Cрок хранения документов по заработной плате

915
Любую документацию необходимо хранить на предприятии и в зависимости от ее вида и важности регулируются сроки ее сохранения. В этой статье мы узнаем, каким образом следует хранить документы, срок хранения документов по заработной плате, нужно ли сдавать в архив документацию такого рода и кто будет нести за нее ответственность.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каков срок хранения документов по заработной плате в 2017 году;
  • каким образом вести учет документов по заработной плате;
  • сколько нужно хранить документы по заработной плате;
  • кто несет ответственность за хранение документов о заработной плате. 

Сколько храненить документы по заработной плате

В любой организации ежедневно оформляется множество документов. От правильности их оформления зависит, будет ли ваша организация нормально продолжать свою деятельность или она будет решать вопросы, связанные с претензиями со стороны сотрудников, либо инспекций. Но, как оказалось, это не единственная причина, по которой у любой организации могут возникнуть проблемы.

Есть еще одна немаловажная деталь — это хранение оформленных документов. Ведь каждый документ имеет свой срок хранения и важно его знать и соблюдать.  Не все типы документов подвергаются длительному хранению или хранению вообще. Например, работники ежемесячно получают заработную плату за свой труд, но все ли знают, что делать с документами по выплатам уже после ее выдачи, нужно ли ее хранить и сколько времени это следует делать.


Как оформить удержания из зарплаты по исполнительным документам


Хранение и учет документов по заработной плате

В каждой организации есть необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы. В случае, если организация небольшая, вопросами кадровой документации занимается бухгалтерия, а не кадровая служба.

Cрок хранения документов по заработной плате


Как хранить документы в кадровой службе


Что касается заработной платы, то процесс ее расчета осуществляется в несколько этапов:

  • анализ информации в первичных документах по учету и оплате труда, составленных по унифицированной форме;
  • расчет всех выплат и пособий сотрудникам по разным типам договора с организацией;
  • расчет и удержание НДФЛ согласно законодательству;
  • начисление страховых взносов, удержанных с начисленных сумм оплаты труда;
  • оформление документов на выплату заработной платы.

Итак, каким образом правильно вести учет документации по заработной плате, и какие документы необходимо подшивать для отправки в архив. На деле, после каждой выданной зарплаты мы имеем на руках расчетную ведомость. В дальнейшем вам нужно будет не просто знать, какую сумму получил каждый сотрудник в определенный период времени, но обосновать каждую цифру в ней.


Как выявить документы с истекшим сроком хранения


Для этого вам потребуются еще и табели, копии приказов на отпуск по расчетным листам, больничные, командировочные — все документы, которые необходимы для расчета и начисления ежемесячной зарплаты. В некоторых случаях эти документы подшиваются по датам. Зачастую, подобные документы оформляются согласно внутреннему регламенту и документации, для удобства пользования и быстрого их нахождения при необходимости.

Важно, помнить, что именно руководитель несет ответственность за сохранность и архивное хранение документации, в том числе о заработной плате. Он может назначить кого-нибудь ответственным по этим вопросам и это упростит процесс, но это не снижает степень ответственности.

Место хранения документации определяется самой организацией. В небольших компаниях она хранится в помещениях офисов. Большие организации могут себе позволить завести отдельное посещение для архивного хранения и даже нанять соответствующих людей для работы в нем.


Опломбируем кадровые документы


Cроки хранения документов по заработной плате

В соответствии с законодательством, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Поскольку именно они считаются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. И их значение не стоит недооценивать.

Более того, многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате хранятся порядка 75 лет, либо постоянно. Особенно важны сведения о заработной плате. Их важность определяется тем, что при оформлении пенсии гражданам, работавшим в этой организации, нужно будет предоставить именно документы о заработной плате, помимо всего прочего.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Документы должны храниться должным образом в архиве. После, они должны быть переданы в государственный архив, в случае прекращения деятельности предприятия к тому времени.

После того, как срок хранения документов истечет, руководителю необходимо издать приказ об утилизации перечня архивных документов. После чего они будут уничтожены.

Стоит помнить, что согласно законодательству, в случае недобросовестного ведения и сохранности кадровых документов, организацию будет ждать административная, а то и уголовная ответственность. 


12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (бланк).doc
  • Положение об оплате труда (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (образец).doc
  • Положение об оплате труда (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль