Черная пятница | 8-(800)-222-15-37

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Обработка персональных данных: образец разрешения

  • 25 января 2019
  • 8130

Узнайте, в каких случаях требуется согласие на обработку персональных данных и как его правильно оформить, чтобы избежать солидного штрафа и претензий Роскомнадзора. Образцы письменного согласия и заявления об отзыве — в статье.


Скачайте полезный документ:

Согласие сотрудника на обработку персональных данныхПонадобится, если надо получить персональные сведения


Политика обработки персональных данных в организации 

Любые недочеты и ошибки в работе с персональными данными (ПД) грозят работодателю крупными штрафами. Поэтому политика в отношении обработки персональных данных персонала должна быть максимально строгой, последовательной и прозрачной. 

Не нарушайте закон: 

  1. Запрашивайте персональные данные о сотруднике у него лично.
  2. Если получить требуемые ПД можно только от третьих лиц, предварительно уведомьте об этом сотрудника, назовите источник, объясните цель обработки персональных данных и получите письменное согласие.
  3. Не собирайте и не обрабатывайте сведения о вероисповедании, политических взглядах, состоянии здоровья родственников и другую информацию, никак не связанную с трудовой деятельностью работника. Речь идет о личной либо семейной тайне, которую гражданин вправе не разглашать, за исключением случаев оформления алиментов, пособий, дополнительных отпусков и прочих социальных гарантий.
  4. Не распространяйте и не раскрывайте третьим лицам ПД работника без его согласия.
  5. Храните карточки Т-2, личные дела сотрудников и другие документы, содержащие сведения личного характера, в сейфах и помещениях ограниченного доступа. 

Полный список требований, которым должна подчиняться политика обработки персональных данных на любом предприятии, закреплен федеральным законом №152-ФЗ от 27.07.2006. 

Подписка


Когда требуется разрешение на обработку персональных данных 

2 правила, которых нужно придерживаться:

  1. Если информация общедоступна, согласие на ее получение и обработку не требуется.
  2. Если информация не общедоступная, работник должен дать согласие на обработку персональных данных. 

Кадровые процедуры часто связаны с обработкой сведений о сотрудниках и соискателях. Если информация общедоступна, согласие на ее получение и обработку не требуется. Речь идет о данных, которые есть в открытом доступе, публикуются в адресных книгах и телефонных справочниках. Иными словами, не требуют специальной охраны. 

Например, информацию из резюме, размещенного в газете, журнале или на интернет-сайте с неограниченным доступом, можно обрабатывать без разрешения соискателя. Но если работодатель собирает не общедоступные сведения, работник должен дать согласие на обработку персональных данных.

Это требование распространяется и на биометрические данные, с помощью которых можно идентифицировать человека: отпечатки пальцев, видеозаписи, фотографии. 

Вопрос-ответ от эксперта «Системы Кадры»

Относится ли фотография к персональным данным?

Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Под персональными данными понимается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Фотография представляет собой визуализированный способ подачи информации, именно по ней можно идентифицировать человека. Таким образом, фотографию можно отнести...

Читать дальше >>

Как выглядит письменное согласие на обработку персональных данных (образец) 

Унифицированная форма согласия на обработку персональных данных не разработана.

Законодатель устанавливает ряд требований к его содержанию. Документ, составленный в произвольной или утвержденной работодателем форме, должен соответствовать условиям части 4 статьи 9 закона №152-ФЗ. 

Что должно быть в документе:

  1. ФИО, адрес и реквизиты паспорта сотрудника;
  2. наименование и реквизиты работодателя;
  3. перечень обрабатываемых ПД и цель их сбора;
  4. список конкретных действий, на совершение которых дается согласие;
  5. срок действия согласия и способ его отзыва. 

Чтобы не упустить из виду важные детали, используйте типовое согласие на обработку персональных данных, бланк которого уже содержит все необходимые сведения. Шаблонные формулировки можно менять и дополнять.

Например, заменять фразу «выражаю согласие» на «даю согласие на обработку персональных данных», расширять или сужать перечень разрешенных операций в отношении ПД, ограничивать продолжительность действия документа. Прописывая срок действия, не обязательно указывать точную дату. Согласие может действовать бессрочно, до прекращения трудового договора, до достижения конкретной цели, оговоренной сторонами — допустимы любые формулировки. 

Важное и полезное для работодателя условие — пункт о необходимости своевременно сообщать об изменении номера телефона, места жительства, фамилии и т.д. Узнайте в журнале «Кадровое дело» больше о том, как оформляется согласие на обработку персональных данных (образец дан ниже) и передачу информации третьим лицам.

Обработка персональных данных: образец разрешения


Скачать пример

Документ заверяется личной подписью сотрудника. 

Внимание! Письменное согласие как правовое основание обработки персональных данных запрашивается не только у действующих сотрудников организации, но и у соискателей, с которыми работодатель еще не состоит в трудовых отношениях (см. разъяснение Роскомнадзора от 14.12.2012).

Обработка персональных данных сотрудника без письменного разрешения — серьезное правонарушение, за которое работодателю грозит максимальный штраф по статье 13.11 КоАП РФ: от 10 000 до 20 000 рублей для должностных лиц, от 15 000 до 75 000 рублей — для организаций. Узнайте в журнале «Кадровое дело», за какие еще ошибки при работе с персданными работодатели выплачивают крупные штрафы 

Что делать, если сотрудник отозвал согласие на обработку персональных данных 

Отозвать согласие о персональных данных можно в любой момент. Для этого достаточно написать заявление в произвольной форме на имя руководителя компании, не уточняя причину отзыва. Работодатель обязан его принять и в указанный в заявлении срок прекратить обработку ПД заявителя.


Скачайте документ по теме:


С этого момента обработка сведений личного характера, непосредственно касающихся сотрудника, допустима только в случаях, предусмотренных статьями 6, 10 и 11 федерального закона №152-ФЗ. 

7 случаев, когда обработка ПД без согласия работника правомерна:

  1. В связи с его участием в судопроизводстве или для исполнения судебного акта.
  2. Для достижения целей, предусмотренных законодательством РФ или международными договорами.
  3. Для исполнения полномочий органов местного самоуправления, федеральной власти, государственных внебюджетных фондов.
  4. Для защиты жизни, здоровья или жизненно важных интересов самого работника;
  5. В исследовательских и научных целях (только при условии обязательного обезличивания данных).
  6. Для осуществления профессиональной деятельности средств массовой информации, журналистов, литераторов (при условии соблюдения законных прав и интересов работника).
  7. Если сведения считаются общедоступными или подлежат обязательному раскрытию в соответствии с законом. 

Когда можно не запрашивать согласие 

Не нужно запрашивать согласие, если информация используется в рамках исполнения трудового договора, заключенного с работником, или обязанностей, возложенных на работодателя законодательством. Иными словами, можно передать данные без ведома и разрешения сотрудника в Пенсионный фонд, налоговую инспекцию, военкомат, суд или прокуратуру. Также не запрещается обрабатывать сведения, необходимые строго для заполнения личной карточки (унифицированная форма Т-2 или локально утвержденный аналог), полученные в результате обязательного предварительного медосмотра или из документов, предоставленных при трудоустройстве (ст. 65 и 69 ТК РФ). 

Но как только компании понадобится дополнительная информация, не связанная с исполнением трудового договора, например, адрес личной электронной почты сотрудника или его фото для оформления бейджа-пропуска, придется запросить разрешение.

Внимание! В случае спора или судебного разбирательства доказывать, что заявление на обработку персональных данных своевременно получено и надлежащим образом оформлено, должен работодатель (ст. 9 Закона №152-ФЗ от 27.07.2006).

Вывод

Прежде чем приступить к сбору и обработке не общедоступных сведений личного характера получите разрешение на обработку персональных данных: бланк заверяется личной подписью сотрудника или его законного представителя. Документ действителен до указанного в нем срока или до отзыва работником. В отсутствие письменного согласия разрешено обрабатывать только данные, без которых работодатель не может исполнить обязательства, возложенные трудовым договором или федеральным законодательством.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение.

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться

 

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок