Журнал учета передачи персональных данных

1857
При трудоустройстве любой сотрудник сталкивается с заполнением анкет и других документов, где указывает свои личные данные. В статье рассказывается о том, какая именно информация относится к персональным данным, кто несет ответственность за их сохранность, и как правильно вести журнал учета передачи персональных данных.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что считается персональными данными сотрудника;
  • процесс передачи персональных данных;
  • кто несет ответственность за сохранность персональных данных;
  • как вести журнал учета передачи персональных данных.

Как правильно оформить журнал учета персональных данных

При устройстве на работу, будущий сотрудник заполняет множество документов, в большинстве из которых указывая ту или иную информацию о себе личного характера. В таких случаях очень важно, чтобы персональные данные были использованы строго в рамках назначенных целей. Важно, чтобы информация не поступила к третьим лицам, не имеющим к обработке данных никакого отношения. Стоит отметить, что без письменного разрешения будущего сотрудника обработка его личных данных невозможна и противозаконна.

Что относится к персональным данным

Персональные данные — это необходимая для работодателя информация о сотруднике, регулирующая трудовые отношения между ними.

К персональным данным относится следующая информация:

  • паспортные данные;
  • семейное положение;
  • информация об образовании будущего сотрудника;
  • информация по свидетельству обязательного пенсионного страхования;
  • стаж работы и информация о предыдущих местах работы и т. д.

Вся эта информация необходима работодателю, чтобы составить трудовой договор и его личное дело на производстве, а также оценить его способности, чтобы использовать их в дальнейшей работе.

Важно понимать, что работодатель не может просить от работника большей информации, чем того требует цель сбора данных — заключение договора и оформление личного дела. И как мы уже говорили, личные данные возможно получить только непосредственно у сотрудника и только с его письменного разрешения. Если даже возникает ситуация, когда сделать это проблематично, то получение из третьих рук информации о сотруднике должно быть санкционировано самим сотрудником, подкрепленным его письменным разрешением об этом.


Читайте об образце согласия на обработку персональных данных образец


Учет передачи персональных данных

Все взаимодействия с документами, содержащими личные данные сотрудников, должны регулироваться Положением о защите персональных данных. Это обязательный внутренний локальный документ, разработанный кадровиками. Законодательно не установлена строгая форма его оформления, но он должен соответствовать информации, указанной в ТК РФ. Утверждается руководителем.

Согласно ТК РФ, руководитель обязан обеспечить защиту предоставленных персональных данных о работниках.

Каждый работник, имеющий доступ к личным данным сотрудников в силу своих должностных обязанностей, должен подписать документы о неразглашении конфиденциальной информации. Как правило, список должностей, имеющих доступ к данным, указывается дополнительным приложением к Положению. Как правило, к ним относятся:

  • сотрудники кадровой службы;
  • руководители подразделений, например, главный бухгалтер. Они могут запрашивать информацию только в рамках своей деятельности.

Журнал учета передачи персональных данных

Как мы уже говорили ранее, работодатель должен очень бережно относиться к персональным данным работника и обеспечивать их сохранность на протяжении всей его работы и в процессе последующего архивного хранения.

Журнал учета передачи персональных данных

Для того, чтобы посторонние лица не имели доступа к конфиденциальной информации сотрудников, на предприятии ведутся специальные журналы учета внутреннего доступа к персональным данным.

В самом журнале указываются следующие данные:

  • дата выдачи и возврата личных дел сотрудников работникам организации;
  • цель выдачи того или иного дела;
  • наименование выданного документами;
  • срок пользование выданными документами.

В случае, если выдано было много документов, то необходимо в момент выдачи произвести опись. Очень важно помнить, что сотрудники, получившие доступ к документам или личным делам сотрудника не имеют права делать в них заметки, исправлять, вносить новые записи или извлекать существующие документы.

Согласно ТК РФ, работодатель должен сам обеспечить безопасность и сохранность сбора и хранения данных. Несмотря на то, что нет точных рекомендаций по хранению данных, важно помнить, что это важная, конфиденциальная информация, которую надо оберегать от несанкционированного доступа, поэтому стоит продумать максимальные меры безопасности для ее хранения. 

Рекомендуем материалы по теме:

  1. В каких случаях согласие сотрудника на передачу персональных данных не требуется;
  2. Как организовать обработку персональных данных сотрудников;
  3. Журналы учета и регистрации;
  4. Обрабатываем персональные данные, принимая на работу;
  5. 12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку;
  6. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о работе с персональными данными работников (бланк).doc
  • Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о работе с персональными данными работников (образец).doc
  • Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Статья только для зарегистрированных пользователей

      Чтобы прочитать полностью этот и другие закрытые материалы сайта, зарегистрируйтесь.



      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Займет минуту.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль