Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Прошивка документов

31 октября 2016
4809
Средний балл: 0 из 5

Если предприятие функционирует не первый день, то его работники обязательно сталкивались с необходимостью прошивки документов. Данная процедура лишь с первого взгляда может показаться простой и не имеющей особого значения, но именно качество выполнения прошивки в одну из первых очередей проверяется государственными инспекторами во время визита на предприятие. В данной статье будут рассмотрены определенные правила и методика прошивки документации, дабы у вас не возникало проблем с инспекторами в области соответствия архивного хранения локальных актов.

Из представленной статьи вы узнаете:

  • как правильно прошивать документы;
  • как заверить прошитые документы;
  • как правильно проставить нумерацию страниц документов после прошивки;
  • какие существуют приемы сшивания документов.

Как правильно прошивать документы?

Прошивать документы необходимо по определенной очередности, которая включает в себя ряд следующих действий:

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

За что ГИТ будет штрафовать кадровиков.

Узнать подробности

  • бланки проверяются на правильность составления, ведения и подписания;
  • проводится прошивка специальными нитками;
  • проверяется порядок нумерации страниц;
  • проходит оформление сопроводительной описи подшитых бланков;
  • оформляется сопроводительная надпись на титульном листе папки.

Частичная опись применяется к документам, срок хранения которых не превышает 10 лет. Для всех остальных актов процедура прошивки подразумевает более надежное и длительное хранение.

Правильная прошивка подразумевает, в первую очередь, удаление всех металлических канцелярских элементов (скобы, скрепки), бумага освобождается от скоросшивателя и компонуется в отдельные стопки. Для оформления сопроводительной надписи подготавливается дополнительный чистый лист в формате А4.

В каждом деле, составленным из нескольких документов, подразумевается одновременное сшивание не более 250 страниц формата А4, а излишки бланков необходимо включить в перечень сшиваемых документов в дополнительном комплекте. Следует надлежащим образом контролировать, чтобы нити не касались текста, дабы важная информация могла быть прочитана при необходимости без каких-либо преград.

Как заверить прошитые документы?

После проведения процедуры прошивки, оформленные в надлежащем порядке документы необходимо заверить. Без соответствующих подписей и печатей процедура прошивки является неполной, соответственно кадровым специалистам необходимо соблюдать определенные правила для окончания данного действия.

Заверение прошитых документов необходимо проводить ответственным за процедуру лицом при соблюдении определенной очередности действий. Методика данного мероприятия следующая:

  • подготавливается специальный стикер, напечатанный в обычном офисном приложении в размере 4 на 6 сантиметров;
  • на стикере указываются личные данные ответственного за прошивку документов сотрудника предприятия;
  • стикер наклеивается канцелярским клеем таким образом, чтобы он задевал узел ниток и сами нитки;
  • поверх стикера ставится подпись и печать организации.

В некоторых случаях клеем обрабатывается и внешняя поверхность наклейки, дабы печать и паста от ручки не стерлась и не выцветала со временем. Данное действие надежно убережет информацию там, где для этого присутствует необходимость.

Соблюдение вышеописанных правил позволит избежать проблем во время визита проверяющих органов.

Прошивка документов

Как правильно проставить нумерацию страниц документов после прошивки?

Нумерация сшитых документов выполняется арабскими цифрами по возрастанию. Нумеровать необходимо не страницы, а листы, при этом, на страницах может присутствовать другая нумерация, которую необходимо игнорировать во время процедуры прошивки документов.

Номера по порядку ставятся в верхнем правом углу бланка, не касаясь напечатанного текста. Все приложенные к документу копии так же должны иметь свой порядковый номер (копии паспортов, трудовых книжек, заявления, служебные записки и так далее). Если размер листа выбивается из общей картины, его необходимо загнуть таким образом, чтобы не повредить текст, но и получить нужный формат.

Какие существуют приемы сшивания документов?

На практике могут быть использованы различные подходы к процедуре скрепления документов перед отправкой в архив, и твердые ограничительные рамки по этому поводу Законодательством не указаны. К таким приемам можно отнести:

  • использование иглы и ниток (сшивание проходит в два прокола и отлично подходит для документов небольшого объема);
  • использование дырокола и ниток (обычно, обложка не затрагивается; можно одновременно сшить чуть большее количество бумажных бланков);
  • использование дрели и шуруповерта (подходит для сшивания дел больших объемов, когда иглой попросту не проткнешь такое количество бумаг);
  • использование переплетного станка и автонумератора (способ доступен лишь в специализированных типографиях).

Как можно понять, наиболее подходящий способ необходимо выбирать, отталкиваясь от объема дел, подлежащих прошивке.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как оформить должностную инструкцию;
  2. В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ;
  3. Какие приложения можно оформить к Инструкции по кадровому делопроизводству;
  4. Опломбируем кадровые документы;
  5. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами;
  6. Инструкция по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент) (образец).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок