Где хранится трудовая книжка

142
Из этой статьи вы узнаете: • В каком месте должны храниться трудовые книжки; • Каким образом оформляется ответственное за хранение трудовых книжек лицо; • Кто имеет право быть ответственным за хранение; • Какие нужны документы для назначения ответственного лица; • Можно ли выдавать книжку на руки человеку без особой причины.

Согласно законодательству, любое предприятие (физическое или юридическое лицо) обязано вести учет работы собственных сотрудников, каждому из которых при поступлении на первое рабочее место выдается трудовая книжка. В нее заносится весь период работы, который в дальнейшем будет учтен при подсчете общего трудового стажа при выходе на пенсию. Порядок хранения и ведения трудовых книжек прописан в Постановлении правительства №225, соответственно, должны быть в наличии документы об учете трудовых книг.

К таким документам относятся приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых документов и вкладышей. Первый образец относится к подотчетным документам, которые должны вестись в бухгалтерии, а вторая является юрисдикцией кадрового отдела. Каждый лист книги должен быть пронумерован и прошнурован в соответствии с законом. Любое правонарушение или отсутствие данных документов может повлечь за собой административную ответственность для руководства организации и существенный финансовый штраф, размер которого указан в ст.5.27 Кодекса Российской Федерации.


Как учитывать и хранить трудовые книжки


В каком месте должны храниться трудовые книжки?

Так как трудовые книжки сотрудников фирмы относятся к особо важной документации, их хранение должно проходить с учетом необходимых требований, согласно законодательству. Бланки необходимо размещать в несгораемом сейфе под замком, дабы посторонние лица не могли получить доступ к документации. Выдавать трудовые книги можно лишь человеку, имеющему право вносить в них какие-либо изменения и, желательно, под личную роспись.


Утрата трудовых книжек при чрезвычайной ситуации: как подтвердить стаж


По окончанию отчетного месяца ответственные за хранение лица обязаны предоставить бухгалтерии и руководство (при необходимости) данные о наличии самих книг и информацию про финансовые поступления за счет оформления новых бланков и вкладышей (с приходным финансовым ордером). К слову, отчет о данной информации составляется в произвольной форме без каких-либо серьезных требований.

Когда какой-либо сотрудник увольняется, он должен поставить подпись в обоих журналах учета. Не редко случаются ситуации, когда человек не может сразу забрать книгу, тогда организация обязана хранить документ до того момента, пока бывший сотрудник не сможет его забрать (в случае смерти руководитель имеет право отдать бланк ближайшим родственникам).


Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек


Какие требуются документы для оформления ответственного за хранение трудовых книг лица?

Как было сказано ранее, на любом предприятии за хранение трудовых книжек могут отвечать сотрудники отдела кадров и бухгалтерии, но если отсутствует первый, то данную обязанность можно полностью возложить на бухгалтера, секретаря или прочих лиц, имеющих соответственные полномочия. Оформление ответственного за хранение лица осуществляется директором учреждения соответствующим приказом, который допускается составлять в произвольной форме.


Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек


В случае если ответственное лицо меняется (увольнение, уход в отпуск или в декрет), смена происходит путем составления акта приемы-передачи документации, в котором указывается не количество самих книжек, а информация о сотрудниках (фамилия, имя, отчество и необходимые реквизиты). Под документом ставятся подписи сдавшего и принявшего, а отсутствие каких-либо книг должно указываться в отдельном акте.

Данные лица так же имеют право заполнять трудовые книги для людей, которые еще нигде до этого не работали. Сроком заполнения являются две недели, отчет которых начинается после первого рабочего дня нового сотрудника, а все записи должны проводиться без сокращений и каких-либо неточностей.

Также не стоит забывать и о работе по совместительству, данные о которой должны быть учтены в трудовой книжке. Заполняется подобная информация ответственным лицом с основного места работы в соответствии с правилами, указанными в ст.66 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Где хранится трудовая книжка


Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек


Допускается ли выдача трудовой книги сотруднику без особой причины?

Иногда может произойти ситуация, когда человек желает получить на руки трудовую книжку без какой-либо причины. В таких случаях работодатели не имеют право отдавать документ, если только работник не предоставляется заявление об увольнении.


Выдача трудовой книжки работнику на время


Иным способом может служить выдача копии или выписки какой-либо страницы из книжки, и данный метод возможен лишь при предоставлении заявления сотрудника, где он укажет причину потребности в документе. Любые нарушения данного порядка будут возлагаться на подчиненного, который несет ответственность за хранение трудовых документов, даже в том случае, когда с получившего на руки оригинал книги взяли соответствующую расписку с указанием подписи и даты получения трудовой книжки.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.doc
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.doc
  • Трудовая книжка.xls
Доступно только подписчикам
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (образец).doc
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль