Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Хранение персональных данных

  • 2 февраля 2019
  • 4061
  • Средний балл: 0 из 5

При приеме на работу работодатель запрашивает у сотрудника сведения конфиденциального характера. Узнайте, как обеспечить надежную защиту, чтобы избежать штрафов и административного наказания.


Скачайте документы по теме:

Положение о порядке хранения и защиты персданныхЕсли нужно исключить штраф по ч. 3 ст. 13.11 КоАП

Положение о работе с персданнымиИспользуйте сразу в работе!


Какая информация попадает под требования хранения персональных данных

Хранение персональных данных должно осуществляться в порядке, установленном законодательством. Сохранности информации конфиденциального характера уделяют особое внимание. Законодатель ужесточил наказание для работодателей, не соблюдающих установленный порядок хранения и защиты персданных.

Принимая сотрудников на работу, проводится запрос сведений конфиденциального характера, которые требуются для соблюдения трудового, бухгалтерского, налогового законодательства. Работодатель становится оператором, обеспечивающим обработку и хранение персональных данных в организации в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года под № 152-ФЗ «О персональных данных». Это обязывает соблюдать правила хранения персональных данных.

Сохранность персональных данных обеспечивают любой информации, которая относится к конфиденциальной, прямо или косвенно касается физического лица, это установлено статьей третьей Федерального закона № 152-Ф3 от 27 июля 2006 года.

К данным общего характера относятся:

  1. Ф.И.О.
  2. Дате, месте рождения.
  3. Домашнем адресе.
  4. Уровне образования.
  5. Полученной профессии.
  6. Фактах биографии.
  7. Финансовом положении.
  8. Службе в армии.
  9. Судимости.
  10. Семейном положении.
  11. Наличии детей.
  12. Родственных связях и прочих сведениях, позволяющих так или иначе идентифицировать определенного человека.

В Законе о персданных упоминается и специальная информация конфиденциального характера. К ней относится расовая, национальная принадлежность субъекта, философские убеждения, интимная жизнь, состояние здоровья и так далее. По общему правилу работодатель не вправе запрашивать и обрабатывать такие сведения. К исключениям относятся случаи, которые предусмотрены ч. 2 ст. 10 Закона о персданных.

Обработка и хранение персональных данных биометрического вида, которые характеризуют биологические особенности человека, проводятся только после получения письменного согласия субъекта таких данных. К исключениям относятся случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персданных.

Работодатель вправе требовать предоставить только сведения, которые нужны для трудового процесса. Например, информация об имущественном, социальном статусе гражданина не имеет ни малейшего отношения к трудовым процессам субъекта.

Нужные для работы сведения содержатся в трудовой книжке, в документе, удостоверяющем личность, в личных карточках и так далее. Это информация конфиденциального характера требуется для составления трудового договора, оформления иных документов при трудоустройстве.

★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как организовать обработку персданных. Из статьи вы узнаете, какая информация относится к общедоступной, как получить разрешение от сотрудника на обработку и как уведомить Роскомнадзор.

Где хранятся персональные данные, находящиеся в компьютерной базе

Порядок хранения персональных данных, находящихся в компьютерной базе, закрепляют в Положении.

Высокий риск доступа к информации конфиденциального характера заставляют принимать повышенное количество мер для ее защиты. Организация вправе ввести систему паролей и менять их с определенной периодичностью. Доступ к компьютерам, где хранятся индивидуальные сведения сотрудников, ограничивают. В запирающиеся шкафы или сейфы помещают дискеты, диски с носителями данных конфиденциального характера.

Персданные обрабатывают в соответствии с п. 8−16 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1.11.2012 года под № 1119.

Организации вправе обеспечивать защиту персданных как самостоятельно, так и привлекая сторонние специализированные организации, имеющие лицензию по защите конфиденциальной информации. Такие разъяснения представлены в п. 17 Требований.

★ Узнайте в журнале «Кадровое дело», за какие ошибки при работе с персданными компании могут начислить крупные штрафы

Подписка


Как осуществляется обработка и хранение персональных данных в организации

О том, как хранить персональные данные, заботится работодатель за счет своих средств. Это установлено п. 7 ст. 86 ТК РФ. В организации обязаны обеспечить защиту данных от несанкционированного использования или от утраты.

Хранение персональных данных работников: пошаговая инструкция

Шаг первый

Издать локальный нормативный акт. Положение о персданных будет регулировать хранение персональных данных работника, порядок обработки и использования. С документом знакомят всех сотрудников под подпись. Сделать это надо до момента подписания трудового договора на основании статьи 68 ТК РФ. При отсутствии подписи в дальнейшем невозможно будет доказать, что работник ознакомлен с локальным нормативным актом.

Хранение персональных данных

Смотреть пример

Шаг второй

Утвердить положение о персданных приказом руководителя. В случае проверки ГИТ могут запросить этот документ, чтобы проверить факт ознакомления с ним работников. При нарушении требований законодательства работодателя вправе привлечь к ответственности в соответствии с частью первой 5.27 КоАП РФ. При повторном нарушении ответственность наступает согласно части второй статьи 5.27 КоАП РФ.

Шаг третий

Работодатель утверждает документы, которые содержат перечень персданных. В документ включают все сведения, которые работник письменно сообщил о себе при поступлении на работу, а также те, которые используют в дальнейшем при оформлении соответствующей кадровой документации. В перечне указывают и документы, содержащие сведения о сотрудниках, которые в дальнейшем организация обязана предоставить в различные государственные органы (в налоговую и в трудовую инспекции, в органы статистики и так далее).

Шаг четвертый

Работодатель обязан приказом назначить ответственных лиц за работу с персданными, а также ответственных за обеспечение их безопасности. Такими сотрудниками могут стать конкретные лица или подразделения, например, отдел кадров, кадровик. Приказ доводят до сведения всех ответственных лиц под подпись.

Шаг пятый

Для проверяющих ГИТ следует подготовить:

  • заявления работников о согласии на обработку персданных;
  • журналы учета таких сведений, их выдачи и передачи третьим лицам и представителям различных организаций, госорганам;
  • журнал проверок наличия всех документов, содержащих персданные работника.

Шаг шестой

Приказом руководителя установить полный перечень мест хранения документации, которая относится к носителю конфиденциальной информации. Подготовить полный перечень мер, необходимых для обеспечения полной сохранности персданных, порядок их принятия. Всю информацию помещают в специальные запирающиеся шкафы или в сейфы, к которым имеют доступ только назначенные ответственные лица.

★ Узнайте в «Системе Кадры», как организовать защиту персональных данных сотрудников в организации. Из статьи вы узнаете о порядке обработки и хранения информации конфиденциального характера, о методах обеспечения защиты.

Каковы штрафы, если нарушены правила хранения персональных данных

Если нарушено хранение персональных данных сотрудников, работодателю, ответственным лицам грозит дисциплинарная, материальная, административная или уголовная ответственность (на основании ст. 90 ТК РФ, ч. 1 ст. 24 Закона от 27 июля 2006 года под № 152-ФЗ).

К дисциплинарной ответственности привлекают только тех сотрудников, которые приняли на себя обязательства соблюдать все правила работы с персданными и допустили нарушение (с учетом ст. 192 ТК РФ).

Материальная ответственность предусматривается, если в связи с нарушением правил работы с данными конфиденциального характера организации причинен прямой действительный ущерб (на основании ст. 238 ТК РФ).

★ Эксперт «Системы Кадры» подробно расскажет, какая ответственность грозит организации и ее должностным лицам за нарушения в работе с персданными. В статье вы найдете размер штрафов и инструкцию, как избежать ответственности.

Вывод

Хранение персональных данных должно осуществляться в порядке, установленном законодательством. Сохранности информации конфиденциального характера уделяют особое внимание. Законодатель ужесточил наказание для работодателей, не соблюдающих установленный порядок хранения и защиты персданных. Работодателю можно порекомендовать проверить всю документацию, которая касается персданных. От работников должно быть получено письменное согласие на обработку, хранение и передачу таких сведений.

logo
×
    Зарегистрируйтесь

    Пожалуйста, войдите на сайт.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
    Пройдите бесплатную регистрацию и получите доступ к контенту

    «Кадровое дело» — авторитетный профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.
    После регистрации вы сможете:
  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями
  • Бесплатно участвовать в тематических вебинарах и т.д.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок