Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Сроки хранения документов в образовательном учреждении

19 октября 2016
5762
Средний балл: 0 из 5

Необходимость хранить документацию в образовательном учреждении не менее важна, чем на коммерческом предприятии. В этой статье мы рассмотрим, в каких условиях необходимо хранить документацию в образовательных учреждениях, каким образом оформлять документы и подшивать их в дела. А также сроки хранения документов в образовательном учреждении и ответственность за ненадлежащее хранение.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие особенности хранения документов в образовательных учреждениях;
  • каковы сроки хранения документов в образовательном учреждении в 2017 году;
  • каким образом можно оформлять архивацию документов.

Сколько хранятся документы в образовательном учреждении

Деятельность любой организации базируется на взаимоотношениях, закрепленных документами. Они должны быть четко структурированы и распределены соответствующим образом для быстрого доступа к ним. Кроме того, важно учитывать и их срок хранения, чтобы не было необходимости накапливать ненужную макулатуру или по неосторожности не удалить нужные документы. Но это, что касается коммерческих организаций.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Невозможно сравнить коммерческую деятельность с большим количеством документации по любому поводу и, например, бюджетную организацию, которая буквально наводнена документами. И в образовательном учреждении не менее важно правильно вести учет документов и следить за их правильным хранением. Для того, чтобы не ошибиться в этом, необходимо ознакомиться со всеми нюансами.


Сколько лет нужно хранить кадровые документы


Особенности хранения документов в образовательном учреждении

Требования к документообороту в бюджетной организации не менее строгие, чем к любому другому виду. И за нарушения все так же предусмотрена ответственность.


Как оформить прием на работу научно-педагогического работника образовательной организации высшего образования


К официальным документам относятся управленческие, научные, технические, производственные и т. д. Самая важная часть документов — это управленческие. Именно они являются основой документации любого бюджетного учреждения. За исключением бухгалтерских и учетных бумаг, они относятся к организационно-распорядительной документации.

Как и документация коммерческих организаций, бюджетная сфера тоже регулируется законодательством.


Опломбируем кадровые документы


В образовательном учреждении за сохранность документации несет ответственность руководитель. Сам процесс хранения начинается с момента окончания работы с документом и подшивки его в дело.

Всю документацию необходимо хранить правильно. Ее надо держать в шкафах, предохраняющих от пыли и прямых солнечных лучей. Вся документация хранится в папках-скоросшивателях для свободного доступа к документации и возможности легкой подшивки.

Документы подшиваются к делу только после их исполнения. Именно такую соответствующую отметку должен иметь каждый документ перед подшивкой.

В шкафах дела размещаются в вертикальном положении и корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел и согласно их последовательности. Хранения может оставаться на усмотрение кадрового отдела и в удобной для них последовательности и систематизации.

Стоит запомнить, что выдача и удаление документа из дела постоянного срока хранения не разрешается. И вообще неправильное хранение документации может грозить штрафами, либо административной ответственностью. Законодательство полностью оговаривает способ хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Сроки хранения документов в образовательном учреждении


Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации


Сроки хранения документов в образовательном учреждении

Как мы уже говорили, любой документ имеет свой срок хранения и его надо соблюдать.

Срок хранения начинает свое исчисление не с момента попадания в архив, а с 1 января года, следующего за годом оформления документа.

Так какой же срок предусмотрен для хранения ряда документов в образовательном учреждении? Согласно законодательству, любой налогоплательщик должен хранить данные бухгалтерского и налогового учета, в том числе документы, подтверждающие получение дохода, в течение 4-х лет.

Сама же организация должна хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение срока не менее 5 лет.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Самое важное в хранение документов — правильная архивация. Перед отправкой документов в архив иногда проводят дополнительный учет и систематизацию. Достают из скоросшивателей, распределяют в хронологической последовательности, изымают черновики и дубли.

Кроме того, документы подлежат оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянные и долговременные сроком свыше 10 лет хранения. Документы подлежат неполному оформлению со сроком хранения менее 10 лет.

Полное оформление дела включает:

  • пронумерованные листы;
  • заверительная надпись;
  • внутренняя опись документов в случае необходимости;
  • переплет или подшивку;
  • оформление обложки.

При частичном оформлении документы можно хранить при помощи обычного скоросшивателя без нумерации или заверения страниц.

Стоит отметить, что нарушение в оформлении или хранении документов, как правило, грозит административной ответственностью. Поэтому важно учитывать все положения законодательства, касающиеся правильного оформления или хранения документов. 


Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Форма № 3 (профтех). Сведения о работниках образовательных учреждений начального профессионального образования.xls
  • Положение о работе с персональными данными сотрудников (не предусматривает порядок хранения персональных данных в электронном виде) (бланк).doc
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о работе с персональными данными сотрудников (не предусматривает порядок хранения персональных данных в электронном виде) (образец).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок