Типичные ошибки при оформлении графика отпусков

4837
Из этой статьи вы узнаете о таких типичных ошибках при составлении графика отпусков: • Несвоевременная подача графика отпусков. • Неверное составление и утверждение графика отпусков. • Неправильное заполнение графика отпусков. • Ошибки при внесении изменений в график. • Несоответствие графика пожеланиям сотрудников.

Несмотря на то, что правила составления документа хорошо известны всем кадровым работникам, существуют типичные ошибки при составлении графика отпусков. График представляет собой документ, в котором указана очередность, даты начала и окончания отпуска для каждого работника. График относится к категории обязательных документов для каждой организации вне зависимости от количества сотрудников (ст. 124 ТК РФ).

Этот нормативный акт составляется заранее на год вперед и подтверждается руководителем предприятия. Воспользоваться оплачиваемым отпуском имеют право все сотрудники предприятия, оформленные по ТК РФ или Трудовому договору, проработавшие в данной организации не менее полугода.


Составляем график отпусков на следующий год


С утвержденным графиком отпусков должен быть заблаговременно ознакомлен каждый сотрудник (ст. 22 ТК РФ). При этом каждый работник должен личной подписью подтвердить факт ознакомления и согласия.

Ошибка №1: несвоевременная подача графика отпусков

Согласно статье 123 ТК РФ график отпусков должен быть составлен и утвержден начальником кадрового отдела, согласован с профсоюзной организацией (если таковая предусмотрена) и окончательно одобрен и завизирован руководителем предприятия. За две недели до начала нового календарного года график отпусков всех работников должен быть полностью утвержден. При составлении очередности отпусков учитываются пожелания сотрудников, но без ущерба для оптимальной работы и продолжения производственного процесса на предприятии.

Типичные ошибки при оформлении графика отпусков

График составляется таким образом, чтобы каждый работник организации независимо от занимаемой им должности смог воспользоваться оплачиваемым отпуском. Количество сотрудников предприятия, которые могут одновременно уйти в отпуск регламентируется Трудовым договором и нормативными актами каждой отдельно взятой организации. При поступлении на работу нового сотрудника в период после утверждения и вступления в силу графика, его отпуск не вносится в документ, а регламентируется руководителем предприятия.


График отпусков


Ошибка №2: неверное составление и утверждение графика отпусков

К типичным ошибкам при составлении графика отпусков относятся неверный порядок составления и порядка утверждения. В документе должны быть учтены все категории отпусков, на которые согласно ТК имеют право сотрудники организации. При составлении графика нужно учитывать такие факторы:

  1. Пожелания работника;
  2. Наличие стажа работы (ст. 121, 122 ТК РФ);
  3. Возможность переноса отпуска при условии согласования с сотрудником и в случае острой необходимости (ст. 124 ТК РФ);
  4. Учет неиспользованных дней предыдущих отпусков;
  5. Особые условия предприятия (вредные и опасные условия труда, районы Крайнего Севера) и необходимость дополнительных отпусков с учетом времени работы;
  6. Льготные категории работников – работники до 18 лет, сотрудники, имеющие особые заслуги (Почетный донор, Ветеран Труда), беременные женщины.

Нужно ли ставить печать на графике отпусков


Ошибка № 3: неправильное заполнение графика отпусков

Типичные ошибки при составлении графика отпусков нередко касаются непосредственно формы заполнения документа. График отпусков составляется по четко определенной структуре, где:

  • Графа 1 – полное название организации;
  • Графа 2 – штатная должность сотрудника;
  • Графа 3 – ФИО;
  • Графа 4 – табельный номер работника (если есть);
  • Графа 5 – длительность отпуска (количество дней);
  • Графа 6 – запланированные даты начала и окончания отпуска.
  • Графа 7 – фактические даты;
  • Графа 8 – предполагается для возможности переноса отпуска;
  • Графа 9 – даты перенесенного отпуска;
  • Графа 10 – примечания.

Урок № 4. Как оформить работнику ежегодный отпуск


Документ должен иметь номер в соответствии с принятой нумерацией нормативных актов организации. Область для визирования документа графа «Утверждаю» располагается в нижней части. По желанию руководителя предприятия и при условии согласования с кадровым отделом структура графика отпусков может быть дополнена и незначительно изменена.


Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы


Ошибки при внесении изменений в график отпусков

Трудовым Кодексом учитываются ситуации, при которых отпуск может быть перенесен или отменен. Такое возможно по просьбе самого работника (ст. 124 ТК РФ). Для этого должны быть предусмотрены отдельные графы в документе. При досрочном выходе сотрудника из отпуска (ст. 125 ТК РФ) изменения заносятся в графу «Примечание». Досрочный выход вносится в графу 8 и дополнительно в графе 9 устанавливается приблизительная дата начала оставшейся части отпуска. При приеме на постоянную работу новых сотрудников в период после составления и утверждения графика оформляется новый документ в приложения к основному.


Нужно ли в график отпусков включать внешних совместителей


Ошибка № 4: не учтены пожелания сотрудников

Согласно ТК РФ пожелания сотрудников, относятся к определяющим факторам при составлении графика отпусков. Поэтому на подготовительном этапе каждый работник имеет право написать заявление на отпуск с указанием периода желаемого отпуска. Однако в данном вопросе учитывается специфика предприятия и условия безостановочного рабочего процесса. Если нет возможности пойти навстречу пожеланиям сотрудника, его необходимо уведомить и обосновать позицию руководства.


Читайте подробнее о графике отпусков в статье >>>


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Форма № Т-7. График отпусков (бланк).xls
  • Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Пример заполнения графика отпусков.doc
  • Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль