к тем данным, которые собираются для определения кратковременных операций. Срок хранения персональных данных сотрудников предприятия, а именно личных дел сотрудников определяется нормативным актом, утвержденным Приказом Минкультуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года.

Срок хранения персональных документов

Согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организации любого типа и формы собственности (в том числе государственных и муниципальных органов), утвержденным Приказом № 558, персональные данные сотрудников подлежат длительному хранению.

Личные дела руководителей предприятий и организаций, членов руководящих и исполнительных органов, граждан, имеющих государственные военные и гражданские звания, ученые степени, премии и награды, подлежат постоянному хранению с передачей их в архивные организации. Личные дела работников предприятий сохраняются в течение 75 лет в архивах организации или муниципальных архивах.

Работодатель обязан обеспечить надежную сохранность личных документов и персональных данных. Для этой цели необходимо организовать условия для хранения архивных документов и защиты их от несанкционированного доступа.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как организовать обработку персональных данных сотрудников;
  2. Как обезличивать персональные данные в информационных системах;
  3. Какие персональные данные сотрудника вправе получить организация;
  4. Персональные данные: что проверит Роскомнадзор;
  5. Обрабатываем персональные данные, принимая на работу;
  6. Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о работе с персональными данными работников (образец).doc
  • Согласие сотрудника на обработку персональных данных (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о работе с персональными данными работников (бланк).doc
  • Согласие сотрудника на обработку персональных данных (бланк).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок