Как заполнять кадровые документы

1199
Работа каждого кадровика предполагает большие объемы информации и постоянную работу с документами. Необходимо заполнять трудовые книжки, заботиться о локальных нормативных актах, а ведь еще множество журналов, книга учета трудовых книжек и вкладыши в нее. Разберем основные вопросы о том, как заполнять кадровые документы.

Из этого материала вы подчерпнете:

  • как заполнять кадровые документы быстро и правильно;
  • куда поместить вкладыш в трудовую книжку;
  • что грозит работодателю, не заполняющему книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Как заполнять кадровые документы: вкладыш в трудовую книжку

Когда свободное место в каком-либо разделе трудовой книжки заканчивается, вклеивается вкладыш — бланк установленной формы, который ведется и оформляется в том же порядке, что и основной бланк. Вкладыш в раздел «Сведения о работе» насчитывает девять разворотов, в раздел «Сведения о награждениях» — восемь. Сам по себе, без трудовой книжки, даже правильно заполненный вкладыш недействителен.Как заполнять кадровые документы, если речь идет о вкладыше в трудовую книжку? Для начала нужно вшить его в документ (обычно между последней страницей и обложкой), а в основном бланке проставить штамп «Выдан вкладыш». Делая записи во вкладыше, нужно соблюдать сквозную нумерацию в рамках каждого раздела трудовой. При заполнении титульной страницы вкладыша придерживаются того же порядка, что и при оформлении основного бланка.

Если в дальнейшем владелец трудовой книжки сменит фамилию, имя или отчество, изменение анкетных данных придется отразить и во вкладыше, зачеркнув одной чертой прежнюю запись. Новые данные вписываются рядом — в то же строке или сверху (снизу).


О том. где восстановить трудовую книжку, читайте здесь


Как заполнять кадровые документы: книга учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна заполняться каждым работодателем, а ее отсутствие или неверное оформление считается серьезным нарушением, чреватым административной ответственностью по ст.5.27 КоАП РФ, поэтому внимательно следите за этой книгой. Как же заполнять кадровые документы, если речь идет о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним? Форма книги утверждена постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003г. и предназначена для регистрации принятых от работников на хранение и выданных им трудовых книжек и вкладышей. Как заполнять книгу учета трудовых книжек в 2016 году? Основной раздел формы предусматривает тринадцать граф:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графы 2-4 вписывается число, месяц и год приема на работу сотрудника, передавшего в отдел кадров трудовую книжку;
  • в графе 5 указываются его анкетные данные;
  • в графе 6 — серия и номер полученной от сотрудника трудовой книжки (вкладыша);
  • в графе 7 — должность, профессия, специальность владельца документа;
  • в графе 8 — полное наименование места работы и структурного подразделения, в которое он принимается;
  • в графе 9 — реквизиты приказа или иного документа, на основании которого осуществляется прием на работу;
  • в графе 10 ставится подпись лица, ответственного за прием и оформление трудовых книжек;
  • в графе 11 — сумма (в рублях), полученная работодателем за заполненную трудовую книжку или вкладыш;
  • в графе 12 отражается дата выдачи трудовой книжки на руки при увольнении работника;
  • в графе 13 работник, получивший свою трудовую, должен поставить личную подпись.

Обязательно ведется учет движения не только бланков трудовых книжек, полученных и выданных отделом кадров организации, но и вкладышей, оформленных и выданных сотрудникам в период их работы на данного работодателя. Все страницы нумеруются и прошиваются, затем книга пломбируется, дополняется надписью с указанием количества страниц (цифрами и прописью) и заверяется подписью руководителя организации. Особых тонкостей в вопросе о том, как заполнять кадровые документы в этом случае, нет.

Также читайте материалы электронного журнала, чтобы еще лучше разобраться с тем, как заполнять кадровые документы (и не только!):

  1. Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек;
  2. Как поправить ошибочную запись в Книге учета движения трудовых книжек?
  3. Опломбируем кадровые документы.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (бланк).doc
  • Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (образец).doc
  • Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль