Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Cрок хранения документов по заработной плате

19 октября 2016
1850
Средний балл: 0 из 5

Любую документацию необходимо хранить на предприятии и в зависимости от ее вида и важности регулируются сроки ее сохранения. В этой статье мы узнаем, каким образом следует хранить документы, срок хранения документов по заработной плате, нужно ли сдавать в архив документацию такого рода и кто будет нести за нее ответственность.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каков срок хранения документов по заработной плате в 2017 году;
  • каким образом вести учет документов по заработной плате;
  • сколько нужно хранить документы по заработной плате;
  • кто несет ответственность за хранение документов о заработной плате. 

Сколько храненить документы по заработной плате

В любой организации ежедневно оформляется множество документов. От правильности их оформления зависит, будет ли ваша организация нормально продолжать свою деятельность или она будет решать вопросы, связанные с претензиями со стороны сотрудников, либо инспекций. Но, как оказалось, это не единственная причина, по которой у любой организации могут возникнуть проблемы.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Есть еще одна немаловажная деталь — это хранение оформленных документов. Ведь каждый документ имеет свой срок хранения и важно его знать и соблюдать.  Не все типы документов подвергаются длительному хранению или хранению вообще. Например, работники ежемесячно получают заработную плату за свой труд, но все ли знают, что делать с документами по выплатам уже после ее выдачи, нужно ли ее хранить и сколько времени это следует делать.


Как оформить удержания из зарплаты по исполнительным документам


Хранение и учет документов по заработной плате

В каждой организации есть необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы. В случае, если организация небольшая, вопросами кадровой документации занимается бухгалтерия, а не кадровая служба.

Cрок хранения документов по заработной плате


Как хранить документы в кадровой службе


Что касается заработной платы, то процесс ее расчета осуществляется в несколько этапов:

  • анализ информации в первичных документах по учету и оплате труда, составленных по унифицированной форме;
  • расчет всех выплат и пособий сотрудникам по разным типам договора с организацией;
  • расчет и удержание НДФЛ согласно законодательству;
  • начисление страховых взносов, удержанных с начисленных сумм оплаты труда;
  • оформление документов на выплату заработной платы.

Итак, каким образом правильно вести учет документации по заработной плате, и какие документы необходимо подшивать для отправки в архив. На деле, после каждой выданной зарплаты мы имеем на руках расчетную ведомость. В дальнейшем вам нужно будет не просто знать, какую сумму получил каждый сотрудник в определенный период времени, но обосновать каждую цифру в ней.


Как выявить документы с истекшим сроком хранения


Для этого вам потребуются еще и табели, копии приказов на отпуск по расчетным листам, больничные, командировочные — все документы, которые необходимы для расчета и начисления ежемесячной зарплаты. В некоторых случаях эти документы подшиваются по датам. Зачастую, подобные документы оформляются согласно внутреннему регламенту и документации, для удобства пользования и быстрого их нахождения при необходимости.

Важно, помнить, что именно руководитель несет ответственность за сохранность и архивное хранение документации, в том числе о заработной плате. Он может назначить кого-нибудь ответственным по этим вопросам и это упростит процесс, но это не снижает степень ответственности.

Место хранения документации определяется самой организацией. В небольших компаниях она хранится в помещениях офисов. Большие организации могут себе позволить завести отдельное посещение для архивного хранения и даже нанять соответствующих людей для работы в нем.


Опломбируем кадровые документы


Cроки хранения документов по заработной плате

В соответствии с законодательством, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Поскольку именно они считаются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. И их значение не стоит недооценивать.

Более того, многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате хранятся порядка 75 лет, либо постоянно. Особенно важны сведения о заработной плате. Их важность определяется тем, что при оформлении пенсии гражданам, работавшим в этой организации, нужно будет предоставить именно документы о заработной плате, помимо всего прочего.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Документы должны храниться должным образом в архиве. После, они должны быть переданы в государственный архив, в случае прекращения деятельности предприятия к тому времени.

После того, как срок хранения документов истечет, руководителю необходимо издать приказ об утилизации перечня архивных документов. После чего они будут уничтожены.

Стоит помнить, что согласно законодательству, в случае недобросовестного ведения и сохранности кадровых документов, организацию будет ждать административная, а то и уголовная ответственность. 


12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (бланк).doc
  • Положение об оплате труда (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (образец).doc
  • Положение об оплате труда (образец).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок