Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Сроки хранения приказов по личному составу

18 октября 2016
1479
Средний балл: 0 из 5

Приказы по личному составу, формируемые кадровой службой, имеют очень большое значение, так как содержат персональные данные и подтверждают трудовой стаж. Учитывая то, что ценность данных документов очень высокая, их необходимо хранить в таких условиях, которые будут гарантировать их защиту от вредного действия внешней среды и утраты. Приказы хранятся в строгом соответствии с принятой системой. А их сохранность должна обеспечиваться в течение всего срока хранения.

Из этой статьи вы узнаете:

  • сроки хранения приказов по личному составу;
  • особенности хранения приказов по личному составу;
  • как правильно регистрировать для хранения приказы по личному составу.

Сроки хранения приказов по личному составу

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Все документы, образующиеся в процессе труда компании, включая приказы по личному составу, должны быть сформированы в дела. Согласно первой части семнадцатой статьи закона № 125-ФЗ от двадцать второго октября 2004-го года «Об архивном деле в РФ», приказы по личному составу особо выделены, поэтому их сохранность, а также сроки хранения, должны соблюдать абсолютно все госорганы, компании, предприятия и лица, которые занимаются предпринимательской деятельностью.


Как выявить документы с истекшим сроком хранения


Сроки хранения приказов по личному составу

Согласно официальной классификации приказов, выделяют такие виды как по основной деятельности и по личному составу. Последние по срокам хранения разделяют на две группы – те, которые хранят семьдесят пять лет и те, которые хранят в течение пяти лет.

В течение семидесяти пяти лет нужно хранить: приказы о приеме, увольнении, переводе, поощрении, изменении анкетных данных. В течение пяти лет следует хранить приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.


Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников


Вышеуказанное разделение закреплено документом, который устанавливает сроки хранения (перечень документов, образующихся в процессе работы компании, с указанием сроков хранения М., 2000. 107 стр.). Признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста РФ от седьмого февраля 2002-го года N 07/1110-ЮД).

Особенности хранения приказов по личному составу

При организации хранения приказов, обязательно должен учитываться их социально-правовой характер, так как данные документы используют для удовлетворения запросов работников.

Выделяют такие стадии хранения как текущее хранение и архивное хранение. В том случае, если компания не имеет специального архива для хранения, то независимо от стадии хранения оно может осуществляться в службе кадров, что полностью разрешено действующим законом.


Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения


В вышеописанной ситуации в подразделении выделяют часть помещения для хранения документов, включая приказы, которые перешли в архив. Чтобы обеспечить сохранность и достоверность приказов, необходимо в обязательном порядке соблюдать режим хранения.

Для обеспечения режима хранения в помещении устанавливают специальные шкафы или сейфы, которые можно закрыть и опечатать. Документы необходимо размещать на полках согласно номенклатуре. Чтобы можно было легко найти любой приказ, на корешках проставляются индексы. Ключи от шкафов вместе с печатями и штампами нужно хранить в сейфе.

Места хранения в помещении кадровой службы нужно отделять от той части, где производится прием посетителей. В конце рабочего дня все документы нужно раскладывать по местам хранения, а шкафы запирать. Все черновики и испорченные бланки подлежат уничтожению. В конце делопроизводственного года в службе кадров должна осуществляться экспертиза ценности.


Опломбируем кадровые документы


Как правильно регистрировать приказы для хранения?

Приказы по личному составу должны регистрироваться в специальных учетных формах. Благодаря регистрации существенно упрощается процесс хранения и поиска.


Как хранить документы в кадровой службе


С целью регистрации нужно разработать специальные регистрационные книги. Для удобства использования в книгу можно включить графу «Отметка о выдачи копии приказа ». В графе отражают выполнение обязанности работодателя по выдаче копии документов, связанных с работой по заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня подачи заявления (согласно шестьдесят второй статье ТК РФ).

В большинстве случаев при регистрации приказов используют систему индексации. С целью разделения и упорядочивания документов, к порядковому номеру приказов добавляют буквенное обозначение, упрощающее поиск.


Личное дело


Нужно обязательно учитывать тот факт, что приказы с разными сроками хранения должны быть зарегистрированы отдельно. Кроме того, они должны иметь разные регистрационные индексы.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (образец).doc
  • Приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (бланк).doc
  • Приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени (бланк).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок