Учет трудовых книжек

708
Из этой статьи вы узнаете: • какие документы нужны для учета трудовых книжек; • как вести учет трудовых книжек; • как оформляется приходно-расходная книга по учету трудовых книжек и книга движения трудовых книжек; • какими нормативными документами регламентируется учет этих документов; • какие существуют способы учета; • нюансы и тонкости процесса ведения учета.

Как учитывать трудовые книжки

Процесс учета трудовых книжек, их банков и вкладышей к ним регламентируется:

  • «Правилами ведения и хранения трудовых книжек» (пп. 40, 41, 47);
  • «Инструкцией по заполнению трудовых книжек» утв. Минтруда РФ 10.10.03 г. №69.

Эти документы обязывают вести:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в нее;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее.

Форма книг приведена в Инструкции №69 от 10.10.03 г. Важно, что в первой книге фиксируется движение бланков (то есть пустых трудовых), а во второй учитываются непосредственно трудовые книжки.

Отсутствие и/или неверное оформление указанных учетных книг – нарушение с установленной административной ответственностью.


Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек


Отражаем движение бланков: приходно-расходная книга по учету трудовых книжек

В книгу вносятся записи:

  • О приобретении бланков: дата, количество, продавец, сумма приобретения, серии и номера бланков и вкладышей.
  • Об их выдаче: дата, Ф.И.О. и должность получателя, количество выдаваемых бланков, их номера и серии.

Учет трудовых книжек


Как учитывать и хранить трудовые книжки


Фиксируем поступление и выдачу действующих трудовых: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее

Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, место сшивки заверено подписью руководителя предприятия и скреплено сургучной печатью или опломбировано.


Опломбируем кадровые документы


Записи, вносимые кадровиками, включают в себя данные о трудовых книжках и их вкладышах, которые:

  • переданы сотрудниками при приеме на работу;
  • выданы тем, кто ранее не работал.

Для каждой записи указываются:

  • серия и номер;
  • должность работника;
  • структурное подразделение;
  • дата и № приказа о приеме на работу;
  • подпись лица, внесшего информацию в трудовую книжку;
  • стоимость трудовой и прочее.

Какие книги по учету трудовых книжек нужно вести предпринимателю


Как правильно вести учет при выдаче трудовых книжек?

Требования п. 47 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» гласят, что при выдаче бланка работодатель взимает его стоимость с работника. Оплата за бланк равна расходам на его покупку. Это не происходит лишь при:

  • Массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате ЧП. В этом случае выдают дубликат.
  • Неверном первичном заполнении или порче бланка не по вине работника.

Существует два варианта организовать учет выданных бланков: считать этот процесс реализацией последних и не считать. Организация самостоятельно решает, какой из вариантов учета применять.

Положение о том, что расходы на приобретение трудовой книжки принятый работник возмещает при ее получении, необходимо закрепить в учетной политике организации. Это же касается и выбранного способа учета.


Как поправить ошибочную запись в Книге учета движения трудовых книжек?


Выдача бланка трудовой / ее вкладыша не считается реализацией

В этом случае бланки покупаются для нужд работников и не приходуются, в налоговом учете не отображаются. Сумма приобретения с НДС отражается на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности», но «входящий» НДС не подлежит вычету. При выдаче бланка НДС не начисляется.

Нужно открыть к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» дополнительный субсчет 73-3 «Расчеты за трудовые книжки».


Какая ответственность предусмотрена за отсутствие книг учета трудовых книжек


Если выдача приравнена к реализации

В этом случае бланки – реализуемый без выгоды товар, после их оплаты и оприходования «входной НДС» принимается к вычету.

Выдачу бланка показывают одним из способов:

  • как торговую выручку, если они учитывались как товары;
  • как операционный доход, если бланки приходовались как материалы.

В обоих случаях нужно начислить НДС. В налоговом учете отражают доход и, одновременно с этим, стоимость бланка включается в расходы.

Важно! Чтобы избежать разногласий с налоговыми органами, лучше удерживать стоимость из зарплаты работника по его заявлению. При получении денег в кассу и/или с платежных карт необходимо использовать контрольно-кассовую технику.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.doc
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.docx
  • Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.doc
Доступно только подписчикам
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (образец).doc
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (образец).doc
  • Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль