Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

19 октября 2016
3031
Средний балл: 0 из 5

Трудовой договор один из важнейших документов на предприятии, регулирующий взаимоотношения работника и работодателя. Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и что это такое. Каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров, и каким образом вести учет и его хранение.

Из этой статьи вы узнаете:

  • для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров и требует ли его законодательство;
  • каким образом вести учет и хранение журнала регистрации трудовых договоров;
  • каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров в 2017 году;
  • как поступить в случае ошибочного ведения журнала регистрации.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Согласно законодательству, документы, участвующие в документообороте компании должны быть учтены и храниться, в зависимости от указанных в нормативных документах сроках. При этом личные данные относятся к частной собственности сотрудника, поэтому необходимо взять у него письменное разрешение на обработку и хранение информации о нем.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Пожалуй, самый важный документ при устройстве на работу — это трудовой договор. Его заключают между работодателем и работником с указанием всех условий работы сотрудника, его должностные обязанности и т. д. Подобные документы отмечаются в специальном журнале регистрации трудовых договоров и соглашений. Это нужно для удобства дальнейшего поиска и учета сроков хранения.


Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации


Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров


Как выявлять и уничтожать устаревшие документы


Журнал регистрации трудовых договоров: учет и хранение

Регистрация данных — это отметка в соответствующем документе о существовании договора или любой другой бумаги. Таким образом, подтверждается факт создания документа и его получения. После регистрации документа, он обретает дополнительную юридическую силу.

Внутренние документы регистрируются в тот же день. Отметка о наличии документов, как правило, происходит в журнале регистрации, где указывается регистрационный номер по порядку, личные данные работника, должность, профессия, название документа, его номер, дата создания, ответственное лицо, дата расторжения при необходимости.

Так как договор оформляется в двух экземплярах, то один подшивается в журнал регистрации, а другой отдается сотруднику под подпись.

Сам журнал, как правило, пломбируют номерной пломбой. Это позволяет обнаружить факт неправомерного доступа к журналу.


Опломбируем кадровые документы


Перед самым началом работы с журналом, необходимо заполнить титульный лист и указать какой именно тип документов будет регистрироваться в журнале, в данном случае должно быть упомянуто о трудовых договорах. И должен быть указан номер пломбы.

Журнал помогает не только систематизировать доступ к трудовым договорам, но и иметь доступ в случае конфликта с уволенным сотрудником. И отсутствие записи о договоре в журнале регистрации, может быть перевесом на стороне работника.

Данный журнал позволяет в случае необходимости найти нужный договор и подтвердить факт работы того или иного сотрудника, если это потребуется работнику на новом месте. И по необходимости выдать справку. И только представьте как бы эта ситуация была усложнена, если бы нужно было найти договор среди огромного количества документов.

Вести журнал учета трудовых договоров нужно очень внимательно. В случае, если обнаружится факт неправильного ведения, то его можно досрочно закрыть и завести новый, указав при этом причину досрочного прекращения. Законодательно это не будет нарушением.


Как хранить документы в кадровой службе


Подписка


Журнал регистрации трудовых договоров: сроки хранения

Дело в том, что любой документ на предприятии имеет свой срок хранения в соответствии с установленным законодательством сроком. Все зависит от типа документа и важности его для организации.

Трудовой договор важный документ и относится к документам личного состава, поэтому они должны храниться в течение 75 лет, либо до момента ликвидации организации. Хотя, даже в таких случаях документы могут быть переданы в государственный архив на хранение. Однако, стоит отметить, что срок хранения может быть изменен еще и с помощью ведомственного нормативного акта.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Журнал может вестись как в бумажном варианте, так и электронном. В случае несоответствия, предпочтение отдается бумажному варианту.

Так как законодательно предусмотрено только ведение журнала по учету трудовых книжек, то журнал по учету трудовых договоров может вестись на усмотрение кадровиков организации в произвольной форме. Прошивать и пломбировать журнал необходимо перед самой сдачей в архив на хранение. Так как сами трудовые договоры должны храниться 75 лет, то и журнал, соответственно, тоже.

Оформление любой документации на предприятии носит очень важный характер и необходимо не забывать об этом. Правильный учет и хранение может обеспечить быстрый доступ и позволит избежать многих неловких ситуаций в случае конфликта с работником. 


Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Журнал регистрации трудовых договоров (бланк).doc
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
Доступно только подписчикам
  • Журнал регистрации трудовых договоров (образец).doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации .doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок