Сколько хранятся приказы на отпуск

3929
Приказы на отпуск относятся к особо важным локальным документам предприятия, которые подтверждают законное право сотрудников уходить в ежегодный оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск. Соответственно, такие бланки должны храниться в числе прочих документов в особых условиях, и в данной статье будут рассмотрены данные условия и сроки хранения приказных бланков.

Из ниже представленной статьи вы узнаете:

  • сколько хранятся приказы на отпуск;
  • как и где нужно хранить приказы на отпуск;
  • каковы особенности архивирования приказов на отпуск;
  • каков процесс регистрации приказов перед непосредственной процедурой архивирования;
  • допускается хранить вместо оригинала приказа (в случае его утери) ксерокопию.

Приказные документы разделяются на две категории: длительного и кратковременного хранения. К первому виду относятся приказы, касающиеся основной деятельности предприятия (прием на работу, увольнение, перевод в другое структурное подразделение, изменение личных данных сотрудников), которые должны храниться в организации достаточно длительный срок (несколько десятков лет). Ко второму виду относятся приказы о взысканиях, командировках, отпусках и больничных, которые хранятся в течение пяти лет.


Предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска


Конечно, методика составления и визирования обоих видов документации не особо отличается, но сроки хранения приказов длительного и краткосрочного хранения разнятся.

Как и где нужно хранить приказы на отпуск?

После того, как в кадровую службу и непосредственному руководителю поступает заявление сотрудника о желании уйти в отпуск, ответственным лицом составляется приказ, который в дальнейшем визируется работодателем и отправляется на хранение. Такие документы располагаются в архиве в течение нескольких лет, при этом, допускается составлять определенные папки, в которые вносятся приказы о предоставлении отпуска, рассортированные по определенному структурному подразделению, году или по фамилиям работников.

После истечение определенного периода хранения на приказы недлительного хранения допускается составить специальный акт, после чего документы уничтожаются.


Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск


Особенности архивирования приказов на отпуск

В первую очередь, приказы на отпуск должны быть отсортированы по году или фамилиям сотрудников. Архивировать такие документы необходимо по четким правилам:

  • пачки документов располагаются в специальных папках;
  • папки прошиваются нитками;
  • готовые кипы документов размещаются в сухом месте, аккуратно упакованные в картонные коробки.

Если речь идет о бюджетной организации, то директора и ответственные работники могут заключить специальный договор с городским архивом. Его сотрудники будут тщательно следить за порядком хранения при соблюдении норм и правил, установленных Законодательством.


Как оформить ежегодный отпуск


Если дело, в котором хранятся приказы, занимает более 250 страниц формата А4, то такая папка разбивается на несколько томов и сортируется по алфавиту в нескольких отдельных папках. На обложке папок обозначаются порядковые буквы алфавита, даты первого и последнего приказа, начальный и конечный регистрационный номер документа.

В том случае, когда на предприятии работает большое количество штатного состава, допускается формировать папки по определенным видам приказов, то есть, отдельно по отпускам, по командировкам или взысканиям. Так же следует помнить, что документы, служащие основанием для выдачи приказа в архивные папки к самим приказам не прикрепляются, а хранятся в другом месте.


Приказ о предоставлении отпуска работнику


Каков процесс регистрации приказов перед непосредственной процедурой архивирования?

Во время регистрации кадровых документов длительного и непродолжительного времени хранения существует определенный ряд отличий во время процедуры занесения номера в журнал предприятия. Документы, относящиеся к первому подтипу, должны иметь личный порядковый номер с обязательным присвоением ему буквенного значения «к» (кадры) или «лс» (личный состав).

Приказам, относящимся к менее значимым событиям (в том числе, к отпускам или командировкам), так же присваивается номер, но буквенное значение будет другое (к примеру, об отпуске обозначается, как «о»).

Сколько хранятся приказы на отпуск


Кому полагается ежегодный оплачиваемый отпуск


Допускается ли хранить вместо оригинала приказа (в случае его утери) ксерокопию?

В архиве должны находиться исключительно оригиналы локальных документов предприятия, а ксерокопии допускается сберегать лишь в случае, если это копии личных документов сотрудника (паспорт, диплом, трудовая книжка). Если приказ по какой-то причине был утерян, директору необходимо составить внеочередной документ, который должен пройти привычную процедуру регистрации и помещение на хранение в определенную архивную папку.

Помимо прочего, не допускается внесение каких-либо изменений в уже составленные документы и зарегистрированные в журнале. В случае необходимости, требуется составлять отдельное распоряжение с указанием актуальной информации.


Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о предоставлении отпуска.doc
  • Положение об отпусках.doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о предоставлении отпуска (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль