Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Сроки хранения электронных документов

17 октября 2016
3581
Средний балл: 0 из 5

Законодательство возлагает на организации обязанность по обеспечению сохранности документов в течение сроков их хранения, а также по обеспечению безопасных условий хранения документации по бухгалтерскому учету, включая защиту этих документов от изменений. В настоящее время значительная часть документации создается, обрабатывается, передается и хранится в электронном виде.

Ниже мы рассмотрим вопросы хранения электронных документов, в том числе:

  • что такое электронный документ;
  • особенности хранения электронных документов;
  • сроки хранения электронных документов.

Сроки хранения электронных документов

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Что такое электронный документ?

Переход от бумажного документооборота к электронному — одна из основных тенденций современного делового мира. В основу электронного документооборота положен электронный документ, который отличается от традиционного бумажного документа рядом новых свойств и особенностей.


Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения


Современное законодательство содержит несколько определений термина «электронный документ». Чтобы не запутывать читателя, мы не будем приводить многочисленные и порой не связанные между собой формулировки этого понятия. Остановимся на наиболее свежем определении, содержащемся в Федеральном законе от 6.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно нему, электронный документ — это информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью. Такой документ равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.


Как ввести электронную систему доступа


Обратите внимание, что документ без электронной цифровой подписи (ЭЦП) не может считаться электронным документом. Обязательное наличие ЭЦП как атрибута электронного документа указывается также в стандарте Р 50.1.031-2001.

Впрочем, на практике под электронными документами обычно понимаются любые документы, представленные в электронной форме, независимо от наличия ЭЦП. Причем такое понимание электронного документа также закреплено в некоторых действующих нормативных правовых актах.

Таким образом, действующее законодательство не дает четкого и однозначного ответа на вопрос, что же считается электронным документом.


Как хранить документы в кадровой службе


Подписка


Особенности хранения электронных документов

Несмотря на пока еще имеющиеся пробелы в законодательстве, уже во многих правовых актах обращают внимание на возможность существования не только бумажной, но и электронной документации. К примеру, различные нормативные акты регламентируют порядок и правила хранения документации при осуществлении хозяйственной деятельности. И если тип хранимого документа в более старых актах не упоминается, то недавно принятые законы уже содержат положения об электронных документах.

К примеру, новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526, устанавливают основные требования к организации хранения в архивах организаций электронных документов.


Электронный больничный: проверяем готовность к новому проекту ФСС России


В частности, данные правила определяют обязательные условия хранения электронных документов:

  • наличие в архиве организации не менее двух экземпляров электронных документов на разных физических устройствах;
  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, конвертации электронных документов, для контроля их состояния;
  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Как выявлять и уничтожать устаревшие документы


Правилами также предусматривается, что в случае изменения программных или аппаратных средств, компьютерных форматов, при повреждении носителей информации необходимо выполнить работу по конвертации файлов в новые форматы или переносу на новые носители.

Сроки хранения электронных документов

Согласно действующим нормативным актам, сроки хранения электронных документов устанавливаются в том же порядке, что и для документов на бумажных носителях. Однако в случае с электронными документами при этом также необходимо хранить средства, обеспечивающие их воспроизведение и проверку подлинности электронной подписи.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Например, статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывает хранить электронные документы и средства для их воспроизведения не менее пяти лет. При этом отсчет времени хранения начинается от года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Аналогичным образом, Налоговый кодекс РФ предписывает хранить документацию по налоговому учету в течение 4 лет. Это требование распространяется и на электронные документы.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Опись электронных документов постоянного хранения (бланк).xls
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Опись дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации (бланк).xls
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Нужна регистрация для доступа к сервису

Сервис доступен только подписчикам журнала «Кадровое дело» и постоянным посетителям сайта kdelo.ru. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Включить доступ к сервису
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок