Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Электронные трудовые книжки

11 сентября 2019
30796
Средний балл: 5 из 5
юрист, специалист по трудовому законодательству

Прогресс не стоит на месте: скоро бумажные книжки отменят и введут новые — электронные. Эксперты расскажут, как подготовиться работодателям и перейти на цифровой документооборот.

 

Скачайте документы по теме:

Электронная трудовая книжка: когда введут в действие

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года. Такое нововведение предложил Минтруд (Проект Федерального закона от 29.10.2018 № б/н). Совсем отказываться от бумажных трудовых пока не придется — работодатели будут вести их наравне с электронными.

При этом, с 1 января 2021 года сотрудники смогут сами решить, хотят они продолжать пользоваться бумажными трудовыми книжками или нет. Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, то он должен написать соответствующее заявление.

В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной. Если сотрудник заявление не напишет, с 2021 года работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

Заявление работника с просьбой продолжить вести бумажную трудовую книжку

Электронные трудовые книжки начнут вводить постепенно: с 2019 года. Крупные компании уже тестируют новый формат хранения документа. Законопроекты обязывают их проводить разъяснительные беседы с работниками и организовывать ряд мероприятий по внедрению новых книжек. 

Инструкция: 4 шага для перехода на новые правила

Шаг 1. Утвердите изменения в локальные акты

Пропишите в ПВТР новое условие о документах, которые сотрудник предоставляет при приеме на работу. Теперь при трудоустройстве работник может предоставить не только трудовую книжку, но и сведения о трудовой деятельности, которые он получил в ПФР или у предыдущего работодателя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Шаг 2. Завести корпоративный адрес электронной почты отдела кадров

Сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям вы должны будете выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю подобное заявление на электронную почту. Чтобы выполнить эту обязанность, установите адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.

Шаг 3. Письменно уведомите сотрудников о предстоящих изменениях

Уже сейчас разработайте образец уведомления, которым разъясните работникам новые правила по передаче государству сведений об их работе. В следующем году вам нужно будет предупредить каждого работника, что он может получить бумажную трудовую книжку на руки, если не хочет, чтобы компания продолжила ее вести.

Уведомление о праве отказаться от ведения бумажной трудовой книжки

Шаг 4Обеспечьте техническую готовность организации, чтобы уже с 2020 года подавать новый отчет в ПФР 

Новый отчет по форме СЗВ-ТД будут сдавать все работодатели. В ПФР необходимо передавать сведения о трудовой деятельности всех работников, которые работают по трудовому договору в компании. Новый отчет СЗВ-ТД работодатели должны представлять с 1 января 2020 года ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным.

Сведения о трудовой деятельности работников

Внимание! Для всех работников, которые трудоустроились с 1 января 2021 года трудовые книжки можно вести только в электронном виде. У таких сотрудников не будет право выбора между бумагой и электронной формой документа. 

Подробнее о том, как подавать новый отчет и подготовиться к переходу на электронные трудовые, читайте в журнале Кадровое дело

Электронные трудовые книжки: как их будут внедрять в кадровую практику

3 этапа перехода на цифровой документооборот 

Этап 1. Работодателям станет проще оформлять документы

Теперь вместо бумажных документов, работодатели смогут вести кадровую документацию в электронном виде. Минтруд решил провести эксперимент: ввести электронные трудовые книжки с 2019 года. Эксперимент введут, чтобы посмотреть, какие проблемы возникнут при переходе на новый формат и во сколько это обойдется бюджету государства.

Цель пилотного проекта — понять, как упростить документооборот в крупных компаниях и как работодателям проще взаимодействовать с госорганами при предоставлении сведений о трудовой деятельности работников.
В «цифру» планируют перевести некоторые кадровые документы и процедуры. Документы: трудовые договоры и приказы.

Кадровые процедуры:

  • предоставление отпуска сотруднику;
  • ознакомление с локальными актами;
  • ведение табеля учета рабочего времени. 

Электронные уведомления и ЭЦП

Упростить процесс помогут электронные уведомления о дате начала отпуска, а также сбор подписей с приказами и актами работодателя с помощью ЭЦП (электронная цифровая подпись).

На данный момент квалифицированную цифровую подпись используют только с дистанционными работниками (ст. 312.2 ТК РФ). Неизвестно, как по новым правилам будут подписывать документы. Роструд планирует предоставить право использования такой подписи только работодателям.

Остальные сотрудники могут подписывать документы простой электронной подписью — с помощью комбинации логина и пароля (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Внимание! Электронные дубликаты документов, которые будут равнозначны бумажным, работодатель может создавать уже в ближайшее время. Законопроект об этом уже внесли в Госдуму (Проект Федерального закона от 01.03.2019 № 657361-7).

Конвертация документов

В законопроекте установили возможность конвертировать электронные документы, то есть преобразовывать их в другой формат. Это может понадобиться, например, если исходный формат устарел или у стороны, которой нужно передать документ, нет технической возможности его открыть.

Этап 2. Роструд начнет проверять работодателей дистанционно

Сегодня любой работодатель уже может оценить проверку «цифрового инспектора». Для этого перейдите на сайт онлайнинспекция.рф и пройдите проверку в электронном виде. Сайт покажет результаты и даст заключение о том, нарушает ли ваша компания трудовое законодательство.

Однако внедрение новых технологий на этом не останавливается. Роструд запустил свою систему АСУ «КНД». В ней работодатель, введя логин и пароль, сможет получить всю информацию о проведенной проверке (http://legal.rostrud.ru:28080/).

Тем не менее, данный ресурс еще плохо автоматизирован и не позволяет проводить проверки дистанционным образом. Для этого необходимо перевести все документы в электронный формат и собрать единую статистику нарушений, что на данный момент невозможно.

Этап 3. Переход на электронные трудовые книжки

Цифровая трудовая — это некая электронная база данных о трудовой деятельности сотрудника. Новую схему создаст Пенсионный фонд — там будут находиться все сведения о стаже работника.

Карточки-шпаргалки от редакции журнала Кадровое дело

Отчитываться обо всех изменениях нужно будет в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Информацию о приеме или увольнении с 2021 года нужно будет сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Работодатели уже сейчас сдают пенсионную отчетность в электронном виде. К таким сведениям просто добавят дополнительные сроки: о приеме на работу, увольнении, поощрении и прочие данные, которые есть в обычной трудовой книжке. 

Трудовая книжка в электронном виде: как подтвердить стаж в новом документе

При приеме на работу кандидат предоставляет работодателю трудовую книжку. Однако теперь узнать о стаже работника будет не так легко: все данные в реестре ПФР будут открыты только для госорганов. Если работодатель запросил такие сведения у работника, он их получит.

Для подтверждения опыта работы новый сотрудник предоставит выписку лицевого счета из реестра ПФР или справку от предыдущих работодателей.

Внимание! Теперь у работодателей появится новая обязанность при оформлении увольнения. Если сотрудник уходит из компании — выдайте ему справку о трудовой деятельности за весь период работы. Документ составляют на бумажном носителе и заверяют (ст. 66.1).

Если не выдать такую справку, работодателя привлекут к административной ответственности. Подготовьте уведомление и согласие сотрудника на отправку сведений о трудовой деятельности по аналогии с правилами выдачи трудовой книжки (нововведение к ТК РФ — ст. 66.1). 

Электронная трудовая книжка: плюсы нового формата

О минусах «цифровой» книжки спорят многие. Противники нового порядка считают, что реестр ПФР легко взломать и внести искаженные данные в базу. К тому же, вести и бумажные, и электронные документы энергозатратно. Они увеличивают нагрузку на работодателя. Тем не менее, у новой трудовой есть множество плюсов.

4 плюса нового документа:

  1. Цифровую книжку нельзя потерять. Больше не придется собирать справки от работодателей и ПФР, чтобы подтвердить стаж работы. Все сведения будут в специальной базе.
  2. Не нужно платить компенсацию. Работодателю больше не придется судиться с сотрудниками за задержку или невыдачу трудовой книжки. К тому же, компания больше не сможет манипулировать угрозами не выдать книжку.
  3. За пенсию можно не беспокоиться. Теперь все отчисления в Пенсионный фонд будут формироваться автоматически, без помощи отдела бухгалтерии. Это позволит работодателю избежать лишних штрафов при проверке ГИТ.
  4. Ошибок в трудовой станет меньше. За каждую неверную или неточную запись штрафуют инспекторы ГИТ. Цифровая книжка позволит избежать ошибок и опечаток в документе и снизит штрафы при проверке.

Введение электронных трудовых книжек: новые штрафы

С 1 января 2020 года установят ответственность за нарушение новых правил (ч. 8. ст. 5.27 КоАП РФ).

Если работодатель не предоставит сведения о трудовой деятельности работника в информационную систему ПФР, либо предоставит данные в искаженном виде, то должностных лиц ждет санкция в виде предупреждения. Данное правило будет действовать, только если компания неоднократно в течение календарного года совершала правонарушение.

Внимание! Скрыть факт искажения данных в трудовой не получится — ПФР автоматически будет передавать информацию о нарушениях в Роструд. Он же и будет составлять и рассматривать протоколы об административных правонарушениях.

Вывод

Начните готовиться к переходу на электронные трудовые книжки уже в 2019 году, чтобы успеть подготовить все документы и уведомить сотрудников о переходе на новый формат. Так сэкономите время в 2020-м, а заодно покажете руководству, что следите за нововведениями, к переходу на электронные трудовые книжки готовы и процесс у вас под контролем.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок