Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

14 октября 2016
2141
Средний балл: 0 из 5

Несмотря на широкое использование средств вычислительной техники и глобальной телекоммуникации, бумажные документы до сих пор составляют основу документооборота. Организация работы с бумажными документами, порядок их хранения, сроки хранения документов по номенклатуре дел, сроки предоставления отчетности в государственные органы — с этими и другими вопросами делопроизводства сталкиваются все организации.

В данной статье мы затронем следующие темы:

  • что такое номенклатура дел;
  • структура номенклатуры дел;
  • сроки хранения документов по номенклатуре дел.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Номенклатура дел

Прежде чем раскрыть понятие «номенклатура дел», сначала поясним, что понимается под термином «дело». Дело по-другому можно назвать подшивкой или просто папкой документов, поскольку это набор помещенных под одну обложку документов, которые относятся к одному вопросу или к общему участку деятельности.

Номенклатура дел — это специальный документ, в котором содержится систематизированный перечень наименований дел, используемых в организации. Кроме наименований отдельных дел в этом документе обязательно указывается срок хранения каждого дела. В общем случае номенклатура дел представляет собой таблицу, содержащую следующие графы: индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения, дополнительные пометки.


Как составить номенклатуру дел в кадровой службе


Составляется номенклатура дел путем классификации документов, образующихся в деятельности организации, после изучения их состава и содержания.

Номенклатура дел является многоцелевым документом. Перечислим ее основные функции. Номенклатура дел:

  • является основой для размещения и поиска документов по папкам;
  • задает единую индексацию документов и дел;
  • устанавливает сроки хранения документов;
  • является учетным документом для дел временного хранения (со сроком хранения до 10 лет);
  • используется как основа при составлении описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Подписка


Структура номенклатуры дел

При кажущейся простоте номенклатуры дел (всего лишь перечень документов) к ее составлению необходимо подойти ответственно. Нужно учитывать устав организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание. При составлении номенклатуры дел желательно опираться на ранее составленные номенклатуры, типовые и примерные номенклатуры, описи дел постоянного и временного хранения, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения и т.п.

Структурно номенклатура дел представляет собой таблицу, состоящую из пяти граф.


Какие бывают виды номенклатуры дел


В первой графе номенклатуры дел указывается индекс дела. По общепринятым правилам, индекс обозначается арабскими цифрами и состоит из двух частей: цифрового обозначения структурного подразделения либо направления деятельности (первая часть) и порядкового номера наименования дела в пределах данного подразделения (вторая часть).

Вторая графа номенклатуры содержит заголовок дела. Он должен точно отражать содержание и состав документов, составляющих дело. Обычно заголовок включает в себя все или некоторые из следующих элементов:

  • название вида дела (переписка, журнал и т.п.) или название вида документов (приказы, больничные листы и т.п.);
  • название корреспондента или адресата документов;
  • краткое содержание документов дела;
  • название местности, к которому относится содержание документов;
  • даты, к которым относится содержание дела;
  • отметка о копиях (т.е., подшиты оригиналы документов или их копии).

Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки


Чем точнее сформулированы заголовки дел, тем проще осуществлять поиск нужного документа. По этой причине не стоит делать заголовки неопределенными: название «разные материалы» мало поможет в поиске.

Третья графа заполняется в конце года и содержит количество единиц хранения (томов дел).


Как заполнить графу 4 номенклатуры дел


В четвертой графе записывается срок хранения дела. Если дело содержит документы с разными сроками хранения, то в номенклатуре указывается наибольший срок.

В пятой графе записываются различные примечания, например, о выделении дел на уничтожение или о хранении документов в электронном виде.


12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку


Сроки хранения документов по номенклатуре дел

При определении сроков хранения документов по номенклатуре дел необходимо использовать нормативные акты, устанавливающие сроки хранения. Примером такого акта может служить Приказ Минкульта РФ от 25.10.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Другими источниками для определения сроков хранения могут служить типовые и примерные номенклатуры.

Сроки хранения электронных документов должны соответствовать срокам хранения аналогичных бумажных документов.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Номенклатура дел (фрагмент) (бланк).doc
  • Опись дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации (бланк).xls
Доступно только подписчикам
  • Номенклатура дел (фрагмент) (образец).doc
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок