Авансовый отчет по командировке

703
Согласно ст. 252, п.1 ст. 264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам. Статья 313, ст.314 НК РФ: информация о расходах должна быть подтверждена первичной документацией. К подтверждающей документации относится и отчет о командировке. Без него нельзя подтвердить выданный аванс и расходы. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

В этой статье вы найдете информацию:

  • заполнение авансового отчета по командировке;
  • особенности оформления авансового отчета по командировке;
  • дополнительные документы;
  • документы, подтверждающие расходы;
  • образцы авансовых отчетов по командировке.

Авансовый отчет по командировке

Обычно, при запланированной заранее командировке сотруднику в бухгалтерии выдается аванс. В него включаются средства на проезд, проживание, питание. О расходах полученного аванса работник должен предоставить отчет, в котором указывается конечная сумма расходов. Если эта сумма превышает выданные аванс, то сотруднику начисляется разница. Если сумма расходов меньше выданного аванса, то сотрудник должен вернуть денежные средства в кассу.


Командировка


Заполнение авансового отчета по командировке

Авансовый отчет является документом четко регламентируемым законодательством. Подается он для подтверждения понесенных в командировке расходов.  Вместе с авансовым отчетом предоставляются и оригинальные документы подтверждающие расходы – билеты, чеки и пр.  


Как оформить авансовый отчет по возвращении сотрудника из командировки


Корректно составленный отчет о командировочных расходах нужен чтобы подтвердить расходы, т.к. они в свою очередь отражаются на налогах предприятия.  Составляет авансовый отчет работник, прибывший из командировки. По заполнению отчета он передается для проверки в бухгалтерию. Затем после подписания отчета руководителем сотруднику могут быть возвращены средства в случае если он не получал аванс или превысил сумму аванса.

Срок сдачи отчета – 3 рабочих дня после возвращения из командировки. Финансовый отчет по командировке является документом строгой отчетности. Заполняется он по форме №АО-1.


Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить


Особенности оформления авансового отчета по командировке

Заполняется отчет в одном экземпляре в бумажном или электронном виде. Отчет о расходах должен быть подписан лицом его заполнившим и в таком виде сдан в бухгалтерию, после чего он передается на подпись руководителю. На документе также должна присутствовать подпись бухгалтера.


Формы первичных документов для оформления командировки сотрудника


Дополнительные документы

Согласно постановлению №749 от 13.10.2008 г определен такой пакет командировочных документов:

Командировочное удостоверение определенного образца. Выписывается на каждую командировку на территории России. В нем ставится дата, подпись и печать при выбытии из организации от которой командирован сотрудник. Принимающая организация также ставит подпись, печать и дату прибытия и отъезда сотрудника. По возвращении в бухгалтерии проставляется дата прибытия.

  • Квитанции, чеки, подтверждающие оплату за проживание.
  • Билеты, чеки, квитанции, подтверждающие все расходы командированного сотрудника.
  • Отчет о командировке, подписанные руководством.
  • Иные командировочные расходы.

Согласно постановлению правительства России от 13.10.2008 N 749 все командировочные документы должны заполнятся соответствующим образом. Каждый документ, подтверждающий расходы должен быть приклеен на лист А4.  При отсутствии оригинальных билетов, чеков, квитанций и пр. документов или при ненадлежащем заполнении отчета, бухгалтерия имеет право не оплатить сотруднику командировочные расходы. К тому же при налоговой проверке на организацию может быть наложен штраф.


Оформление командировок с 2015 года


Документы, подтверждающие расходы

  • Кассовый чек, должен подтверждать оплату, может проверяется налоговой. Командированному следует правильно хранить чеки – при попадании влаги или прямых солнечных лучей информация может стать невидна. Чек без информации или с неразборчивой информацией не может быть принят.
  • Товарный чек – многие организации работают без кассовых аппаратов. Тогда сотрудником должен быть запрошен товарный чек. В нем должно быть указано -  наименование организации, подпись и дата, должность заполнявшего, хозяйственная операция, количество, стоимость, итоговая сумма. При отсутствии сопроводительного чека на бланке должна стоять печать организации, выдавшей товарный чек.
  • Бланки строгой отчетности. Такой документ должен содержать реквизиты юридического лица, совершенную операцию, сумму, стоимость, дату, должность подписавшего.

Какие документы необходимо оформить по возвращении сотрудника из командировки


Образцы авансовых отчетов по командировке

Бланк авансового отчета в основном не претерпел изменений. В новой редакции появилась одна строка – расписка бухгалтера в получении отчета.

На лицевой стороне: указываются личные данные командированного, информация об авансе и документ, подтверждающий выдачу денег. Га оборотной стороне – номер документа, дата расхода, наименование услуги (товара) сумма, документы подтверждающие расходы.

Если сотрудником командировочные средства были потрачены в личных нуждах, или им были утрачены чеки и квитанции подтверждающие расходы, то недостающая сумма списывается с командировочного путем вычета из заработной платы. 

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • ОКУД 0504505. Авансовый отчет (бланк).xls
  • Приказ об удержании из зарплаты невозвращенного аванса на командировку (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ об удержании из зарплаты невозвращенного аванса на командировку (образец).doc
  • Положение о командировках (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль