Черная пятница | 8-(800)-222-15-37

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Учет трудовых книжек

  • 26 марта 2019
  • 1124

Нормативными актами установлены строгие правила учета и хранения трудовых книжек. Кадровику важно знать и соблюдать эти правила, чтобы не получить штраф.

Формы учета трудовых книжек и вкладышей к ним 

Порядок учета трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. 

Главными учетными формами являются:

  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — Приходно-расходная книга),
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга учета). 

Форма приходно-расходной книги утверждена в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Книга хранится и ведется в бухгалтерии. Вместе с книгой хранятся и новые бланки трудовых книжек и вкладышей. 

Форма Книги учета также имеет утвержденную форму (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Эту книгу заполняет сотрудник, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы. 

Как вести учет приема и выдачи трудовых книжек 

Учет приема и выдачи трудовых книжек осуществляется в отделе кадров. Факты приема от работников трудовых книжек, заведения вкладышей и выдача трудовых на руки при увольнении отражаются в Книге учета. 

Таблица. Правила заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 

Номер графы

Правила заполнения

1. Порядковый номер записи

Нумерация ведется в сквозном порядке, начиная с № 1.

2-4. Дата

Ставим дату приема на работу или заполнения трудовой книжки или вкладыша в формате 00.00.0000.

5. ФИО владельца книжки

Фамилия, имя, отчество (при наличии) указываются полностью (не инициалами)

6. Серия и номер трудовой книжки или вкладыша

Переписываем серию и номер из титульного листа трудовой книжки. Если в книжку уже вшит оформленный другим работодателем вкладыш, он отдельно не регистрируется, поскольку является уже частью трудовой книжки.

7. Должность

Отразите должность (профессию, специальность) работника, указанную в трудовом договоре.

8. Структурное подразделение

Наименование структурного подразделения указывается, если оно отражено в трудовом договоре с работником. Если структурного подразделения нет, ставим прочерк.

9. Реквизиты приказа

Заполняется только при приеме на работу. Впишите дату и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого работник принят на работу.

При регистрации вкладышей уже работающему в организации работнику никаких ссылок быть не может, в этом случае в графе ставим прочерк.

10. Подпись

Ответственный за ведение трудовых книжек ставит личную подпись, фамилию и инициалы не указываем.

11. Сумма (в рублях)

Заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных вкладышей. В остальных случаях ставим в графе прочерк.

12 — 13. Дата и подпись работника

Заполняется при увольнении работника — владельца трудовой книжки. В графе 12 работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, а в графе 13 расписывается в получении книжки.

Работнику нужно будет расписаться и за получение вкладыша, который был оформлен после приема на работу и отражен в книге учета отдельной строкой.

 

Если Книга учета закончилась, заводят новую. В новой форме нумерация продолжается. Переносить в новую Книгу учета сведения о трудовых книжках работников, работающих в настоящее время в организации, не нужно. 

Правила учета новых трудовых книжек и вкладышей 

Приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей должен только работодатель и только у официальных распространителей. Запрещено принимать чистые бланки от работника.

После покупки сведения о новых бланках регистрируются в Приходно-расходной книге.

В этой регистрационной форме отражаются все операции, связанные с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей с указанием серий и номеров. Также указывается стоимость бланков. 

При реализации трудовой книжки сотруднику работодатель вправе потребовать от возмещения стоимость бланка трудовой книжки. Для этого нужно, чтобы работник написал заявление. В заявлении указывают:

  • просьбу завести трудовую книжку,
  • разрешение возместить стоимость бланка из зарплаты.

Удерживать сумму из заработной платы без заявления незаконно (ст. 137 ТК). 

Отчеты и заявки хранятся в бухгалтерии вместе с Приходно-расходной книгой. 

Ответственность за нарушение правил учета трудовых книжек 

За нарушение правил учета и хранения трудовых книжек наступает административная ответственность и для организации, и для должностного лица, ответственного за учет этих документов. 

 

Состав правонарушения, предусмотренный статьей 5.27. КоАП РФ

Величина штрафа, руб.

Должностному лицу

ИП

Организация

Ч.1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных актов

 

Ч.2 Повторное аналогичное правонарушение

1-5 тыс. или предупреждение

 

10-20 тыс. или дисквалификация на срок 1-3 года

1-5 тыс. или предупреждение

 

10-20 тыс.

30-50 тыс. или предупреждение

 

50-70 тыс.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение.

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться

 

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок