Сроки хранения табеля учета рабочего времени

441
Согласно девяносто первой статье ТК РФ работодатель обязан вести учет рабочего времени. Формы N Т-12 и N Т-13, используемые для учета времени, которое фактически отработано или не отработано каждым сотрудником фирмы, утверждены Постановлением Госкомстата РФ. Для данных целей применяется табель рабочего времени, и если с правилами и нормами его ведения все понятно, то срок хранения табеля учета рабочего времени и все нюансы с этим связанные вызывают целый ряд вопросов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • сроки хранения табеля учета рабочего времени;
  • правила движения табеля внутри компании;
  • особенности хранения табеля учета рабочего времени.

Сколько на самом деле должен храниться табель? В разных источниках указаны разные данные: где-то семьдесят пять лет, где-то четыре года, а где-то – год. Кто отвечает за его хранение? От чего зависит срок хранения? Разберемся со всеми этими вопросами ниже.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени

Сроки хранения табеля учета рабочего времени

Сроки хранения табеля регулируются бухгалтерским, а также налоговым законодательством. Кроме того, на правила и нормы влияет то, как именно организовано архивное дело компании ее внутренними документами. Так как табель нужен для уплаты налога на прибыль (он обосновывает расходы на оплату труда и выплату компенсаций), его по минимуму должны хранить в течение четырех лет (согласно восьмому подпункту первого пункта двадцать третьей статьи НК РФ).

Поскольку табель — это еще и первичка для расчета оплаты труда, то срок его хранения должен быть установлен правилами организации архивного дела и составляет не менее пяти лет (согласно семнадцатой статьи закона 129-ФЗ от двадцать первого ноября 1996-го года).


Табель учета рабочего времени: как отразить случаи, отклоняющиеся от нормы


По пятьсот восемьдесят шестой статье Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры 558 от двадцать пятого августа 2010-го года, табель необходимо хранить в течение пяти лет. Но если условия рабочей деятельности сотрудников являются тяжелыми или вредными, компания обязана хранить табель в течение семидесяти пяти лет.

Исходя из всего этого, можно утверждать, что согласно действующим законам, минимальный срок хранения составляет пять лет.


В течение какого срока нужно хранить табели учета рабочего времени в организации


Правила движения табеля внутри компании

Путь прохождения табеля может состоять из таких этапов:

  • оформление;
  • контроль его составления;
  • подписание;
  • передача в бухгалтерию;
  • организация хранения.

Каждый из перечисленных этапов должен отражаться в графике документооборота. Так как последний – это элемент бухучетной политики.


Заполняем табель учета рабочего времени


При указании в графике каждого этапа нужно указывать исполнителей, бумажные и электронные версии, количество экземпляров оригинала/копий и все остальные важные факторы. Обоснованием данного порядка является четвертый пункт девятой статьи закона 129-ФЗ от 21.11.1996, пункт четвертый Положения по бухучету «Учетная политика компании» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина 106н от шестого октября 2008-го года, пункт пятнадцатый Положения по ведению бухучета и бух. отчетности, утв. приказом Минфина от двадцать девятого июля 1998-го года 34н.


Кто должен вести табель учета рабочего времени сотрудников


Формируя график документооборота, нужно обязательно учесть специфику составления табеля. Под этим подразумевается учет:

  • продолжительности составления;
  • проставление отметок в течение месяца согласно подтверждающим документам;
  • опоздания в представлении документов.

По причине того, что табель должен сдаваться в бухгалтерию в строго установленный срок, а данные о причинах отсутствия сотрудников часто поступают к табельщику позже, может понадобиться внесение исправлений не только до сдачи в бухгалтерию, но и после нее. Поэтому лучше всего предусмотреть в графике документооборота возможность у табельщиков представления в бухгалтерию оригинала табеля и составления его копий.


12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку


Особенности хранения табеля учета рабочего времени

После того, как табель закрывается, его нужно сдавать в бухгалтерию, там он будет использоваться в роли первички для расчета зарплаты работникам. Организацией хранения табеля занимается бухгалтер, так как это именно его ответственность. В преобладающем большинстве случаев, табели остаются в бухгалтерии. Но если там нет места для их хранения, то по истечении положенного срока они могут быть переданы в архив компании, при условии, что последний есть. Стоит обязательно обратить внимание на то, что согласно действующим законам, порядок передачи табеля, точно как и другой первички, в архив, должен устанавливаться именно локальным актом фирмы. Никаких одинаковых условий для всех в данном случае нет.


Как заполнить табель учета рабочего времени по форме № 0504421


В случае если табель должен храниться семьдесят пять лет, а компания не имеет достаточно места для хранения, она может передать табели в специализированные архивные учреждения. Для этого должен быть заключен специальный договор между компанией и хранилищем.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени (образец).doc
  • Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (бланк).xls
Доступно только подписчикам
  • Приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени (бланк).doc
  • Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени (бланк).xls


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль