Изменение персональных данных работника

436
На предприятиях в любой момент может возникнуть необходимость изменить какие-либо персональные данные работника. О том, как правильно оформить данный процесс и пойдет речь в представленной ниже статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как происходит оформление документов при изменении персональных данных работника;
  • влияет ли изменение персональных данных на специфику работы сотрудника;
  • как поступить с документами, где остались устаревшие персональные данные сотрудника.

Порядок изменения персональных данных работника

В ряде случаев (свадьба, смерть супруга, развод, смена места жительства и так далее) может возникнуть необходимость изменить персональные данные работника. Каждая такая ситуация должна документально сопровождаться, как со стороны сотрудника, так и со стороны  непосредственного начальника предприятия.

Наиболее часто кадровые специалисты сталкиваются с необходимостью внести изменения персональных данных, касающихся фамилии или нового места жительства коллеги. В этом нет ничего удивительного, ведь свадьбы являются всеми ожидаемым событием, а переехать в новый дом нас могут вынудить и прочие обстоятельства.

Для того чтобы запустить процесс изменения персональных данных, необходимо запросить у сотрудника необходимые документы, подтверждающие то или иное событие. В случае с браком доказательством может служить свидетельство и новый паспорт, а во время переезда – смена прописки или акт купли-продажи имущества.


Узнайте о  персональных данных: образце согласия на обработку персональных данных


Для более грамотного оформления изменений так же рекомендуется попросить работника составить соответствующее заявление, где он лично укажет, какие данные необходимо изменить. Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать устаревшую и обновлению информацию (старая и новая фамилии, прежнее и новое место жительства), повод изменения данных и сроки вступления обновленной информации в силу.

После получения заявления работодателем издается специальный приказ, где он подтверждает факт смены персональных данных и указывает, в каких именно документах необходимо произвести изменения. Обычно, изменения касаются трудовых или коллективных договоров, штатного расписания, графика отпусков, карточек по страховым взносам, личных дел работников и так далее. Так как в договорах вносить изменения положено в особом порядке, кадровой службой готовится дополнение, которое утверждается руководителем организации и подписывается работником.

Изменение персональных данных работника

Оформление документов при изменении персональных данных работника

Все документы, которые нуждаются в изменении персональных данных работника, составляются в соответствии с действующим Законодательством. Они должны содержать старую и новую информацию, обязательно имеют подпись непосредственного руководителя организации, ответственного за их ведение работника (бухгалтера, кадрового специалиста, юриста) и визу сотрудника, у которого меняются персональные данные.

Бланки документов должны содержать подробную информацию о самой компании и сферу ее деятельности. В зависимости от специфики документации, определенные ее виды необходимо регистрировать в специальных журналах и хранить в определенных условиях.

Влияет ли изменение персональных данных на специфику работы сотрудника?

Конечно, смена, к примеру, фамилии никак не должна повлиять на специфику работы трудоустроенного гражданина. Но изменение места жительства может стать поводом попросить надбавки к заработной плате из-за того, что теперь человеку приходится больше средств тратить на проезд к офису компании.

Подобная инициатива не входит в прямые обязанности руководителя предприятия, но он может проявить понимание, особенно если смена жительства была вызвана состоянием здоровья подчиненного. В прочих случаях, помимо необходимости вносить изменения в соответствующие документы, смена персональных данных работника никак не влияет на осуществление им персональных обязанностей.

Как поступить с документами, где остались устаревшие персональные данные сотрудника?

Все документы, которые ранее считались актуальными, но устарели из-за смены персональных данных человека, подлежат обязательному хранению в личном деле работника или в архиве в течение определенного срока. Данный срок зависит от специфики самого документа, но работодатель не имеет права избавляться от важных локальных документов, так как именно они подтверждают факт сотрудничества с человеком в течение определенного времени.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных;
  2. В каких случаях согласие сотрудника на передачу персональных данных не требуется;
  3. Как обезличивать персональные данные в информационных системах;
  4. Обрабатываем персональные данные, принимая на работу;
  5. Организация работы с персональными данными. Коммерческая тайна;
  6. Персональные данные: что проверит Роскомнадзор.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о работе с персональными данными работников (бланк).doc
  • Памятка сотруднику на случай изменения персональных данных (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о работе с персональными данными работников (образец).doc
  • Памятка сотруднику на случай изменения персональных данных (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ








Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
×
×

Чтобы скачать укажите ваш емеил

Чтобы скачать укажите ваш емеил
Подписаться