Оплата гостиницы в командировке

713
Командировочные расходы включают в себя затраты на проживание в гостинице. Чтобы эти расходы были компенсированы работодателем, командированный сотрудник должен их подтвердить.

В этой стать мы расскажем:

  • как осуществить выбор и заключить договор по найму жилья для работника в командировке;
  • какими документами подтверждается проживание в гостинице;
  • что делать в спорных ситуациях при оплате гостиницы в командировке.

Оплата гостиницы в командировке

Выбор и договор с гостиницей для работника в командировке

Находящийся в командировке сотрудник вправе использовать несколько вариантов размещения для проживания. Он может заказать гостиничный номер, воспользоваться служебной квартирой, самостоятельно арендовать жилплощадь или остановиться у родственников.


Как оплатить пребывание сотрудника в командировке


Выбор подходящего варианта проживания в каждом случае индивидуален. Кто-то предпочтет остановиться в гостинице, кому-то больше по душе съемная квартира, а у кого-то есть возможность провести свободное время с друзьями или родственниками. Иногда на балансе компании есть служебные квартиры для размещения командируемых сотрудников, иногда такими помещениями располагает принимающая сторона.

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы по найму жилого помещения во время командировки. Для этого у него должны быть в наличии документы, подтверждающие факт найма жилья в командировке. Перечень подтверждающих документов зависит как от типа нанимаемого помещения (гостиница, служебная квартира, арендованная квартира), так и от способа оплаты услуг по предоставлению жилья.


Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить


Например, при проживании сотрудника в гостинице ни работодатель, ни сотрудник договор с гостиницей н заключают, так как гостиница оказывает свои услуги на основании публичного договора. При этом оплатить гостиницу может как сам сотрудник, так и работодатель. Также работодатель может сам заключать договора по аренде жилых помещений и размещать в арендованных квартирах своих командированных работников. В этом случае работник ничего не платит за найм жилья.

Рассмотрим, какие подтверждающие документы необходимы для разных случаев размещения командированных работников на ночлег.


Нужно ли выплачивать суточные сотруднику, если работодатель оплатил гостиницу, трехразовое питание и обеспечил бесплатным транспортом в месте командирования


Документы, подтверждающие проживание в гостинице

  1. Сотрудник остановился в гостинице.

В этом случае администрация гостиницы выдает оформленный счет на бланке строгой отчетности, подтверждающий проживание в гостиничном номере. Бланк этого документа разрабатывается в каждой гостинице индивидуально, но должен включать в себя:


Командировка


  • уставные и банковские реквизиты;
  • паспортные данные проживающего;
  • срок его пребывания в отеле;
  • размер оплаты за номер;
  • отдельно выделенную сумму НДС;
  • печать и подпись руководителя гостиницы.

Если выданный бланк отвечает требованиям Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359, то кассовый чек прилагать не обязательно. Если гостиничный счет не содержит необходимых реквизитов или не выдан вовсе, то факт оплаты гостиничных услуг подтверждается кассовым чеком. В случае, когда оплату производит работодатель по безналичному расчету, командированному работнику не нужно отражать расходы на гостиницу в авансовом отчете, а факт проживания подтверждается актом и счетом-фактурой.

  1. Сотрудник самостоятельно снял квартиру.

Полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания, включена стоимость питания в ресторане


Факт аренды жилплощади у собственника – физического лица подтверждается договором аренды и распиской в получении оплаты.

  1. Сотруднику предоставляется служебное или арендованное работодателем жилье.

В этом случае работник не несет расходы по найму жилья и, соответственно, не отражает такие расходы в авансовом отчете. Документом, подтверждающим найм жилья работодателем, является договор и счет на услуги, а подтвердить факт проживания работника можно актом.

Спорные ситуации при оплате гостиницы в командировке

Рассмотрим несколько ситуаций, которые могут вызвать вопросы по возмещению работнику расходов на оплату жилья либо по налогообложению таких расходов.

  1. Сотрудник снял гостиничный номер повышенной комфортности.

Командировка госслужащих: рассмотрим особенности


При налоговой проверке инспектор может усомниться в обоснованности проживания работника в номере класса «люкс». Чтобы избежать ненужных вопросов, следует закрепить в положении о командировках возможность заселения в такие номера отдельных категорий сотрудников. Если сотрудник превысил установленный положением лимит расходов, то к бухгалтерскому учету принимается полная сумма, а для расчета налогов используется установленная норма.

  1. В счете за гостиницу выделены расходы на питание.

Затраты на питание не включаются в расходы на проживание, так как возмещаются за счет суточных. Поэтому, если в счете за номер отдельно выделена стоимость питания, эта сумма не выводится из-под налогообложения, а более того — дополнительно облагается НДФЛ как доход сотрудника.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о командировках (образец).doc
  • Приказ о направлении сотрудника в командировку (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о командировках (бланк).doc
  • Приказ о направлении сотрудника в командировку (бланк).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль