text
4 месяца в подарок при годовой подписке! | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Кадровое дело

Порядок заключения трудового договора: как избежать претензий ГИТ и судебных споров

  • 17 мая 2018
  • 7843

О том, каков порядок заключения трудового договора знает каждый кадровик. Но в этой статье рассмотрим не только общий порядок, но и не столь очевидные нюансы, на которые обязательно надо обращать внимание, если не хотите получить претензии от ГИТ.

Порядок заключения трудового договора кратко

Трудовой договор: понятие, стороны, содержание, порядок заключения – это те термины и правила, которыми оперирует в работе, каждый кадровик. Подробно последовательность действий работодателя при оформлении трудовых отношений  прописана в главе 11 ТК РФ – Заключение трудового договора. И если вы относитесь к категории начинающих кадровиков, прежде рекомендуем ознакомиться с этими положениями законодательства.

 Схематично порядок заключения трудового договора по ТК РФ выглядит следующим образом.

 Порядок заключения трудового договора план

Последовательность действий

Выполняемая процедура

Шаг 1

Проверяем документы будущего работника. Так, в обязательном порядке при трудоустройстве гражданин должен представить вам: паспорт; трудовую книжку (при условии, что это не первое трудоустройство гражданина), пенсионное страховое свидетельство (также, если гражданин не впервые устраивается на работу); документы воинского учета (только для военнообязанных лиц и призывников) и документы об образовании (если они требуются при трудоустройстве).

В отдельных случаях может потребоваться справка об отсутствии судимости. Подробно об этом документе читайте в нашем материале.

Шаг 2

Представляем сотруднику для ознакомления отдельные локальные акты организации. Так, обязательно прежде, чем подписать трудовой договор, сотрудник должен получить представление о будущей работе. Для этого ему надо ознакомиться с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными документами, которые будут связаны с его  деятельностью.

Обязательно получите подпись работника, которая будет подтверждать факт, что работник прочитал все необходимые локальные акты.

Подробную информацию о том, как ознакомить сотрудника под подпись с необходимыми локальными документами, читайте в статье.

Шаг 3

Подписываем трудовой договор с сотрудником, проследите, чтобы работник прочитал договор, и разъясните те положения, которые будут ему не понятны.

О том, какие обязательные условия надо включить в ТД, читайте в нашем материале.

Шаг 4

Предайте экземпляр трудового договора работнику.

Важно! На вашем экземпляре ТК работник должен поставить сою подпись о том, что он получил на руки собственный экземпляр документа.

Образец такой подпись вы найдете здесь.

Если будущая работа связана с вредными факторами, перед тем как заключать ТД, работника в обязательном порядке надо направить на медосмотр.

Справка

Отдельные работодатели требуют помимо документов, которые мы назвали выше, заявление о приеме на работу. Этот документ не является обязательным и не входит в перечень форм, которые надо представить при приеме на работу. Правилами документооборота организации может быть предусмотрена необходимость составления заявления. Поэтому при решении вопроса обязателен ли этот документ для вашей организации, надо обратиться к локальной документации. Если локальными правилами предусмотрено составление документа, попросите написать работника заявление.

Но в любом случае, отсутствие заявления никак не влияет на факт трудоустройства и не имеет юридических последствий. Основной документ, на котором базируются трудовые отношения – это трудовой договор. Поэтому именно к оформлению ТД надо подойти с особой внимательностью.

Подробно о том, какие конкретно документы требуются при трудоустройстве, читайте здесь.

Документы, которые оформляются после заключения трудового договора

 После того, как трудовой договор будет подписан, необходимо также выполнить ряд кадровых процедур.

  1. Издать приказ о приеме на работу.

Для этого целесообразно использовать унифицированную форму № Т-1. Но если организация отказалась от унификации документов, форму приказа можно разработать самостоятельно.

Отметим, что форма № Т-1 очень удобна в использовании, поэтому многие организации, несмотря на необязательность, продолжают применять этот документ. Рекомендуем сверить правильность заполнения формы с нашим образцом.

Не забудьте ознакомить работника с приказом под подпись. Это обязательное требование ст. 68 ТК РФ. Норма также устанавливает максимальный срок, в течение которого сотрудник должен поставить подпись об ознакомлении на приказе. Срок не может превышать трех дней с даты начала сотрудником работы.

Образец заполнения приказа о приеме на работу

Скачайте образцы:

Приказ о приеме на работу
Скачать бланк или скачать заполненный образец

  1. Сделать запись в трудовой книжке работника.

Это стандартная обязанность кадровика. Именно кадровый сотрудник ведет трудовые книжки в организации и вносит в них все необходимые записи.

Очень важно внимательно отнестись к заполнению документа работника. Ошибки, допущенные при заполнении и вовремя не исправленные, могут повлиять на пенсионные права сотрудника. Поэтому всегда с особой тщательностью подходите к вопросам внесения записей в трудовые книжки.

Подробно как сделать правильную запись в главном документе работника, читайте в нашем материале. В статье вы найдете все необходимые образцы.

  1. Оформить личную карточку на работника.

Это тоже типичная обязанность кадровой службы организации. Подробную инструкцию об оформлении этого документа вы найдете здесь.

Кратко порядок заключения трудового договора (схема) и дальнейшее оформление документов выглядят именно таким образом. Придерживаясь этого алгоритма, вы можете производить оформление ТД при приеме на работу.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом Типичные ошибки при приеме на работу.

Нюансы заключения ТД в зависимости от вида

Трудовой договор (понятие и виды) порядок заключения будут различаться в конкретных ситуациях.

Обратите внимание! Трудовое законодательство называет два вида трудовых договоров:

  1. ТД, заключенный на неопределенный срок.
  2. Срочный трудовой договор.

Срок трудового договора – это видообразующий признак документа. Поэтому именно по этой характеристике и происходит подразделение трудового договора на виды. Порядок заключения ТК в зависимости от вида будет иметь свои нюансы.

Отметим, что порядок действий работодателя при заключении ТД того или иного вида различаться не будет. Но в самом ТД должны присутствовать обязательные формулировки, которые позволят определить вид документа.

Общее правило, которое устанавливает трудовое законодательство – отношение с работником надо оформлять на неопределенный срок. Поэтому вид трудового договора, заключенного на неопределенный срок, является основным. В таком документе срок его действия указывать не надо.

Срочный трудовой договор требует отражения срока в качестве обязательного условия. В таком трудом договоре надо указать:

  1. Срок его действия. Например, ТД может быть заключен на годовой период. Или же на время отсутствия основного работника, в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком.
  2. Основание, которое позволило заключить срочный ТД.

 Как мы уже сказали ранее, общий принцип трудового права – заключение бессрочного ТД. Договор на определенный срок можно подписать только в том случае, если для этого имеются законные основания. Все эти основания перечислены в статье 59 ТК РФ. Данная норма разделена на две части. В первой части приведены основания, при которых организация обязана заключить срочный ТД. Все они связаны с характером работы.

В качестве примера можно привести следующие ситуации:

  • отсутствие основного работника;
  • рабочее место создано на определенный период;
  • предполагается осуществление временных работ.

Во второй части названы основания, когда организация вправе заключить срочный ТД. В этом случае условие срочности устанавливается по соглашению с работником. Наиболее распространенные основания:

  • ТД заключается с совместителем;
  • численность работников организации-работодателя незначительна, менее 35 человек, а для торговых организаций – менее 20 человек;
  • будущий работник является пенсионером по возрасту;
  • и другие основания.

Трудовой договор (фрагмент). Указание срочности

Скачайте образцы:

Трудовой договор (фрагмент). Указание срочности
Скачать бланк или скачать заполненный образец

Если заключаете срочные договоры, рекомендуем воспользоваться нашим сервисом, который упростит  работу со срочными договорами

Самые частые ошибки, которые допускают кадровики, при заключении трудового договора

Несмотря на то, что процедура заключения ТД четко регламентирована, работодатели допускают ошибки как в процессе оформления работника, так и в тексте трудового договора.

 Самыми распространенными ошибками, которые допускают кадровики в процессе оформления документов, являются:

  1. Будущему сотруднику не дают возможности ознакомиться с ПВТР и другими локальными актами. Или же документы показывают уже после того, как работник подписал ТД.
  2. Работник не проставляет подпись в ТД, которая бы подтвердила о том, что ему известно содержание локальных актов.
  3. Сотрудник не ставит подпись на экземпляре ТД работодателя о том, что он получил свой экземпляр.

Но большинство ошибок организация допускает именно при составлении текста ТД. Чаще работодатель делает следующие ошибки:

  1. Если речь идет о срочном трудом договоре, работодатели часто не указывают основания для срочности.
  2. Заключают срочный трудовой договор безосновательно. Иными словами работодатель устанавливает срочность в ситуации, когда  для нее нет оснований и договор должен быть оформлен на неопределенный срок.
    Поэтому, если практикуете срочные трудовые отношения, рекомендуем изучить наш материал: Как обосновать срочный трудовой договор, чтобы его не признали бессрочным.
  3. В ТД не прописывают данные об условиях труда на рабочем месте сотрудника. Напомним, что это также обязательная информация, которая подлежит отражению в документе. Информация в ТД переносятся из карты специальной оценки условий труда.
  4. Не включают в текст условия об обязательном социальном страховании.

Обращаем внимание! Обязательные условия ТД перечислены в части второй ст.57 ТК РФ. Поэтому перед тем как составлять документ, обязательно проанализируйте данную норму.

При разработке собственного шаблона трудового договора рекомендуем воспользоваться нашим образцом.

Больше всего кадровиков волнует вопрос о последствиях ошибок в заключении и в тексте трудового договора. Последствия следующие. Если ГИТ при проверке выявит ошибки в тексте ТД, она может привлечь организацию к административной ответственности, которая предусмотрена п.1 ст.5.27 КоАП РФ. Часто организации удается ограничиться предупреждением, но возможен и штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Если речь идет о незаконном заключении срочного трудового договора, он может быть переквалифицирован в бессрочный со всеми вытекающими обстоятельствами. Это правило предусмотрено частью 5 ст.59 ТК РФ.

 Проверочный тест

1. При трудоустройстве работника, какой документ оформляется первым?

  1. трудовой договор;
  2. приказ о приеме на работу.

2. Когда сотрудника надо ознакомить с положениями ПВТР?

  1. сразу после подписания ТД;
  2. перед тем, как работник подпишет трудовой договор.

3. Обязательно ли при трудоустройстве от работника надо требовать написания заявления о приеме на работу.

  1. нет, такое заявление не предусмотрено нормами ТК, но может быть введено правилами документооборота организации;
  2. да, обязательно.

4.В каких случаях можно подписать срочный ТД (отметьте все правильные варианты);

  1. когда работодателем является индивидуальный предприниматель, независимо от численности работников;
  2. в организации, которая не занимается торговлей, работает меньше 35 человек;
  3. сотрудник принимается на работу по совместительству;
  4. по решению работодателя.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы.
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить преимущества!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.