Работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек своих работников. Их хранение и учет необходимо правильно организовать, и за это всецело отвечает кадровая служба. Разберемся с правилами учета трудовых книжек.
Из этой статьи вы узнаете:
- для чего нужна книга учета трудовых книжек;
- какие правила учета трудовых книжек применяются к вкладышам в трудовую;
- как правильно заполнять трудовые книжки.
Специальная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется ответственным лицом, назначаемым по приказу руководителя из числа сотрудников кадровой службы. Согласно правилам ведения учета, в книге должны регистрироваться все трудовые книжки, которые работодатель принимает от вновь поступивших работников на ответственное хранение, а также те трудовые книжки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), которые выдаются работникам вновь.
Когда работник увольняется, трудовая книжка должна быть возвращена ему в день увольнения. Подтверждением того, что она получена, служит собственноручная подпись работника в книге учета движения трудовых книжек.
Правила учета трудовых книжек: ведение вкладышей
Вкладыш в трудовую книжку оформляется ее владельцу в том случае, когда в ней полностью заполнены все страницы какого-либо из разделов. Бланк вкладыша вшивается в трудовую книжку, на обратной стороне ее обложки делается соответствующая отметка об этом факте («Вкладыш выдан») с указанием серии и номера вкладыша. Ведение и внесение записей во вкладыш осуществляется в соответствии с установленными в 2016 году правилами ведения трудовых книжек.
Вкладыш, не вшитый в трудовую книжку или предъявляемый как отдельный документ, без нее, считается недействительным и не может являться документом, подтверждающим трудовой стаж.
О том, как восстановить утраченную трудовую книжку, читайте здесь
Правила учета трудовых книжек: ведение записей в трудовой книжке
Личные данные работника, указываемые на титульном листе этого документа вносятся на основании и в строгом соответствии с представленными документами: удостоверением личности, дипломом об образовании. Кроме этой информации на титульном листе проставляется дата заполнения, ставится заверяющая подпись лица, внесшего сведения и печать предприятия. Работник должен расписаться на титульном листе, подтверждая свое согласие, что сведения, внесенные в него, верны.
Оформление юридически значимых документов производится в установленном порядке, к таким документам относится и трудовая книжка. Правила ведения и оформления этого документа предусматривают, что для внесения записей должны использоваться только черные, фиолетовые или синие чернила. Записи делаются четким разборчивым почерком, они не должны содержать грамматических ошибок, слова сокращать нельзя. При заполнении сведений можно использовать только арабские цифры, все даты пишутся в одинаковом формате: дд.мм.гггг.
Не допускаются исправления, сделанные поверх некорректных записей. В случае, когда изменились личные данные, старые зачеркиваются одной горизонтальной чертой и над нею вносятся изменившиеся сведения. Ошибочно сделанные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о вознаграждениях» признаются недействительными и исправленная информация вносится в виде отдельной записи под своим порядковым номером.
Чтобы у вас не осталось вопросов по теме учета трудовых книжек ознакомитесь с материалами электронного журнала, подобранными специально для вас:
1.Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек;