Как оформить использование личного имущества в работе: размеры компенсаций, налоги

3023
Часто компании используют в работе личное имущество работников. Это удобно, поскольку позволяет сэкономить денежные средства компании, снизить расходы, повысить эффективность работы. Но возникают вопросы: каким образом оформить использование личного имущества в работе, какие размеры компенсаций предусмотреть и какие налоги уплатить. В рамках вебинара, Шестакова Екатерина Владимировна, кандидат юридических наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», ответит на эти вопросы.

Екатерина Шестакова,
кандидат юридических наук, генеральный директор ООО "Актуальный менеджмент"

Как оформить использование личного имущества в работе: размеры компенсаций, налоги

Вопросы, которые будут на вебинаре:

  • Виды имущества, используемого работодателем
  • Документальное оформление использования имущества
  • Установление размеров компенсаций
  • Особенности налогообложения
  • Риски для компаний

Виды имущества

Виды имущества, используемого работодателем

  • Легковые автомобили;
  • Грузовые автомобили
  • Мобильные телефоны;
  • Интернет (модемы, оборудование для IP-телефонии);
  • Компьютеры, принтеры;
  • Программное обеспечение;
  • Квартиры для командированных работников

Использование легкового автомобиля (аренда автомобиля)

Вариант 1

  • Шаг 1. Согласование использования личного автотранспорта в служебных целях
  • Шаг 2. Согласование и заключение между работником и организацией договора аренды автомобиля.
    Договор может заключить только собственник автомобиля, поэтому необходимо представить правоустанавливающие (правоподтверждающие) документы на автомобиль (паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации), а также полис ОСАГО.
  • Шаг 3. Внесение изменения в полис ОСАГО с учетом количества лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (перечень конкретных лиц либо без ограничений).
  • Шаг 4. Передача по акту приема-передачи автомобиля во временное пользование организации.

Использование легкового автомобиля (периодическое использование самим работником)

Вариант 2

  • Шаг 1. Согласование использования автомобиля работника и написание заявления
  • Шаг 2. Установление соответствующих условий в трудовом договоре
  • Шаг 3. Издание приказа о компенсации расходов

Иногда работодатели упрощают процедуру:

1. издают приказ руководителя компании о выплате компенсации работнику, в котором расписывается работник

Обычно суды решают, что такого приказа с подписью работника достаточно для подтверждения договоренности об использовании работодателем имущества работника (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 N А40-104646/11-119-902; 18 ААС от 27.02.2013 N 18АП-437/2013).

Использование мобильного телефона

Вариант 1

  • Шаг 1. Установление лимитов в отношении использования мобильной связи
  • Шаг 2. Установление перечня работников, которые используют мобильную связь, установление соответствующих положений в трудовом договоре
  • Шаг 3. Подписание договора с оператором мобильной связи
  • Шаг 4. Оплата оператору мобильной связи

Вариант 2

  • Шаг 1. Установление лимитов в отношении использования мобильной связи
  • Шаг 2. Установление перечня работников, которые используют мобильную связь, установление соответствующих положений в трудовом договоре
  • Шаг 3. Компенсация работнику расходов в пределах лимитов

Использование Интернета и оборудования

  • Шаг 1. Определение перечня работников, в отношении которых работодатель использует Интернет и оборудование, внесение соответствующих положений в трудовой договор
  • Шаг 2. Определение перечня оборудования и размера ежемесячной компенсации
  • Шаг 3. Выплата компенсации работнику

Аналогичный алгоритм установлен для использования компьютеров и оргтехники

В случае использования надомником своих инструментов и механизмов ему выплачивается компенсация за их износ. Выплата такой компенсации, а также возмещение иных расходов, связанных с выполнением работ на дому, производятся работодателем в порядке, определенном трудовым договором.

Порядок и сроки обеспечения надомников сырьем, материалами и полуфабрикатами, расчетов за изготовленную продукцию, возмещения стоимости материалов, принадлежащих надомникам, порядок и сроки вывоза готовой продукции определяются трудовым договором (статья 310 ТК РФ).

Использование программного обеспечения

  • Шаг 1. Включение соответствующих положений в трудовой договор
  • Шаг 2. Передача программного обеспечения работодателю
  • Шаг 3. Выплаты работнику

Если для создания программного продукта компания привлекает собственных работников, то программа для ЭВМ будет считаться служебным произведением.

Особенностью служебного произведения является тот факт, что соавторы произведения являются работниками компании-лицензиара и что произведение было создано в пределах трудовых обязанностей работников (соавторов). При этом исключительное (имущественное) право на служебное произведение принадлежит работодателю, если трудовым договором или иным договором между работодателем и автором не предусмотрено иное  (ст. 1295, 1370 ГК РФ).

Использование квартиры

  • Шаг 1. Разработка и заключение договора аренды
  • Шаг 2. Приемка-передача квартиры
  • Шаг 3. Выплата арендной платы

Квартира предоставляется для проживания прибывшим в командировки работникам обособленных подразделений организации в соответствии с принятым в организации локальным нормативным актом - положением о служебных командировках, согласно которому работникам обособленных подразделений, командированным в головную организацию, для проживания организация обязана предоставить за ее счет жилое помещение.

Оплата коммунальных услуг производится ежемесячно согласно выставленным за истекший месяц счетам в безналичной форме.

Документальное оформление использования имущества

1. Документы, подтверждающие производственную необходимость использования имущества. К таким документам могут быть отнесены:

  • должностная инструкция;
  • бухгалтерские справки с расчетами экономической обоснованности использования.

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором должны быть отражены:

  • вид используемого имущества и его характеристики (состояние на момент заключения данного соглашения, технические характеристики, регистрационные данные и т.п.);
  • срок использования;
  • порядок, размер и сроки выплаты компенсации (в фиксированной или переменной сумме), метод расчета;
  • условия обслуживания;
  • порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя, и подтверждения данных расходов.

Желательно приложить к данному соглашению документы, подтверждающие право собственности работника на имущество, которое будет использовано в интересах компании (например, договор купли-продажи, технический паспорт, товарный чек).

3. Акт. Этот документ подтверждает фактическое использование имущества. Его составляют в произвольной форме. Акт подписывают руководитель компании и работник.

4. Приказ о выплате компенсации работнику. Приказ служит основанием для перечисления компенсации работнику.

При заключении соглашения об использовании личного имущества между работодателем и сотрудником в него следует включить:

  • точное наименование личного имущества;
  • его отличительные признаки, например серийный номер;
  • стоимость имущества на дату заключения соглашения;
  • основания права собственности на имущество (это не всегда возможно в отношении мелкого производственного инструмента, но в таком случае будет достаточно указания в соглашении права собственности работника).

В соглашении

 следует определить не только объект компенсации (выплата за использование или платежи за износ), но и какие конкретно расходы включаются в сумму выплаты (например, на замену расходных материалов и комплектующих, ремонт имущества и т.д.). Необходимо явно указать размер выплаты компенсации, сроки, основание и порядок расчетов, а также срок действия данного соглашения

Как оформить использование личного имущества в работе: размеры компенсаций, налоги

Как оформить использование личного имущества в работе: размеры компенсаций, налоги

Как оформить использование личного имущества в работе: размеры компенсаций, налоги

Министерство финансов РФ в своих Письмах от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и от 30.11.2012 N 03-03-07/51 по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения служебных обязанностей, разъясняло следующее:

в соответствии со ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" (ранее действовал Закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ, с 01.01.2013 действующим является Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) для подтверждения факта использования транспортного средства должны быть оформлены первичные учетные документы - путевые листы.

Законодательство не содержит перечня документов, которыми может быть подтвержден производственный характер разговоров, например в отношении сотовой связи. Исходя из этого организация вправе самостоятельно определить условия выплаты компенсации, ее размеры и перечень подтверждающих документов при их необходимости.

Пример подтверждения расходов в суде

Обществом были изданы приказы об использовании личных мобильных телефонов для производственных целей с оплатой разговоров в пределах, установленных данными приказами, и определением лиц, которым будет производиться оплата. Право пользования сотовой связью закреплено за руководящим составом компании, в частности за генеральным директором и его заместителями, а также за сотрудниками, связь с которыми в силу осуществляемых ими функций и производственной необходимости должна поддерживаться постоянно.

В подтверждение производственного характера затрат кроме названных приказов представлены авансовые отчеты, служебные записки, кассовые чеки, подтверждающие оплату за услуги мобильной связи (Постановление ФАС Московского округа от 28 января 2010 г. по делу N КА-А40/15468-09)

Компенсация ущерба

В соответствии со ст. 235 Трудового кодекса РФ работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуре.

Заявление работника о возмещении ущерба направляется им работодателю. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.

Требование работника подлежит удовлетворению, если утрата имущества работника произошла вследствие бездействия работодателя по обеспечению его сохранности при наличии такой обязанности. Кроме того, должна быть установлена связь между противоправным бездействием со стороны работодателя и причинением ущерба работнику. При совокупности указанных условий образуются основания для привлечения работодателя к материальной ответственности за причиненный работнику имущественный ущерб, то есть у работодателя возникнет обязанность по возмещению ущерба работнику (Определение Верховного суда Республики Коми от 16.01.2012 по делу N 33-124/2012).

Установление размеров компенсации

Использование легкового автомобиля

В Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией« установлены следующие нормы компенсаций:

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно

1200 руб/мес

свыше 2000 куб. см

1500 руб.

Мотоциклы

600 руб.

Использование мобильной связи

Конкретный размер компенсации не установлен.

Размер компенсации может:

  • определяться по факту (из данных распечаток операторов связи);
  • быть фиксированным (в сумме, установленной локальным нормативным актом).

Для того чтобы работодатель смог компенсировать расходы, ему необходимо утвердить своим приказом список сотрудников, которые используют мобильные телефоны для исполнения своих должностных обязанностей. Отметим, что необходимость использования мобильного телефона в служебных целях следует зафиксировать и в должностной инструкции сотрудника, на это указывает Письмо УФНС России по г. Москве от 5 октября 2010 г. N 16-15/104055@.

Сумма денежной компенсации определяется по согласованию с работником и может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Нормы возмещения расходов на оплату переговоров в служебных целях с использованием личного телефона законодательством РФ не установлены.

В связи с этим размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с трудовой деятельностью, и устанавливаться соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1)

Использование Интернета

Конкретный размер компенсации не установлен.

Размер компенсации, прописанный в локальном акте компании и трудовом договоре (допсоглашении к нему), компания сможет отнести к расходам для целей налогообложения прибыли (Письмо УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1).

Если работник в связи с выходом в Интернет заразил компьютер работодателя вредоносными программами, работодатель может удержать затраты на ремонт из его заработка (ст. 248 ТК РФ).

Например, отчет отдела интернет-технологий подтвердит, что вредоносная программа получена при переходе по "непрофильной" ссылке на сайт, информация которого нужна была сотруднику для личных целей. В этом случае полученное от сотрудника возмещение компании придется включить во внереализационные доходы (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Использование программного обеспечения

К объектам авторских прав также относятся программы для ЭВМ, которые охраняются как литературные произведения.

К объектам авторских прав относятся:

  1. производные произведения, то есть произведения, представляющие собой переработку другого произведения;
  2. составные произведения, то есть произведения, представляющие собой по подбору или расположению материалов результат творческого труда.

Порядок компенсации или выплаты вознаграждения в отношении программного обеспечения устанавливается по соглашению между работником и работодателем

Использование квартиры работника

Размер арендной платы и оплаты коммунальных услуг устанавливаются договором аренды

Налогообложение

Использование легкового автомобиля

По общему правилу на указанные выплаты НДФЛ не начисляется (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, как указывает финансовое ведомство, для этого в организации должны быть расчеты сумм компенсаций, а также документы, подтверждающие (Письма Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-06/5600, от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47):

  • принадлежность имущества сотруднику;
  • использование имущества в служебных целях;
  • суммы понесенных физическим лицом расходов.

Ранее чиновники утверждали, что в случае использования личного автомобиля в служебных целях не облагается НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. А с компенсации, превышающей такие нормы, необходимо удержать НДФЛ в установленном порядке (Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87 (п. 1), от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115).

В отношении страховых взносов важно отметить, что в таких случаях работнику должна выплачиваться компенсация, поскольку имущество требует определенных расходов для поддержания его в рабочем состоянии и постепенно изнашивается (ст. 188 ТК РФ). Выплата компенсации производится на основании письменного соглашения между работником и работодателем.

Поскольку обязанность выплачивать такую компенсацию установлена трудовым законодательством, на нее не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование (п. 2 ч. 1, пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).

компенсация не облагается взносами в размере, предусмотренном в соглашении (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, от 12.03.2010 N 550-19, ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260 (п. 2), ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Обратите внимание!

Если работник управляет транспортным средством третьих лиц по доверенности, компенсация за его использование в служебных целях облагается страховыми взносами. ТК РФ не предусматривает возмещения расходов сотруднику, который использует чужое имущество. Письмо Минтруда России от 13.11.2015 N 17-3/В-542

В отношении расходов важно следующее. Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

По данному вопросу есть две точки зрения.

 1. Расходы на содержание транспортных средств, принадлежащих работникам, если они получают компенсацию, учесть нельзя

Письмо Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239

Финансовое ведомство указывает, в компенсацию за использование личных автомобилей в служебных целях уже включено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт).

Следовательно, стоимость ГСМ нельзя повторно включить в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

2. Расходы на содержание транспортных средств, принадлежащих работникам, если они получают компенсацию, учесть можно

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.02.2006 по делу N А44-3149/2005-9

Суд признал правомерным отнесение к расходам затрат на содержание транспортных средств, арендованных у работников, которые были понесены одновременно с выплатой указанным работникам компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

Использование мобильной связи

Что касается использования в служебных целях личного мобильного телефона, то соответствующая денежная компенсация также не облагается НДФЛ в пределах размеров, установленных организацией (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ). С этим согласны и контролирующие органы (Письмо Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138).

При этом в целях освобождения компенсации от налогообложения необходимо соблюдать следующие условия:

  • размер компенсации, предусмотренной для сотрудника, должен быть экономически обоснован. Для этого работодателю следует учитывать стоимость телефона (подтвержденную документально) и время телефонных переговоров сотрудника по служебным вопросам и в личных целях (Письма Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 28.08.2007 N 28-17/1269);
  • в наличии должны быть документы (их заверенные копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (Письмо Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138);
  • телефонные переговоры работника должны носить служебный характер. Документально подтвердить это могут счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов (Письма УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 28.08.2007 N 28-17/1269).

Работодатель самостоятельно определяет экономически обоснованный размер (лимит) возмещения, связанного с оплатой услуг связи. Заметим, что судьи ФАС Северо-Западного округа полагают, что если внутренними документами организации предусмотрено использование телефона только в служебных целях, то компенсировать расходы на оплату сотовой связи можно в полном размере (Постановление от 21.11.2006 N А05-2791/2006-9).

Указанное возмещение не облагается НДФЛ при условии, что:

  • организация проводит анализ переговоров работника в рамках выделенного лимита на предмет их соответствия служебным целям. Для этого следует использовать детализированный отчет сотового оператора (Письмо Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178 (п. 2));
  • подтверждены факт наличия расходов по оплате услуг связи и служебный характер телефонных переговоров работника (Постановления ФАС Уральского округа от 22.04.2009 N Ф09-2210/09-С2, ФАС Северо-Западного округа от 06.03.2007 N А56-10568/2005).

Поскольку обязанность выплачивать такую компенсацию установлена трудовым законодательством, на нее не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование (п. 2 ч. 1, пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).

Bспользование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями. На это указывают и контролирующие органы (Письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3), от 12.03.2010 N 550-19, от 26.05.2010 N 1343-19, ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985). Кроме того организация должна располагать подтверждением права собственности работника на такое имущество (Письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3)).

Минздравсоцразвития России в Письме от 06.08.2010 N 2538-19 пришло к выводу о том, что сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездным характером исполнения трудовых обязанностей, служебными целями), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

В налоговом учете расходы на услуги связи (пользование Интернетом и электронной почтой, телефонные переговоры, почтовые расходы) учитываются как при ОСН, так и при УСН (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Для признания расходов необходимы следующие документы:

  1. Договор с оператором связи.
  2. Счет за оказанные услуги.
  3. Утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь (Письмо Минфина от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378)

В другом письме указано, что обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают четыре документа (Письма Минфина от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3)):

  1. должностная инструкция, где сказано, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
  2. трудовой договор или другое письменное соглашение с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
  3. копия договора работника с оператором связи, подтверждающая, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;
  4. копия счета оператора связи.

Использование Интернета работника

В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Таким образом, сумма компенсации работнику расходов на оплату доступа в Интернет не подлежит обложению НДФЛ в случае, если Интернет используется работником исключительно в производственных целях.

Компенсация также не облагается страховыми взносами.

Для подтверждения правомерности признания уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль расходов организации-работодателя на возмещение работнику затрат на оплату услуг беспроводного Интернета в трудовом договоре с работником следует указать на необходимость использования Интернета при осуществлении трудовой функции. Кроме того, работник может ежемесячно представлять работодателю помимо документов об оплате соответствующих услуг отчеты об использовании интернет-ресурсов в процессе работы.

Использование компьютеров, принтеров

В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Таким образом, сумма компенсации работнику расходов на оплату доступа в Интернет не подлежит обложению НДФЛ в случае, если Интернет используется работником исключительно в производственных целях.

Компенсация также не облагается страховыми взносами.

Для подтверждения правомерности признания уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль расходов организации-работодателя на возмещение работнику затрат на оплату услуг беспроводного Интернета в трудовом договоре с работником следует указать на необходимость использования Интернета при осуществлении трудовой функции. Кроме того, работник может ежемесячно представлять работодателю помимо документов об оплате соответствующих услуг отчеты об использовании интернет-ресурсов в процессе работы.

Использование квартиры

Налог на прибыль

По мнению Минфина России, изложенному в Письме от 20.06.2006 N 03-03-04/1/533, расходы на содержание собственной квартиры, предназначенной для проживания командированных работников организации, учитываются в качестве расходов по найму жилого помещения в составе командировочных расходов, однако только в той доле, в которой квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Расходы по содержанию квартиры за то время, что квартира пустовала, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.

Есть пример судебного решения, в котором судьи признали правомерным учет затрат на содержание принадлежащих организации квартир, предназначенных для проживания командированных работников, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом организация не учитывала в составе расходов указанные затраты в тот период, когда в квартире проживало лицо, не являвшееся работником общества (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 по делу N А56-60352/2008).

НДС

При предоставлении коммунальных услуг организации - собственнику квартиры поставщики данных услуг (в случае если данные услуги облагаются НДС) обязаны в соответствии с п. п. 1, 3 ст. 168 НК РФ дополнительно к цене (тарифу) реализуемых услуг предъявить организации к уплате соответствующую сумму НДС и выставить соответствующие счета-фактуры.

При наличии указанных счетов-фактур организация имеет право принять к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками коммунальных услуг (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Риски

Большой размер арендной платы за использование личного имущества, который достаточно сложно оспорить

В Постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.08.2015 N Ф07-4652/2015 по делу N А05-13833/2014, определением Верховного Суда РФ от 01.12.2015 N 307-ЭС15-14972 отказано в передаче дела N А05-13833/2014 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления суд указал, что в связи с отсутствием у компании  служебного автотранспортного средства для выполнения генеральным директором должностных полномочий, с согласия единственного участника, между директором (арендодателем) и Обществом (арендатором) заключен спорный Договор аренды, по условиям которого арендодатель предоставляет автомобиль с ежемесячной арендной платой 13 500 руб. Также арендатор принял на себя обязательства оплачивать затраты на приобретенные ГСМ и его ремонт. На основании соответствующего приказа по предприятию, данный автомобиль закреплен именно за генеральным директором, что также подтверждает факт передачи Обществу в аренду спорного автомобиля.  Таким образом, расходы были признаны правомерными, а следовательно, вина директора отсутствовала.

Использование компанией автомобиля, не принадлежащего работнику на праве собственности

В Постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу N А56-50900/2013 суд установил, что работниками в интересах работодателя использовались транспортные средства, не принадлежащие им на праве собственности, а управляемые по доверенности. Суд указал, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. При этом ТК РФ не обязывает работодателя проверять наличие у работника права собственности на используемое при выполнении трудовой функции имущество. Переданный по доверенности автомобиль находится во владении и пользовании того лица, которому он передан. Указанные правомочия необходимы для использования автомобиля в служебных целях. Это позволяет работодателю компенсировать затраты на его использование.

Следовательно, работодатель правомерно не включил в налоговую базу по НДФЛ сумму компенсаций работникам за использование в его интересах личного транспорта, находящегося во владении работника на любых законных основаниях, в том числе на основании доверенности.

Нанесение ущерба имуществу работника

Анализ трудового законодательства и судебной практики позволяет сделать вывод о том, что работодатель несет материальную ответственность за ущерб, причиненный имуществу работника в следующих случаях:

  • при порче или утрате имущества, сданного работником на хранение работодателю;
  • при неисполнении работодателем обязанности по принятию мер к охране имущества работника, использующегося при осуществлении трудовой функции;
  • в случае личного причинения работодателем ущерба имуществу работника.

Содержание ч. 1 ст. 235 ТК РФ предполагает, что работодатель обязан обеспечить сохранность личных вещей работника, находящихся в организации при выполнении им трудовых обязанностей. Соответственно, работодателем должны быть предоставлены специальные помещения для хранения одежды и других личных вещей при исполнении работником трудовой функции. При невыполнении данной обязанности возникает вина работодателя в причинении ущерба работнику в связи с пропажей его личных вещей. В этой связи работодатель обязан возместить причиненный работнику ущерб, если не докажет отсутствие своей вины.

Включение компенсации в заработную плату надомника

Статьей 310 Трудового кодекса РФ установлены условия компенсации для надомников: в случае использования ими своих инструментов и механизмов им выплачивается компенсация за их износ, а также производится возмещение иных расходов, связанных с выполнением работ на дому, в порядке, определенном трудовым договором.

Данный режим труда необходимо распространять и на иных работников, использующих в своей деятельности, например, возможности Интернета (дистанционных работников).

Надомники в настоящее время несут в основном расходы по приобретению компьютеров и оргтехники, программного обеспечения, оплате доступа в Интернет и затраты на электроэнергию, но при этом компенсация за использование личного оборудования и прочих расходов, связанных с выполнением работ на дому, чаще всего включается в зарплату по соглашению сторон трудового договора (например, Решение Ленинского районного суда г. Перми от 24.03.2011 по делу N 2-99/11).

Судебная практика – споры с ПФР

1.Доначисление страховых взносов при выплате компенсаций при использовании чужого имущества

Ситуация: работник предоставил в аренду автомобиль, при этом управлял им по доверенности, в собственности автомобиль не был.
Решение суда: суд признал, что страховые взносы не начисляются.
Решение – в пользу компании.

Выплаченные Обществом физическому лицу выплаты по договору аренды транспортного средства с экипажем в силу взаимосвязанных норм пенсионного, гражданского законодательства, не могут восприниматься третьими лицами иначе как находящиеся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность, соответственно объекта обложения страховыми взносами по части 1 статьи 7 Закона N 212-ФЗ не образуют.

Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 18.02.2015 N Ф06-18242/2013 по делу N А65-6012/2014, Определением Верховного Суда РФ от 30.07.2015 N 306-КГ15-5578 отказано в передаче дела N А65-6012/2014 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления.

2. Доначисление страховых взносов на оплату труда

Ситуация: ПФР начислил страховые взносы на компенсацию, посчитав ее элементом оплаты труда
Решение суда: суд признал, что страховые взносы не начисляются
Решение – в пользу компании

Требование удовлетворено, поскольку обществом доказано, что произведенные им в пользу работников расходы в виде выплат за использование личного транспорта в служебных целях являются компенсационными расходами, а не элементами оплаты труда.

Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.01.2016 N Ф02-7239/2015 по делу N А19-7892/2015

3. Доначисление страховых взносов при оплате сверхнормативных расходов

Ситуация: работник использовал имущество сверх норм
Решение суда: суд признал, что страховые взносы не начисляются.
Решение – в пользу компании

Доначисление страховых взносов на обязательное пенсионное страхование с выплат, компенсирующих расходы и освобождаемых от обложения страховыми взносами, по мотиву использования личного транспорта в служебных целях "сверх нормы" незаконно.

Письмом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта" установлено, что трудовой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат, а лишь предоставляют организации право самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника. Данным письмом также установлено, что выплата компенсации производится на основании приказа руководителя организации, в котором предусмотрены размеры компенсации.

Определением ВАС РФ от 05.12.2012 N ВАС-15423/12 отказано в передаче дела N А59-392/2012 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления.

Постановление ФАС Дальневосточного округа от 10.10.2012 N Ф03-4406/2012 по делу N А59-392/2012

4. Доначисление страховых взносов на компенсацию сотовой связи

Ситуация: ПФР начислил страховые взносы на компенсацию сотовой связи
Решение суда: суд признал, что страховые взносы не начисляются
Решение – в пользу компании

Сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

 Исследовав трудовые договоры, определяющие обязанность работодателя возмещать расходы на услуги сотовой связи в размерах, установленных приказом по предприятию, приказы "О приобретении карты оплаты", в которых установлены условия возмещения расходов, чеки, авансовые отчеты), суды первой и апелляционной инстанций пришли к обоснованному выводу о том, что спорные выплаты не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов.

Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.08.2015 N Ф04-21805/2015 по делу N А27-24559/2014

5. Доначисление страховых взносов при отсутствии у компании доказательств, подтверждающих расходы, понесенные при их использовании.

Ситуация: ПФР начислил страховые взносы на компенсацию расходов на использование автомобиля при отсутствии подтверждения расходов
Решение суда: суд признал, что страховые взносы не начисляются
Решение – в пользу компании

Основанием начисления страховых взносов, соответствующих сумм пени, штрафа, послужил вывод Пенсионного фонда о нарушении Обществом части 1 статьи 8, статьи 9 Закона N 212-ФЗ, выразившемся в исключении из облагаемой страховыми взносами базы компенсации, выплаченной работникам за использование личных автомобилей в служебных целях, при отсутствии доказательств, подтверждающих расходы, понесенные при их использовании.

Суды решили, что компенсация за использование работником с согласия или ведома работодателя личного имущества не является элементом оплаты труда, следовательно, она не относится к объекту обложения страховыми взносами и не подлежит включению в базу для их начисления.

Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 06.10.2015 N Ф04-23203/2015 по делу N А46-17219/2014

Судебная практика – споры с сотрудником

1. Восстановление на работе и выплата за использование автомобиля

Ситуация: П.П. обратился в суд с иском о защите трудовых прав
Решение суда: суд отказал работнику
Решение – в пользу компании

В иске о восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула, работу в выходные и праздничные дни, расходов на использование личного имущества в служебных целях, компенсации морального вреда, поскольку заявителем пропущен срок на обращение в суд за разрешением трудового спора.

Определение Приморского краевого суда от 14.07.2015 N 33-5834/2015

2. Выплата компенсации за использование личного транспорта

Ситуация: Д.А.А. обратился в Красногвардейский районный суд Санкт-Петербурга с иском к ЗАО <...> о взыскании задолженности по заработной плате, задолженности по выплате компенсаций, отмене дисциплинарного взыскания, взыскании премии, взыскании компенсации за использование личного имущества работника, компенсации морального вреда.
Решение суда: суд отказал работнику
Решение – в пользу компании

Как правомерно указано судом первой инстанции, доказательств установления иных компенсаций истец суду не представил, трудовым договором истцу гарантирована выплата заработной платы, согласно штатному расписанию (п. 3.5) и льготное питание в столовой предприятия (п. 3.7), иных денежных компенсаций и выплат трудовым договором не установлено, в связи с чем, требования истца в части взыскания невыплаченной заработной платы, компенсации на мобильную связь и топливо удовлетворению не подлежат.

Не подлежат удовлетворению и требования истца в части взыскания компенсации за использование личного автотранспорта для поездок к месту работы, доставления к месту работы сотрудника предприятия, измерительных инструментов, сменной одежды, образцов материалов, а также за ущерб, причиненный автомобилю истца в результате дорожно-транспортного происшествия, так как условие о компенсации расходов на использование личного автотранспорта трудовым договором не предусмотрено, доказательств причинения ущерба со стороны работодателя истцом суду не представлено.

Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.2015 N 33-9028/2015 по делу N 2-54/2015

3. Компенсация за использование, износ (амортизацию) личного компьютера

Ситуация: Работник обратился с иском о взыскании компенсации за использование личного имущества
Решение суда: суд по данному эпизоду принял сторону работнику
Решение – в пользу работника

В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Исходя из анализа данной правовой нормы, компенсация выплачивается при наличии соответствующего соглашения между работником и работодателем об использовании личного транспорта.

Использование для работы личного персонального компьютера и телефона предусмотрено п. п. 9 п. 3.2 Трудового договора. Компенсация вышеуказанных расходов предусмотрена трудовым договором.

Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 08.07.2014 по делу N 33-5044/2014год

4. Снятие дисциплинарного взыскания и компенсация за использование личного имущества

Ситуация: З. обратился в суд с иском к ИП Т. о признании незаконным и отмене приказа о наложении дисциплинарного взыскания
Решение суда: суд по данному эпизоду принял сторону работодателя
Решение – в пользу работодателя

Взыскание было наложено правомерно, оснований для его отмены и выплаты компенсации не имеется.

В соответствии со ст. 192 ТК РФ совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям.

При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

23.03.2015 г. ответчиком вынесен приказ N 21-К о применении дисциплинарного взыскания к истцу З. в виде объявления выговора. В качестве основания указано, что в течение марта 2015 г. были установлены факты нарушения правил внутреннего трудового распорядка замерщиком отдела монтажа З., а именно допущены опоздания к началу рабочей смены 06.03.2015 г., 10.03.2015 г., 11.03.2015 г.

Апелляционное определение Пермского краевого суда от 14.10.2015 по делу N 33-10965/2015

5. Компенсация расходов на оплату ОСАГО и КАСКО

Ситуация: Работник обратился с искомо взыскании денежных средств за использование личного автотранспорта
Решение суда: суд по данному эпизоду принял сторону работодателя
Решение – в пользу работодателя

Отказывая истцу в удовлетворении требования об установлении факта использования личного автотранспорта, взыскании денежных средств за использование личного автотранспорта, расходов на оплату ОСАГО и КАСКО, суд первой инстанции верно исходил из того, что отсутствуют доказательства дачи ответчиком согласия на использование истцом в работе личного транспорта, трудовым договором, заключенным между сторонами, а также иными локальными актами предприятия не предусмотрены выплаты денежных компенсаций работникам за использование личного автомобиля в служебных целях.

Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 11.08.2015 N 33-12366/2015 по делу N 2-336/2015

6. Взыскание компенсации, не предусмотренной в договоре

Ситуация: Работник обратился с иском о взыскании компенсации, не предусмотренной в договоре
Решение суда: суд по данному эпизоду принял сторону работодателя
Решение – в пользу работодателя

Ни трудовым договором, ни договором возмездного оказания услуг, заключенными между сторонами, не установлено обязательство работодателя о выплате истцу компенсации за использование личного автомобиля.

Утверждения истца о том, что в связи с неисполнением ответчиком обязанности по предоставлению автомобиля, предусмотренной договором, работодатель обязан выплатить ему компенсацию за использование личного транспорта, признаются судебной коллегией несостоятельными, поскольку использование в работе личного имущества допускается с согласия или ведома работодателя, а размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Кроме того, представленные истцом товарные и кассовые чеки на приобретение горюче-смазочных и иных расходных материалов, не свидетельствуют о том, что данные расходы понесены Б. в связи с использованием им личного имущества в производственных целях.

Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 08.07.2015 по делу N 33-3739/2015

7. Взыскание расходов, потраченных работником

Ситуация: Работник обратился с иском о взыскании компенсации за использование личного автотранспорта работника в служебных целях, истцу пришлось расходовать собственные денежные средства.
Решение суда: суд по данному эпизоду принял сторону работодателя
Решение – в пользу работодателя

Отказывая в удовлетворении требований о взыскании компенсации за использование личного транспортного средства при выполнении трудовой функции, суд первой инстанции указал, что истец с условиями трудового договора при его заключении был согласен, дополнительные соглашения к нему по выплате указанной компенсации не заключались; заключенный трудовой договор в установленный законом срок истцом не оспорен.

Из содержания трудового договора не усматривается, что стороны достигли соглашения о выплате компенсации за использование личного автомобиля истцом в служебных целях, каких-либо дополнительных соглашений к указанному договору между сторонами не заключалось, должностная инструкция не предусматривает использование личного транспортного средства для выполнения служебных обязанностей. Фактически истцу работодателем оплата расходов на бензин, иных расходов, связанных с использованием личного транспорта не производилась.

Определение Приморского краевого суда от 27.05.2015 по делу N 33-4307/2015

8. Необоснованно удержанная сумма НДФЛ

Ситуация: Работник обратился с иском обратился к ООО Управление технологического транспорта "Полазнанефть", предъявил требование о взыскании неосновательно удержанной суммы налога на доходы физических лиц
Решение суда: суд по данному эпизоду принял сторону работника
Решение – в пользу работника

Удовлетворяя иск о взыскании части необоснованно удержанной работодателем в целях уплаты налога на доходы физических лиц суммы компенсации, суд исходил из того, что НК РФ не определено понятие "компенсация", в связи с чем на основании статьи 11 НК РФ необходимо руководствоваться положениями соответствующих отраслей законодательства, в данном случае трудового законодательства. Понятие компенсаций, связанных с исполнением трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены ТК РФ.

 Установленная соглашением сторон компенсация за использование личного автомобиля истца в служебных целях, не подлежала учету в составе доходов, подлежащих налогообложению, необоснованно удержанная работодателем сумма правомерно взыскана судом в пользу истца.

Апелляционное определение Пермского краевого суда от 11.02.2015 по делу N 33-1217/2015



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль