Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Учет трудовых книжек

26 марта 2019
1811
Средний балл: 0 из 5

Нормативными актами установлены строгие правила учета и хранения трудовых книжек. Кадровику важно знать и соблюдать эти правила, чтобы не получить штраф.

Формы учета трудовых книжек и вкладышей к ним 

Порядок учета трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. 

Главными учетными формами являются:

  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — Приходно-расходная книга),
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга учета). 

Форма приходно-расходной книги утверждена в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Книга хранится и ведется в бухгалтерии. Вместе с книгой хранятся и новые бланки трудовых книжек и вкладышей. 

Форма Книги учета также имеет утвержденную форму (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Эту книгу заполняет сотрудник, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы. 

Как вести учет приема и выдачи трудовых книжек 

Учет приема и выдачи трудовых книжек осуществляется в отделе кадров. Факты приема от работников трудовых книжек, заведения вкладышей и выдача трудовых на руки при увольнении отражаются в Книге учета. 

Таблица. Правила заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 

Номер графы

Правила заполнения

1. Порядковый номер записи

Нумерация ведется в сквозном порядке, начиная с № 1.

2-4. Дата

Ставим дату приема на работу или заполнения трудовой книжки или вкладыша в формате 00.00.0000.

5. ФИО владельца книжки

Фамилия, имя, отчество (при наличии) указываются полностью (не инициалами)

6. Серия и номер трудовой книжки или вкладыша

Переписываем серию и номер из титульного листа трудовой книжки. Если в книжку уже вшит оформленный другим работодателем вкладыш, он отдельно не регистрируется, поскольку является уже частью трудовой книжки.

7. Должность

Отразите должность (профессию, специальность) работника, указанную в трудовом договоре.

8. Структурное подразделение

Наименование структурного подразделения указывается, если оно отражено в трудовом договоре с работником. Если структурного подразделения нет, ставим прочерк.

9. Реквизиты приказа

Заполняется только при приеме на работу. Впишите дату и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого работник принят на работу.

При регистрации вкладышей уже работающему в организации работнику никаких ссылок быть не может, в этом случае в графе ставим прочерк.

10. Подпись

Ответственный за ведение трудовых книжек ставит личную подпись, фамилию и инициалы не указываем.

11. Сумма (в рублях)

Заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных вкладышей. В остальных случаях ставим в графе прочерк.

12 — 13. Дата и подпись работника

Заполняется при увольнении работника — владельца трудовой книжки. В графе 12 работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, а в графе 13 расписывается в получении книжки.

Работнику нужно будет расписаться и за получение вкладыша, который был оформлен после приема на работу и отражен в книге учета отдельной строкой.

 

Если Книга учета закончилась, заводят новую. В новой форме нумерация продолжается. Переносить в новую Книгу учета сведения о трудовых книжках работников, работающих в настоящее время в организации, не нужно. 

Правила учета новых трудовых книжек и вкладышей 

Приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей должен только работодатель и только у официальных распространителей. Запрещено принимать чистые бланки от работника.

После покупки сведения о новых бланках регистрируются в Приходно-расходной книге.

В этой регистрационной форме отражаются все операции, связанные с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей с указанием серий и номеров. Также указывается стоимость бланков. 

При реализации трудовой книжки сотруднику работодатель вправе потребовать от возмещения стоимость бланка трудовой книжки. Для этого нужно, чтобы работник написал заявление. В заявлении указывают:

  • просьбу завести трудовую книжку,
  • разрешение возместить стоимость бланка из зарплаты.

Удерживать сумму из заработной платы без заявления незаконно (ст. 137 ТК). 

Отчеты и заявки хранятся в бухгалтерии вместе с Приходно-расходной книгой. 

Ответственность за нарушение правил учета трудовых книжек 

За нарушение правил учета и хранения трудовых книжек наступает административная ответственность и для организации, и для должностного лица, ответственного за учет этих документов. 

 

Состав правонарушения, предусмотренный статьей 5.27. КоАП РФ

Величина штрафа, руб.

Должностному лицу

ИП

Организация

Ч.1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных актов

 

Ч.2 Повторное аналогичное правонарушение

1-5 тыс. или предупреждение

 

10-20 тыс. или дисквалификация на срок 1-3 года

1-5 тыс. или предупреждение

 

10-20 тыс.

30-50 тыс. или предупреждение

 

50-70 тыс.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Нужна регистрация для доступа к сервису

Сервис доступен только подписчикам журнала «Кадровое дело» и постоянным посетителям сайта kdelo.ru. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Включить доступ к сервису
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок