Учет рабочего времени сотрудников

3358
Научим правильно вести учет рабочего времени сотрудников в условиях любого режима работы — от пяти- или шестидневной недели с фиксированными выходными до гибкого графика и ненормированного рабочего дня.

Учет рабочего времени — одна из ключевых обязанностей работодателя. Администрация любого предприятия, независимо от сферы деятельности и формы собственности, должна фиксировать точное количество отработанных сотрудниками часов и дней. Это необходимо для правильного расчета заработной платы, документального обоснования расходов на персонал и соблюдения законодательно установленных норм продолжительности рабочего времени.

Нормирование времени позволяет распределить часы работы и отдыха таким образом, чтобы работник успевал полноценно отдыхать. Отсутствие переработок и полноценный отдых — факторы, благодаря которым эффективность труда остается стабильно высокой, а риск развития профессиональных заболеваний снижается.

Скачайте документы по теме:

Нормирование и учет рабочего времени в 2017 году

Понятию рабочего времени и связанным с ним нормам посвящена вся 15 глава Трудового кодекса РФ. Согласно ст.91 ТК РФ, рабочим временем считается период, в течение которого сотрудник исполняет свои должностные обязанности в соответствии с условиями трудового договора, правилами внутреннего трудового распорядка и другими нормативными актами работодателя. Сюда же относятся перерывы для обогрева и отдыха или кормления ребенка и некоторые другие периоды, напрямую не связанные с выполнением трудовой функции.

Нормальная продолжительность работы составляет 40 часов в неделю. При этом особенности производственного графика — будь то пятидневка, шестидневка или работа с «плавающими» выходными днями — не имеют особого значения. Любое превышение нормы расценивается как переработка.

Особые режимы рабочего времени

Наряду с общей недельной нормой выделяют особые режимы работы — сокращенное и неполное рабочее время (ст.92 и 93 ТК РФ). Сокращенная неделя считается нормой для отдельных категорий работников, поэтому никак не влияет на размер зарплаты. Сотрудник, которому в соответствии с его физиологическими, возрастными и другими особенностями установлен такой режим, получает полный должностной оклад. Законодательством предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени для:

несовершеннолетних (до 16 лет — не более 24 часов в неделю, до 18 лет — не более 35 часов в неделю);
инвалидов I и II групп (не более 35 часов в неделю);
работников, вынужденных трудиться в опасных или вредных условиях 3 и 4 степени (до 36 часов в неделю);
педагогов, медиков и представителей ряда других профессиональных групп.

Неполный рабочий день или неделя — совершенно иное по своей сути явление. В отличие от сокращенного режима, здесь прослеживается прямая пропорциональная зависимость между оплатой труда и количеством отработанного времени или выполненным объемом работ. Режим неполного дня (недели) устанавливается либо по договоренности между сторонами трудового договора, либо по закону. Согласно ст.93 ТК РФ, гарантированное право на труд в таком режиме имеют:

  • беременная женщина;
  • один из родителей, попечителей или опекунов ребенка в возрасте до 14 лет (если ребенок — инвалид, возрастной ценз сдвигается до 18 лет);
  • сотрудник, ухаживающий за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Получив заявление о желании работать неполный день или неделю от представителя любой из вышеперечисленных категорий, работодатель обязан предоставить ему такую возможность. При этом трудовые права работника никак не ограничиваются. Он все так же сохраняет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, исчисление стажа в обычном порядке, получение премий на общих основаниях и т.д. В трудовой книжке переход на неполное время работы не отражается.

Заявление сотрудника об установлении режима неполного рабочего времени

Важно: при учете рабочего времени в условиях неполного дня или недели необходимо как можно точнее фиксировать количество фактически отработанных сотрудником часов, чтобы правильно рассчитать зарплату.

Иногда режим неполного дня или недели вводится работодателем в одностороннем порядке как более мягкая альтернатива массовым увольнениям. Такой сценарий предусмотрен ст.74 ТК РФ. Речь идет об изменении содержания трудового договора (а режим работы считается одним из его обязательных условий), не меняющем трудовую функцию работника. Если в результате организационных или технологических изменений на производстве складывается угроза массовых увольнений, в попытке сохранить рабочие места предприятие может перейти на неполный рабочий день (неделю) на срок до шести месяцев.

Ненормированный рабочий день

Законодатель нормирует не только недельную, но и дневную продолжительность работы. Продолжительность ежедневной смены не должна превышать 8 часов. Для несовершеннолетних, инвалидов и некоторых других категорий работников норма сокращается. А накануне государственных праздников, официально объявленных нерабочими, продолжительность работы для всех сокращается на один час.

Но в то же время Трудовым кодексом РФ предусмотрен и режим ненормированного дня, в рамках которого отдельные сотрудники могут привлекаться к выполнению должностных обязанностей за пределами установленной для них ежедневной нормы. Как правило, речь идет о руководящем, техническом и хозяйственном персонале, а также о специалистах, распределяющих рабочее время по своему усмотрению. Перечень должностей с ненормированным режимом работы утверждается на локальном уровне и закрепляется коллективным договором, соглашением или ЛНА.

Учет рабочего времени сотрудников

В трудовой договор с соискателем, принимаемым на такую должность, обязательно вносится соответствующее условие, поскольку режим труда и отдыха сотрудника будет «выбиваться» из общего графика. Привлечение к работе до или после формального окончания рабочего дня должно быть эпизодическим, а не регулярным. При этом нужно вести учет каждого отработанного сверх нормы часа.

Учет рабочего времени сотрудников

Кстати, при ненормированном режиме часы переработки не оплачиваются в повышенном размере, а компенсируются путем предоставления дополнительных дней отпуска — не менее трех (ч.1 ст.119 ТК РФ). Во избежание недопонимания и конфликтов с сотрудниками, неправильно трактующими само понятие ненормированного режима, советуем взять на вооружение статью «Споры о ненормированном рабочем дне: отстаиваем правоту работодателя».

Справка

Учет рабочего времени: понятие и виды

Корректный учет рабочего времени — залог справедливой оплаты труда, в том числе сверхурочного. Виды учета рабочего времени бывают разными. На практике чаще всего применяется поденный учет (в основном на предприятиях, персонал которых ежедневно отрабатывает одно и то же фиксированное количество часов).

Если же продолжительность ежедневной работы варьируется, но в рамках каждой календарной недели строго соблюдается установленная законом норма, целесообразно вести понедельный учет. При понедельном учете работодателю нужно следить, чтобы в течение недели персонал отрабатывал 40 часов (в общих случаях) или меньше (в условиях сокращенного режима работы).

Суммированный учет рабочего времени

Иногда принципы организации труда на предприятии не позволяют вести учет поденно или понедельно. Например, при гибком или скользящем графике, когда попросту не представляется возможным придерживаться дневной или недельной нормы продолжительности работы. И здесь на помощь приходит суммированный учет, порядок применения которого описан в ст.104 ТК РФ.

Вместо стандартного учетного периода (дня или недели) за основу берется более продолжительный интервал: месяц, квартал, полугодие. В рамках выбранного учетного периода рабочее время распределяется таким образом, чтобы переработка в одни дни полностью компенсировалась недоработками в другие. Статья «Суммированный учет: выбираем график работы, учетный период и систему оплаты» будет полезна работодателям, планирующим применять этот удобный способ учета на практике.

Образец приказа о введении суммированного учета рабочего времени

Важно: при суммированном учете количество рабочих часов в квартальном, месячном или годовом графике устанавливается исходя из общей нормы (разумеется, с поправкой на категорию и специфику работы конкретного сотрудника). При этом рабочие и выходные дни должны чередоваться таким образом, чтобы как минимум раз в неделю работник отдыхал не менее 42 часов подряд.

Максимальная продолжительность учетного периода, разрешенная законодательством — один год. А для нормирования работ, выполняемых в опасных или вредных условиях, еще меньше — три месяца. Правда, в этом вопросе закон категоричен не всегда. Если по причинам технологического или сезонного характера не получается придерживаться рамок трехмесячного учетного периода, коллективным договором или отраслевым (межотраслевым) соглашением можно существенно увеличить его продолжительность, но не более чем до одного года. Переход на столь продолжительный учетный период не всегда дается просто. В помощь кадровику — статья «Как составить графики работы на год и уложиться в норму»: эксперт рассказывает, на каких этапах могут возникнуть сложности, и дает ценные практические рекомендации.

Важно: не забудьте отразить особенности режима работы в локальной нормативной документации и трудовом договоре.

Учет рабочего времени сотрудников

Для перехода на суммированный учет нужны объективные причины. Например, сезонность выполняемых персоналом работ или непрерывность технологического процесса, требующая внедрения сменного графика. В таких обстоятельствах нужно особенно тщательно следить за соблюдением гарантированных главой 16 ТК РФ прав работников: в полном объеме оплачивать переработки по завершении каждого учетного периода, не завышать нормы рабочего времени, точно отмечать время прихода и ухода персонала (вручную или с помощью современных автоматизированных систем контроля).

Учет рабочего времени сотрудников при гибком графике

Гибкий график — набирающая популярность форма организации работы, при которой допускается саморегулирование персоналом начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня. Основными элементами такого режима считаются:

фиксированное время, в течение которого работающие по гибкому графику сотрудники должны обязательно присутствовать на рабочем месте;
переменное время (как правило, около 1.5-2 часов в начале и в конце дня), в пределах которого работник сам определяет момент начала и завершения работы;
обеденный перерыв, который не входит в рабочее время;
общая продолжительность учетного периода, установленная работодателем (неделя, декада, месяц, квартал).

Такой график успешно применяется как в индивидуальном (для отдельных сотрудников), так и в бригадном формате. Вводится он приказом руководителя, в котором указываются должности и фамилии отдельных работников, на которых распространяется распоряжение, или наименования целых структурных подразделений. Пошаговая инструкция и образцы всех необходимых документов — в статье «Как установить сотруднику гибкий режим рабочего времени».

Приказ об установлении режима гибкого рабочего времени

Поскольку продолжительность работы изо дня в день варьируется, оптимальным способом подсчета отработанного времени при гибком режиме считается суммированный учет. С этой целью заводится специальный журнал, в котором фиксируется время прихода и ухода сотрудников. В дальнейшем информация из журнала переносится в табель и используется при расчете зарплаты.

Табель учета рабочего времени

Учет рабочего времени в 2017 году чаще всего ведется методом сплошной регистрации явок и неявок на работу в первичном учетном документе — табеле. Используя такой метод, работодатель фиксирует все часы и дни (смены), отработанные сотрудниками. В качестве альтернативного метода применяется регистрация отклонений. В этом случае отмечаются не все дни и часы подряд, а только факты несоблюдения нормального графика (неявки, простои, опоздания, прогулы, периоды временной нетрудоспособности и т.д.).

Важно: обязательно отмечайте в табеле учета рабочего времени каждый час, отработанный  в неурочное время или сверх нормы (переработки, вызовы на работу в выходные и нерабочие праздничные дни). Детали — в статье «Как учесть и оплатить сврехурочную работу».

Ответственность за ведение табеля учета рабочего времени в больших организациях, как правило, возлагается на отдельного специалиста — табельщика. В маленьких компаниях с небольшим штатом обязанности табельщика может выполнять секретарь, кадровик или любой другой работник, в должностной инструкции которого прописана данная функция.

Как заполнять табель учета рабочего времени

Для начала нужно определиться с выбором формы. В бюджетных организациях используется типовая форма №0504421 (согласно приказу Минфина России №52н от 30.03.2015г. и указаниям Госкомстата России, утвержденным постановлением №1 от 5.01.2004г.). Коммерческие организации вправе разработать бланк табеля самостоятельно или воспользоваться одной из предложенных Госкомстатом унифицированных форм — Т-12 или Т-13. Бланки незначительно отличаются друг от друга. Форма Т-12 используется при ручной обработке данных, форма Т-13 — при автоматизированной.

Важно: в 2017 году учет рабочего времени можно вести исключительно в электронном виде, заверяя данные электронной цифровой подписью и не прибегая к бумажным носителям. Для этого необходимо отразить условие об электронном учете в локальном акте об учетной политике организации (ст.8 федерального закона №402-ФЗ от 6.12. 2011г.).

Затем выбирается способ заполнения — сплошной или путем регистрации отклонений. Второй вариант подходит только предприятиям с одинаковой продолжительностью рабочих дней (смен). При заполнении табеля используются цифровые или буквенные коды. 

Система кодировки может быть как стандартной, так и разработанной работодателем для внутреннего пользования. Каждый код обозначает определенное событие, например:

  • Я (01) — явка, продолжительность работы в дневное время;
  • Н (02) — продолжительность работы в ночное время;
  • С (04) — сверхурочная работа;
  • НН (30) — неявка по невыясненным причинам;
  • Б (19) — больничный с назначением пособия;
  • В (26) — выходной или нерабочий праздничный день;
  • К (06) — служебная командировка;
  • ПК (07) — повышение квалификации с отрывом от производства;
  • ПР (24) — прогул;
  • Р (14) — отпуск по беременности и родам;
  • ОЖ (15) — отпуск по уходу за ребенком до трех лет;
  • ОТ (09) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
  • ДО (16) — отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый по разрешению работодателя.

Важно: если вы решили разработать собственные коды, не забудьте утвердить их отдельным приказом.

Табель учета рабочего времени на 2017 год

В табеле отражаются данные о каждом сотруднике. Совместителей можно включить в общий табель или завести для них отдельный документ. Новые работники добавляются в список (по приказу руководства), уволенные — исключаются. Об особенностях заполнения табеля в сложных и нетипичных ситуациях читайте в заметках «Как отразить в табеле время прохождения диспансеризации беременной сотрудницы», «Как отразить в табеле и оплатить день, который сотрудник отработал частично», «Как отразить отгул в табеле», «Как отразить в табеле учета рабочего времени отпуск сотрудника-чернобыльца».

По завершении учетного периода табель проверяется, заверяется подписями ответственных лиц и передается в бухгалтерию. Заполненные табели хранятся в организации не менее пяти лет, поскольку относятся к категории первичных учетных документов, применяемых в целях оплаты труда (ст.17 федерального закона №129-ФЗ от 21.11.1996г.). Документы со сведениями о персонале, работающем во вредных или опасных условиях, хранятся не менее 75 лет (п.586 «перечня», утвержденного приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010г.).  Чтобы досконально разобраться в теме, ознакомьтесь со статьей «Правила и сроки хранения кадровых документов».

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Стаж работы определяет суммы и время выплат различных компенсаций работнику. И здесь не должно быть ошибок. Ведь оплата больничного, отпуска, а также назначение пенсий производится на основании расчета трудового стажа.

      Сэкономить время и безошибочно подсчитать страховой стаж вам помогут наши шпаргалки.

      – Какие периоды влияют на стаж для ежегодного отпуска
      – Какие периоды включать в стаж для оплаты больничного
      – Как считать стаж работы не на территории России для оплаты больничного