Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Электронные трудовые книжки

  • 27 марта 2019
  • 1971

Прогресс не стоит на месте: скоро бумажные книжки отменят и введут новые — электронные. Эксперты расскажут, как подготовиться работодателям и перейти на цифровой документооборот.

Электронная трудовая книжка: когда введут в действие

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года. Такое нововведение предложил Минтруд (Проект Федерального закона от 29.10.2018 № б/н).

Совсем отказываться от бумажных трудовых пока не придется — работодатели будут вести их наравне с электронными.

При этом, с 1 января 2021 года сотрудники смогут сами решить, хотят они продолжать пользоваться бумажными трудовыми книжками или нет. Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, то он должен написать соответствующее заявление.

В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной. Если сотрудник заявление не напишет, с 2021 года работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

Электронные трудовые книжки начнут вводить постепенно: с 2019 года. Крупные компании уже тестируют новый формат хранения документа. Законопроекты обязывают их проводить разъяснительные беседы с работниками и организовывать ряд мероприятий по внедрению новых книжек. 

4 шага для перехода на новые правила

Шаг 1. Подготовьте, примите или измените акты организации.

Шаг 2. Измените соглашения и коллективные договоры.

Шаг 3. Письменно уведомите сотрудников о предстоящих изменениях.

Шаг 4. Обеспечьте техническую готовность организации, чтобы уже с 2020 года передавать сведения в электронном виде в ПФР. 

Внимание! Для всех работников, которые трудоустроились с 1 января 2021 года трудовые книжки можно вести только в электронном виде. У таких сотрудников не будет право выбора между бумагой и электронной формой документа. А пока бумажный вариант не исчез, читайте, как вести учет трудовых книжек, чтобы не получить штраф от инспектора.

Читайте в журнале «Кадровое дело»:

Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки: как их будут внедрять в кадровую практику

3 этапа перехода на цифровой документооборот 

Этап 1. Работодателям станет проще оформлять документы

Теперь вместо бумажных документов, работодатели смогут вести кадровую документацию в электронном виде. Минтруд решил провести эксперимент: ввести электронные трудовые книжки с 2019 года.

Эксперимент введут, чтобы посмотреть, какие проблемы возникнут при переходе на новый формат и во сколько это обойдется бюджету государства.

Цель пилотного проекта — понять, как упростить документооборот в крупных компаниях и как работодателям проще взаимодействовать с госорганами при предоставлении сведений о трудовой деятельности работников.
В «цифру» планируют перевести некоторые кадровые документы и процедуры. Документы: трудовые договоры и приказы.

Кадровые процедуры:

  • предоставление отпуска сотруднику;
  • ознакомление с локальными актами;
  • ведение табеля учета рабочего времени. 

Электронные уведомления и ЭЦП

Упростить процесс помогут электронные уведомления о дате начала отпуска, а также сбор подписей с приказами и актами работодателя с помощью ЭЦП (электронная цифровая подпись).

На данный момент квалифицированную цифровую подпись используют только с дистанционными работниками (ст. 312.2 ТК РФ). Неизвестно, как по новым правилам будут подписывать документы. Роструд планирует предоставить право использования такой подписи только работодателям.

Остальные сотрудники могут подписывать документы простой электронной подписью — с помощью комбинации логина и пароля (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Внимание! Электронные дубликаты документов, которые будут равнозначны бумажным, работодатель может создавать уже в ближайшее время. Законопроект об этом уже внесли в Госдуму (Проект Федерального закона от 01.03.2019 № 657361-7).

Конвертация документов

В законопроекте установили возможность конвертировать электронные документы, то есть преобразовывать их в другой формат. Это может понадобиться, например, если исходный формат устарел или у стороны, которой нужно передать документ, нет технической возможности его открыть.

А пока электронная трудовая книжка не действует, узнайте, как оформить титульный лист бумажной трудовой и скачайте образец его заполнения

Этап 2. Роструд начнет проверять работодателей дистанционно

Сегодня любой работодатель уже может оценить проверку «цифрового инспектора». Для этого перейдите на сайт онлайнинспекция.рф и пройдите проверку в электронном виде. Сайт покажет результаты и даст заключение о том, нарушает ли ваша компания трудовое законодательство.

Однако внедрение новых технологий на этом не останавливается. Роструд запустил свою систему АСУ «КНД». В ней работодатель, введя логин и пароль, сможет получить всю информацию о проведенной проверке (http://legal.rostrud.ru:28080/).

Тем не менее, данный ресурс еще плохо автоматизирован и не позволяет проводить проверки дистанционным образом. Для этого необходимо перевести все документы в электронный формат и собрать единую статистику нарушений, что на данный момент невозможно.

Этап 3. Переход на электронные трудовые книжки

Цифровая трудовая — это некая электронная база данных о трудовой деятельности сотрудника. Новую схему создаст Пенсионный фонд — там будут находиться все сведения о стаже работника.

Отчитываться обо всех изменениях нужно будет в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Информацию о приеме или увольнении с 2021 года нужно будет сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Работодатели уже сейчас сдают пенсионную отчетность в электронном виде. К таким сведениям просто добавят дополнительные сроки: о приеме на работу, увольнении, поощрении и прочие данные, которые есть в обычной трудовой книжке. 

★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как хранить трудовые книжки до 1 января 2020 года

Трудовая книжка в электронном виде: как подтвердить стаж в новом документе

При приеме на работу кандидат предоставляет работодателю трудовую книжку. Однако теперь узнать о стаже работника будет не так легко: все данные в реестре ПФР будут открыты только для госорганов. Если работодатель запросил такие сведения у работника, он их получит.

Для подтверждения опыта работы новый сотрудник предоставит выписку лицевого счета из реестра ПФР или справку от предыдущих работодателей.

Внимание! Теперь у работодателей появится новая обязанность при оформлении увольнения. Если сотрудник уходит из компании — выдайте ему справку о трудовой деятельности за весь период работы. Документ составляют на бумажном носителе и заверяют (ст. 66.1). Скачать справку с места работы можно в статье.

Если не выдать такую справку, работодателя привлекут к административной ответственности. Подготовьте уведомление и согласие сотрудника на отправку сведений о трудовой деятельности по аналогии с правилами выдачи трудовой книжки (нововведение к ТК РФ — ст. 66.1). А пока изменения не вступили в силу, читайте о хитростях выдачи трудовой, которые позволят избежать компенсации и судебных споров

Электронная трудовая книжка 2019: плюсы нового формата

О минусах «цифровой» книжки спорят многие. Противники нового порядка считают, что реестр ПФР легко взломать и внести искаженные данные в базу. К тому же, вести и бумажные, и электронные документы энергозатратно. Они увеличивают нагрузку на работодателя. Тем не менее, у новой трудовой есть множество плюсов.

5 плюсов нового документа:

  1. Цифровую книжку нельзя потерять. Больше не придется собирать справки от работодателей и ПФР, чтобы подтвердить стаж работы. Все сведения будут в специальной базе.
  2. Не нужно платить компенсацию. Работодателю больше не придется судиться с сотрудниками за задержку или невыдачу трудовой книжки. К тому же, компания больше не сможет манипулировать угрозами не выдать книжку.
  3. За пенсию можно не беспокоиться. Теперь все отчисления в Пенсионный фонд будут формироваться автоматически, без помощи отдела бухгалтерии. Это позволит работодателю избежать лишних штрафов при проверке ГИТ.
  4. Не нужно платить компенсацию. Работодателю больше не придется судиться с сотрудниками за задержку или невыдачу трудовой книжки. К тому же, компания больше не сможет манипулировать сотрудников угрозами не выдать документы при увольнении.
  5. Ошибок в трудовой станет меньше. За каждую неверную или неточную запись штрафуют инспекторы ГИТ. Цифровая книжка позволит избежать ошибок и опечаток в документе и снизит штрафы при проверке.

Введение электронных трудовых книжек: новые штрафы

С 1 января 2020 года установят ответственность за нарушение новых правил (ч. 8. ст. 5.27 КоАП РФ).

Если работодатель не предоставит сведения о трудовой деятельности работника в информационную систему ПФР, либо предоставит данные в искаженном виде, то должностных лиц ждет санкция в виде предупреждения. Данное правило будет действовать, только если компания неоднократно в течение календарного года совершала правонарушение.

Внимание! Скрыть факт искажения данных в трудовой не получится — ПФР автоматически будет передавать информацию о нарушениях в Роструд. Он же и будет составлять и рассматривать протоколы об административных правонарушениях.

Вывод

Когда организации окончательно перейдут на «цифровые» книжки, пока не известно. Однако некоторые документы и отчеты уже нужно подписывать и подавать в электронной форме.

А пока бумажный вариант не отменили — соблюдайте правила ведения и хранения основного документа сотрудника.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Извините, что прервали. Как дочитать без ограничений?

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение. После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок