Программы для составления графика отпусков

2493
Рутинную кадровую процедуру могут существенно облегчить специальные программы для составления графика отпусков. Каждое предприятие, в зависимости от численности штата, потребностей и финансовых возможностей легко может выбрать на рынке ПО оптимальный вариант программы для составления графика отпусков на 2017 год.

Могут ли применяться специальные  программы для составления графика отпусков

Чтобы понять, имеет ли смысл автоматизация процесса и использование специальных программ для составления графика отпусков на 2017 год и последующие годы, рассмотрим алгоритм, по которому создается этот документ.

Справка

Для чего необходимо составление графика отпусков

График отпусков является, по своей сути документом, которому должны следовать и работодатель, и работник. В нем указаны даты и сроки, в соответствии с которыми в том году, на который он разработан, будут предоставлены отпуска работникам предприятия. Этот документ, составленный на перспективу, позволяет распределить нагрузку на производственные процессы, обусловленную отсутствием основных работников, оптимальным образом.

Грамотно составленный график отпусков, учитывающий к тому же пожелания работников, позволяет предусмотреть возможность их взаимозамены и учесть как основные, так и дополнительные дни отдыха, положенные работникам по закону. То есть, оптимальный вариант предоставления отпусков работникам предприятия вполне поддается алгоритмизации и допускает использование специальных программ для составления графика отпусков.

Скачайте документы по теме:

Применение такого программного обеспечения целесообразно еще и потому, что процедура составления графика отпусков регулярно повторяющаяся. В соответствии  со статьей 123 ТК РФ, этот документ должен быть составлен, согласован с профсоюзным комитетом и утвержден руководителем предприятия не позднее, чем за две недели до начала нового рабочего года. Поэтому сбор необходимой для его составления информации нужно начать как можно раньше.

Если предприятие небольшое, с этой задачей вполне справится делопроизводитель или кадровый работник, который должен опросить сотрудников, чтобы узнать в какое время и на какой срок они хотели бы получить отпуск. Это также может быть сделано силами руководителей подразделений, которые одновременно смогут сами оптимизировать график отпусков таким образом, чтобы  в максимальной степени совместить потребности и нужды производства с желаниями работников.

Но на крупных предприятиях обойтись без использования специальных  программ для составления графика отпусков на 2017 год и последующие годы вряд ли удастся. Слишком много времени займет заполнение специальной формы, не говоря уже о выборе оптимального варианта, устраивающего как работника, так и работодателя.

Какая форма документа может использоваться программой для составления графика отпусков

Для заполнения графика отпусков в ручном режиме может использоваться унифицированная форма №Т-7, но, поскольку применение таких форм уже не обязательно для работодателей, на предприятии может быть разработана собственная форма графика отпусков. В любом случае, в ней необходимо предусмотреть графы, содержащие следующую информацию:

наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденным в компании штатным расписанием;
должность (специальность) сотрудника согласно штатному расписанию;
ФИО сотрудника;
табельный номер работника;
количество календарных дней отпуска;
дата начала отпуска;
подпись сотрудника.

Специальная программа для составления графика отпусков на 2017 год также может быть разработана для автоматического заполнения формы №Т-7 или той формы, которая утверждена работодателем. Но, как правило, готовые программные продукты при формировании графиков отпусков используют унифицированную форму №Т-7, которая составлена оптимальным образом и вполне устраивает большинство работодателей. Образец такой формы приведен ниже.

Программы для составления графика отпусков

Какие программы для составления графика отпусков предлагает рынок ПО

По степени сложности реализации, то есть по тому, насколько автоматизирован процесс составления графика отпусков, программное обеспечение можно разделить на несколько типов:

Заполнение готовых бланков формы № Т-7 в текстовом редакторе MSWord или электронных таблицах MSExcel;
Модульные решения, встроенные в программы электронного документооборота, бухгалтерского или кадрового учета;
Специальные программы для составления графика отпусков.

Строго говоря, программы, которые упоминаются в п.1 таковыми назвать нельзя — это, по сути, готовые бланки, все поля в которых заполняются в ручную или, в лучшем случае, данные в них экспортируются из других листов электронных таблиц.

Модульные решения предлагаются многими программными комплексами, предназначенными для автоматизации работы с кадрами, позволяющими упростить и убыстрить многие рутинные процессы, характерные для этого вида управленческой деятельности. В том числе, формирование графиков отпусков.

В качестве примера таких программ для составления графиков отпусков в 2017 году можно упомянуть «Службу кадров» или программный комплекс «Персонал». В популярном программном продукте «1С:Предприятие» также реализована возможность составления графика отпусков.

Специальные программы для составления графика отпусков предназначены только для решения одной конкретной задачи. Некоторые из них основаны на использовании других популярных приложений, например, на том же Microsoft Excel. К таким программам можно отнести приложения «График отпусков» версии 1.3 или «Расчет отпусков» версии 5.0.

Но в третью группу входят и программы для составления графика отпусков, разработанные специально для облегчения работы кадровой службы, практически исключающие редактирование в ручном режиме. Они, как правило, имеют расширенный функционал, позволяющий в максимальной степени автоматизировать всю процедуру формирования этого документа, чаще всего, такой софт разрабатывается на заказ под конкретную организацию.

Что такое идеальная программа для составления графика отпусков

Такое программное решение предусматривает удаленный доступ к системе для каждого из работников. Но этот доступ может ограничиваться только такими возможностями, как:

просмотр заявок, поданных ранее на бронирование отпусков от других работников за определенный промежуток времени;
бронирование отпуска с учетом следующих требований:
  • количество работников, которые запланировали отпуск на выбранный период, не превышает установленный лимит;
  • продолжительность запланированного отпуска не превышает установленного для данного работника максимального количества отпускных дней;
  • сумма уже использованных и запланированных отпусков не превышает установленной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска;
отмену бронирования, если она производится не позже, чем за две недели до окончания календарного года;
формирование и печать заявления о предоставлении отпуска.

Программа для составления графиков отпусков, предлагающая полную автоматизацию процесса, должна также обеспечивать:

  • возможность контроля и соблюдения баланса положенной продолжительности ежегодного отпуска работнику и суммарной продолжительности использованный и бронированных отпусков;
  • соблюдение интересов работников и работодателя с учетом особенностей производственного процесса, в том числе ограничение количества отпускников в определенные периоды, связанные с сезонным фактором деятельности компании.

Администрирование программы для составления графика отпусков может осуществлять сотрудник отдела кадров, ответственный за этот вид работы с кадрами. Его доступ к системе не ограничивается ничем, а в функции входит:

просмотр графика отпусков как в целом за год, так и за какой-то определенный период;
возможность редактирования забронированных работниками отпусков, в том числе:
  • подтверждение забронированного работником отпуска;
  • инициативное бронирование отпуска тем работникам, которые по какой-то причине не смогли это сделать самостоятельно;
  • перенос забронированного отпуска на другое время;
  • отказ в бронировании отпуска или его части;
  • изменение продолжительности и количества отпусков, забронированных работником;
  • установление минимального временного промежутка между отпусками, забронированными одним работником;
  • установление лимитированного значения, ограничивающего количество работников, которые могут находиться в отпуске одновременно;
  • ограничение длительности отпусков, которые может забронировать один работник в течение календарного года;
формирование отчетности, в том числе:
  • составление, распечатка, утверждение графика отпусков на следующий календарный год;
  • выборка предоставленных работникам отпусков в конкретный период года;
  • количество работников, которые в определенный период года находятся в отпуске или на рабочих местах;
  • количество и продолжительность отпусков, которые еще не использовали работники.

Такая программа составления графика отпусков существенно облегчит процесс формирования этого документа на крупном предприятии. Функционал, описанный выше, может стать частью технического задания для разработки такой программы или же руководством при выборе уже готового программного обеспечения. Образец автоматического заполнения графика отпусков представлен ниже.

Программы для составления графика отпусков
Разработка такой программы с учетом специфики конкретного предприятия обойдется, конечно, дороже, чем готовые программные решения, но это окупится уже в скором времени. Экономический эффект от внедрения такой программы для составления графика отпусков на 2017 год достигается за счет сокращения трудозатрат как по кадровой службе, так и по структурным подразделениям.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ








      Рассылка




      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

      
      ×
      Скачивание доступно после регистрации


      Зарегистрируйтесь бесплатно
      и скачивайте любые документы.



      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль