Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Срок хранения должностных инструкций

19 октября 2016
405
Средний балл: 0 из 5

Любые трудовые отношения между работодателем и наемным сотрудником регламентируются государственными и локальными документами, издаваемыми правительством и непосредственным начальником. Ко вторым относятся приказы, должностные инструкции и распоряжения, которые должны быть учтены в журналах регистраций. С основными нюансами хранения и учета данных документов мы и разберемся в представленной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • каковы процедуры хранения и учета должностных инструкций;
  • какие сроки хранения должностных инструкций;
  • как оформить должностные инструкции во время хранения;
  • как правильно регистрировать должностные инструкции в журнале.

Хранение и учет должностных инструкций

Должностные инструкции являются документом, в котором прописываются все права и обязанности отдельно взятого работника. Инструкции предоставляются к ознакомлению будущему работнику перед непосредственным поступлением на работу, и прописанные в них пункты обязательны к соблюдению. Нарушение данных правил карается дисциплинарной ответственностью и работник, ставя свою подпись в ознакомительном бланке, соглашается четко следовать установленным в инструкции правилам.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью


Как выявить документы с истекшим сроком хранения


Министерством труда Российской Федерации каждый год разрабатываются порядки, которым необходимо следовать при составлении и хранении должностных инструкций. Оригиналы бланков должны храниться в кадровом отделе, и за их учет назначается ответственный сотрудник. С оригиналов инструкций снимаются копии, которые выдаются на руки каждому работнику, и подчиненные обязаны их всегда держать под рукой в столе, дабы при возникновении спорной ситуации имелась возможность обратиться к содержанию документа и регламентировать собственное решение, основываясь на пунктах бланка.

Учет должностных инструкций начинается с их регистрации в специальном журнале, где указывается название документа, дата его составления и порядковый номер. Порядковые номера присваиваются подписанным начальником документам согласно текущего года, и должны иметь как буквенное, так и цифровое обозначение.


Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения


Сроки хранения должностных инструкций

Трудовым Кодексом Российской Федерации или любым другим государственным законодательным актом не установлены граничные сроки хранения должностных инструкций. Если имеется нужда провести какие-либо замены, то необходимо составить новый документ, а старый хранить определенное время (3 года), так как инструкции относятся к локальным актам, после чего устаревшие образцы и бланки отправляются на утилизацию.

В целом, можно обобщить, что срок действия должностных инструкций ограничивается их полезностью и актуальностью. Если Правительство РФ регламентирует какой-либо новый порядок осуществления трудовых отношений с отдельно взятым работником или структурным подразделением, то локальные акты необходимо «подгонять» под новые порядки. Соответственно, более не актуальные документы юридической силы уже иметь не будут.


Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения


Как оформить должностные инструкции во время хранения?

Кадровые специалисты предприятий могут сами определять порядки, по которым должностные инструкции будут храниться. Получив разрешение у непосредственного руководителя, документы можно помещать в одну папку или рассортировать их по разным папкам, в зависимости от отношения к определенному структурному подразделению. Чаще всего, ответственные лица выбирают метод хранения в одном месте, так как всегда можно получить доступ ко всем документам сразу, и не придется просматривать большое количество бумажных кип.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


На титульной странице папки можно отметить регистрационные номера должностных инструкций (с… и по…) и отметить дату составления. Бумажный носитель скрепляется нитками и помещается в сейф на хранение. С поступлением на работу нового сотрудника кадровый специалист предоставляет ему доступ к должностным инструкциям, после чего человек должен поставить свою подпись в ознакомительном листе, что учел и согласен исполнять правила и внутренние порядки учреждения.

Срок хранения должностных инструкций


Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников


Как правильно регистрировать должностные инструкции в журнале?

В целом, должностные инструкции могут регистрироваться в журнале внутренней корреспонденции и для них не обязательно заводить отдельный учетный регистр. Но некоторые кадровые специалисты, занятые в компаниях с большим штатом, предпочитают создавать для подобных бланков отдельные журналы, рассортировывая должностные инструкции по годам или в алфавитном порядке – по фамилиям.

Должностная инструкция регистрируется в день подписания и утверждения начальником. Ответственное лицо присваивает документу порядковый номер (по дате составления и очередности), указывает его в журнале и выдает на руки представителю кадрового отдела, который уже в дальнейшем копирует с оригинала инструкции столько копий, сколько необходимо для ознакомления с сотрудниками. 


Опломбируем кадровые документы


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
  • Опись электронных документов постоянного хранения.xls
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации.doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок