text
Наслаждайтесь в августе! Скидка 30% на подписку | 8-(800)-222-15-37
Кадровое дело

Срок хранения заявлений на отпуск

  • 27 декабря 2017
  • 9683

Несмотря на непродолжительный срок хранения заявлений на отпуск, значение данного вида документов сложно переоценить. Расскажем, в каких случаях без них не обойтись, и рассмотрим порядок архивного хранения кадровой документации.

Заявление на предоставление отпуска — документ, с которым так или иначе приходилось сталкиваться каждому кадровику. Если работодатель со всей строгостью подходит к вопросам кадрового делопроизводства, без письменного заявления сотрудники не уходят даже в ежегодный оплачиваемый отпуск. Но в большинстве коммерческих организаций очередной отпуск «по расписанию» предоставляется на основании актуального графика, а заявление подается в отдел кадров лишь в исключительных случаях — например, если сотрудник хочет взять отпуск за свой счет в связи с особыми обстоятельствами или планирует уходить в «декрет». Чтобы избежать ошибок в оформлении процедуры, нужно четко знать, какого мнения во всех вышеперечисленных случаях придерживается закон.

Когда необходимо заявление на отпуск

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Если сотрудник уходит в ежегодный отпуск по графику, в котором указаны точные даты начала и завершения отпускного периода, никакие дополнительные заявления не нужны. Конечно, работодатель может закрепить требование о необходимости подачи такого заявления на локальном уровне. Но если работники отдыхают по заранее утвержденному расписанию, отсутствие письменного заявления не считается нарушением с точки зрения трудового законодательства. В нем возникает потребность, когда оплачиваемый отпуск предоставляется:

  • не по графику (переносится на другие дни или месяцы по личным или производственным причинам);
  • в соответствии с графиком, в котором не прописаны точные даты начала и окончания отпускного периода;
  • новому сотруднику, не внесенному в общий график.

Скачайте документы по теме:

Есть и другие ситуации, в которых без заявления не обойтись. Речь идет о предоставлении отдельных видов отпуска:

Важно: всегда оформляется в письменном виде просьба о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, если он совпал с декретным или пришелся на период временной нетрудоспособности сотрудника.

По общему правилу заявление подается за две недели до предполагаемой даты начала отпуска. При этом так называемые «отпускные» выплаты, если речь идет об оплачиваемом отдыхе, сотрудник должен получить минимум за три дня до его начала.

Если рассматривается непредвиденная, форс-мажорная ситуация, в связи с которой сотруднику срочно понадобилось освобождение от работы на несколько дней — например, болезнь или смерть родственника, необходимость ухода за ребенком-инвалидом и т.д. — двухнедельный срок позволено не соблюдать. В помощь кадровику — статьи «Как предоставить отпуск без сохранения зарплаты» и «Отпуск за свой счет: рассмотрим особенности». Вы узнаете, кому неоплачиваемый отпуск положен по закону и как его продолжительность влияет на отпускной стаж, а также нужно ли выплачивать пособие по временной нетрудоспособности, если до начала болезни сотрудник взял несколько дней отдыха «за свой счет».

Как оформить заявление на отпуск

Особых требований к оформлению отпускных заявлений законодатель не предъявляет. Следовательно, каждая организация может разработать собственный шаблон или же принимать к рассмотрению письменные обращения, составленные в произвольной форме (тем более что особой сложностью они, как правило, не отличаются и содержат всего 1-2 пункта). Например, типовое заявление о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска выглядит следующим образом:

Заявление сотрудника о ежегодном отпуске

А если освобождение от работы «за свой счет» потребовалось сотруднику в связи с семейными обстоятельствами, можно составить такой лаконичный документ:

Заявление сотрудника об отпуске без сохранения зарплаты

В наше время многие совмещают работу с получением профессионального образования, поэтому время от времени нуждаются в освобождении от производственных обязанностей  для посещения лекций или сдачи экзаменов в вузе. Такой отпуск называется учебным. Подробности — в заметке «Какие гарантии предусмотрены для сотрудника, который совмещает работу с обучением». В этом случае в заявление вписываются даты начала и окончания периода учебы, указанные в справке-вызове:

Заявление сотрудника о предоставлении учебного отпуска

Аналогичным образом оформляется письменная просьба об уходе в «декрет», которую беременная сотрудница за две недели до его начала подает в отдел кадров:

Заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по беременности и родам

Не секрет, что беременность дает работающей женщине право на определенные льготы. Если в коллективе есть женщины, ожидающие ребенка, рекомендуем ознакомиться со статьей «Что поменять в работе сотрудницы, которая сообщила о беременности».

Еще одна расхожая ситуация — прекращение трудовых отношений с сотрудником, не успевшим отгулять очередной ежегодный отпуск. Работодатель по закону обязан компенсировать неиспользованные отпускные дни одним из двух способов, предусмотренных ст.127 ТК РФ: в денежной форме либо через предоставление отпуска с последующим увольнением. Если работник выбирает второй способ, он должен изъявить свое желание в письменной форме:

Заявление сотрудника о предоставлении ежегодного отпуска с последующим увольнением

Как видно из примеров, все заявления  такого рода объединяет схожесть структуры и формулировок. Основная часть документа начинается с фразы «Прошу предоставить...» и дополняется кратким описанием просьбы. Сложившаяся практика требует указывать:

  • наименование документа и дату его составления;
  • название организации-работодателя;
  • сведения о должностном лице, к которому обращается заявитель, с указанием должности и ФИО;
  • сведения о заявителе с указанием должности, ФИО и структурного подразделения;
  • дату начала и окончания отпуска, а также его общую продолжительность в календарных днях.

К заявлениям на отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, как правило, применяется несколько иной подход — более строгий и формальный, поскольку речь идет не только о продолжительном отсутствии сотрудника на работе, но и о назначении денежного пособия. Можно ли получать одновременно зарплату и пособие по уходу за ребенком? Да, но только в некоторых случаях, о которых расскажет наш эксперт в статье «Пособие по уходу за ребенком плюс зарплата: когда это допускает закон».

В роли заявителя может выступить мать или отец ребенка, бабушка или дедушка, любой другой родственник, опекун, попечитель или другое лицо, планирующее осуществлять за фактический уход за малышом.

Справка

В заявлении указываются следующие сведения:

  1. название организации-работодателя;
  2. статус, подробные паспортные данные и адрес заявителя;
  3. дата начала «декрета» (и дата его окончания, если она известна заранее);
  4. дата составления документа;
  5. фамилия, имя, отчество и дата рождения ребенка;
  6. тип назначаемого пособия;
  7. реквизиты для выплаты пособия.

Заявление сотрудника на отпуск и пособие по уходу за ребенком

Важно: к заявлениям часто прилагаются документы, подтверждающие право работника на отпуск определенного типа — справка-вызов из вуза, свидетельство о смерти родственника или рождении ребенка, листок нетрудоспособности и т.д.

Подписка


Сроки хранения заявлений на отпуск

На законодательном уровне срок хранения заявления на отпуск в 2017 году закреплен «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010г.).

Согласно «Перечню», все заявления, включаемые в личное дело сотрудника, хранятся в течение 75 лет вместе с другими материалами дела. Личные дела отдельных категорий работников — руководителей компаний или специалистов, имеющих ученые степени, государственные звания, премии и награды, — подлежат постоянному хранению. Каждое дело сдается в архив вместе с описью содержимого: договоров, заявлений, справок, анкет.

Внутренняя опись личного дела сотрудника. Оформляется перед сдачей дел в архив

Но есть один нюанс. Дело в том, что заявления на ежегодный отпуск, независимо от времени его предоставления (по графику или нет), не подшиваются в личное дело сотрудника, поэтому хранятся всего лишь 5 лет — как и другие виды заявлений, справок и служебных записок, не включаемых в личные дела. Хранить в течение 75 лет положено лишь заявления на отпуск:

  • по уходу за ребенком;
  • без сохранения заработной платы;
  • предоставляемый лицам, работающим в тяжелых, вредных или опасных условиях.

Сколько хранятся заявления на отпуск, предоставленный в связи с учебой? Все те же пять лет, в отличие от заявлений об оплате учебных отпусков, которые работодатель может хранить и дольше — в течение всего времени, когда они могут понадобиться, но не менее 5 лет. Подробнее об архивном хранении кадровой документации читайте в статье «Правила и сроки хранения кадровых документов».

В статье «Как подготовить кадровые документы к передаче в архив» эксперт разъясняет порядок проведения экспертизы и рассказывает, как передать на хранение электронные документы. Советуем также прочесть статью «Как выявлять и уничтожать устаревшие документы», чтобы знать алгоритмы и способы уничтожения бумажных и электронных носителей с истекшими сроками хранения.

Справка

Где хранятся заявления на отпуск сотрудников

Безусловно, соблюдать срок хранения заявлений на отпуск работников необходимо. Но не менее важно соблюдать законодательные требования к условиям хранения кадровой документации. Обеспечение сохранности и возможности последующего использования документов по личному составу (как в текущей деятельности организации, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан) — прямая обязанность работодателя. Читайте об этом в статье «В компании нет архива. Что за это будет и как оперативно исправить ситуацию».

К сожалению, далеко не каждая компания в состоянии выделить отдельное специализированное помещение под архив и штатную единицу для его обслуживания. Поэтому работодатели нередко хранят документы, завершенные в делопроизводстве, в отделе кадров. Но сперва нужно убедиться, что помещение подходит для этой цели — оно должно быть сухим, неаварийным, пожаробезопасным, без доступа яркого солнечного света. Резкие колебания температуры и влажности в архивном помещении недопустимы, в противном случае документы придут в негодность задолго до истечения срока хранения.

Чтобы отделить архив от текущей документации, часть комнаты оборудуют сейфами или надежно запирающимися несгораемыми шкафами. Доступ посторонних лиц к содержимому архива строго ограничивается. Если нет возможности включить в штатное расписание должность архивариуса, его функции поручаются сотруднику отдела кадров, службы делопроизводства или любого другого структурного подразделения компании.

Возлагая на работника дополнительные обязанности в порядке совмещения, не выходите за рамки разумного. Статья «Совмещение должностей. Какие есть ограничения» содержит подробные ответы на самые популярные вопросы по теме: вы узнаете, можно ли совмещать больше двух должностей в одной организации, нужно ли вносить запись о совмещении в трудовую книжку работника, и почему нельзя совмещать одноименные должности.

После приема заявлений на отпуск и других документов в архив для хранения последующая их выдача возможна только по письменному запросу, в соответствии с действующим в компании регламентом! Если кому-либо из сотрудников компании понадобится заявление, факт его выдачи во временное пользование придется зарегистрировать в специальной книге или журнале.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить преимущества!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок