Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Сроки хранения личных дел работников

9 февраля 2019
7118
Средний балл: 0 из 5

Какие сроки хранение личных дел установлены нормативными актами и от чего зависит срок, расскажем в статье. Скачайте образцы документов и полезные таблицы со сроками хранения.


Шпаргалка в помощь:

Сроки хранения кадровых документов в организации (таблица)Если уничтожите бумаги раньше, организации грозят штрафы и доначисления


Чем определяется срок хранения личных дел сотрудников

Деятельность организаций всех форм собственности сопровождается и подтверждается документами. Кадровый учет ведут все предприятия, где используется наемный труд, подтверждаемый трудовыми договорами.

Документы по личному составу подшиваются в именную папку — «Личное дело».

Закон обязывает вести личные дела только в отношении военнослужащих и сотрудников, состоящих на государственной и муниципальной службе.

Коммерческие предприятия вправе сами решать, будут ли личные дела включены в кадровую политику организации. Личное дело — удобная форма кадрового учета, ее используют почти все предприятия, независимо от формы собственности.

Личное дело создается при трудоустройстве нового сотрудника. Впоследствии личное дело пополняется документами, которые сопровождают трудовую деятельность работника в компании.

После того, как трудовой договор с работником расторгнут, работодатель обязан хранить его личное дело. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, зависит от:

  • даты окончания производства по делу,
  • того, относится ли должность работника к категории «руководитель».

Например, срок хранения личного дела руководителя организации не имеет давности. Досье руководителей, независимо от формы собственности возглавляемых ими предприятий, хранятся постоянно. 

Нормативно-правовая база

Срок хранения кадровых документов определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее — Перечень №558. Регламент утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. 

★ На все вопросы, касающиеся формирования, ведения и хранения личных дел сотрудников вам ответят эксперты «Системы Кадры». Узнайте о том, из каких документов формируется личное дело и как не получить крупный штраф. 

Подписка


Текущее хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

До того, как сотрудник будет уволен, его личное дело находится «в работе». В папку подшиваются все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, в том числе:

  • медицинские заключения и справки, подтверждающие факт прохождения обязательных осмотров;
  • дополнительные соглашения;
  • заявления и объяснительные записки;
  • служебные и докладные записки от непосредственного руководителя;
  • копии приказов о награждениях, переводах и перемещениях;
  • материалы оценочных и аттестационных мероприятий;
  • акты приема-передачи личных дел служащих, переводимых на другую работу и пр.

Руководитель обязан не только организовать хранение личных дел сотрудников в отделе кадров, но и обеспечить сохранность документов. 

Что говорит закон об оперативном хранении личных дел

Оперативное хранение личных дел осуществляется в соответствии требованиями, которые установлены:

  • ФЗ 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  • Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Росархива от 06.02.2002.

Как хранить документы в кадровой службе?

Срок хранения личных дел работников
Н. Ковязиназаместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России.
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ). Меры ответственности — предупреждение или административный штраф в размере: от 100 до…

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Как хранить личные дела уволенных сотрудников, работодатель определяет сам в соответствии с требованиями законодательства и устанавливает регламент внутренним нормативным актом. После ухода работника его личное дело передается для дальнейшего хранения в архив предприятия.

Личные дела уволенных сотрудников имеют личные сроки хранения. Сроки определяют по Перечню № 558 и обязательно указывают на обложке досье. Оно, хоть и формируется из разных документов, классифицируется как одна единица хранения. В общем случае все бумаги, подшитые в папку, имеют единый срок хранения.

Если архивного подразделения в организации нет, первое время хранение личных дел уволенных сотрудников продолжает кадровая служба. Сотрудники службы подготавливают дела и передают их в государственный или муниципальный архив.

В таблице показано, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в соответствии со строкой 656 Перечня № 558. 

Таблица. Срок хранения личных дел уволенных работников 

Личные дела

Законченные делопроизводством до 1 января 2003 года

Законченные делопроизводством после 1 января 2003 года

Сотрудники

Скомплектованные в органах государственной, муниципальной властей и организациях-источниках комплектования госархивов

75 лет со дня создания (утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)

50 лет со дня создания (утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)

Скомплектованные в государственных и муниципальных архивах, переданные на хранение из ликвидированных организаций всех форм собственности

75 лет с даты поступления

(утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)

50 лет с даты поступления

(утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)

Сформированные в иных организациях

75 лет с даты создания

50 лет с даты создания

Руководители

Скомплектованные в организациях всех форм собственности

Постоянно

Постоянно

Важно! Личные дела, сформированные в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся 75 лет. Независимо от даты создания.

С какого момента исчисляется срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Отсчет срока хранения личных дел работников, уволенных из организации, начинается с 1 января года, следующего за тем, когда дело было закрыто.

Если сотрудник был уволен в 2018 году, исчисление срока хранения дела начните с 1 января 2019 года. Независимо от того, в каком месяце был расторгнут трудовой договор. 

Какие документы личного дела имеют постоянный срок хранения

Перечнем № 558 оговорен ряд документов, имеющих постоянный срок хранения, несмотря на то, что подшиты в папки, имеющие срок хранения 50 или 75 лет. В таблице приведены документы, включаемые в личные дела рядовых государственных гражданских и муниципальных служащих, имеющие постоянный срок хранения. 

Таблица. Документы, которые хранятся постоянно 

№ строки Перечня №558

Наименование документов

670

Протоколы заседаний конкурсных комиссий, рассматривающих вопрос замещения или избрания на должность, включения в кадровый резерв, а также прилагаемые к ним справки, характеристики и пр.

678

Протоколы заседаний комиссий по урегулированию конфликтных ситуаций или по вопросам соблюдения требований к служебному поведению

680

Объяснительные и служебные записки, протоколы и заявления о фактах склонения служащего к нарушению антикоррупционного законодательства

682

Объяснительные и служебные записки, заключения о служебных проверках

735

Представления, характеристики, протоколы о представлении к награждению — государственным и ведомственным премиям, званиям, наградам

Важно! Оценочные листы, анкеты, вопросники и тесты, которыми определялась профессиональная компетенция сотрудника, имеют постоянный срок хранения (стр. 701 Перечня).

Вывод

Срок хранения личных дел работников зависит от даты окончания дела и уровня должности. Ряд документов, включаемых в личное дело с ограниченным сроком хранения, должны храниться постоянно.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Нужна регистрация для доступа к сервису

Сервис доступен только подписчикам журнала «Кадровое дело» и постоянным посетителям сайта kdelo.ru. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Включить доступ к сервису
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок