Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Срок хранения штатного расписания

15 октября 2019
4878
Средний балл: 0 из 5

Сроки хранения штатного расписания закреплены на законодательном уровне, однако в некоторых случаях могут быть скорректированы решением руководства. О том, каких сроков придерживаться, читайте в материале статьи.

Скачайте документы по теме:

Хранение штатного расписания: что важно знать кадровику

Штатное расписание служит, в первую очередь, для того, чтобы систематизировать внутреннюю структуру и составить штат работников на каждом учреждении. В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест. 

Работодатель вправе самостоятельно выбрать форму штатного расписания. Можно использовать унифицированную форму № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или разработать свою собственную форму (ст. 7, 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Читайте актуальный материал по теме в журнале «Кадровое дело»

Преимущество унифицированной формы № Т-3 в том, что законодатель учел все требования, а уполномоченные органы разъяснили порядок, как заполнять форму. Далее – только об унифицированной форме № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Пример заполнения штатного расписания по форме № Т-3

Так как закон в прямом смысле не установил конкретные порядки ведения, учета и хранения штатного расписания, работодатель, в том числе индивидуальный предприниматель, должен лично контролировать данные моменты и подписывать распоряжения, где будут указываться правила и порядки, которые должен соблюдать сотрудник, выступающий в качестве ответственного за хранение расписания лица.

Штатное расписание не требуется издавать каждый год. Соответственно, хранить документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени.

В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника. Штатное расписание необходимо хранить в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель. Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо. На рабочие столы расписание сотрудники имеют право выкладывать лишь в течение рабочего дня, а после его завершения бланк вновь помещается в сейф.

Если штатное расписание находится на электронном носителе или в цифровом виде на компьютере ответственного работника, информация должна быть надежно защищена от хищения или случайного удаления. Порядок хранения штатного расписания на электронном носителе целесообразно закрепить в локальном акте. Например, Положение о работе с персональными данными.

Конструктор документов в «Системе Кадры» в два клика сформирует готовое Положение о работе с персданными и многие другие кадровые документы 

Срок хранения штатного расписания

Воспользоваться сейчас

Срок хранения штатного расписания в организации

Штатное расписание и все изменения к нему храните постоянно в организации, где такие документы разработали и утвердили. Если указанные документы также храните в других организациях, то их срок хранения там составляет три года (п. 71 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Таблица. Сроки хранения документов в организации

Внимание! Кроме того, проект штатного расписания также имеет свой срок хранения. Составляет он пять лет. В течение такого же времени нужно хранить документы, которые связаны с разработкой и изменением этого документа, например, справки, предложения или заключения. А если в ходе подготовки и изменения штатного расписания возникла переписка, то ее нужно хранить три года после утверждения. Об этом сказано в пунктах 72, 73 раздела 1.2 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Кого можно назначать ответственным за хранение штатного расписания в организации

Обычно, на предприятиях ответственным лицом, которому поручается хранение важных внутренних документов, назначаются работники отдела кадров или бухгалтерии. Когда срок использования бланка истек, за него уже несут ответственность работника архивного отдела, куда бланки помещаются на длительное хранение.

В редких случаях, если речь идет о небольших организациях, где трудится десяток-два работников, в качестве ответственного лица можно назначать секретаря руководителя, но такому человеку, чаще всего, довольно сложно осуществлять свои прямые обязанности и одновременно следить за ведением и хранением бланков документации, относящихся к непосредственной сфере деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.

Ответственное лицо назначается непосредственным руководителем путем издания соответствующего приказа, где прописывается личная информация о работнике (фамилия, имя, отчество), указывается должность и уточняется, кто может выполнять его функции на время отсутствия по отпуску или временной утрате трудоспособности.

Вывод

Сроки хранения штатного расписания зависит от места хранения документа. Штатное расписание и все изменения к нему храните постоянно в организации, где такие документы разработали и утвердили. Если указанные документы также храните в других организациях, то их срок хранения там составляет три года.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Форма № Т-3. Штатное расписание .xls
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (образец).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок