Акция месяца | 8-(800)-222-15-37

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Хранение трудовых книжек

  • 21 марта 2019
  • 3147

Ответим на горячие вопросы от кадровиков! Что делать если в компании нет несгораемого сейфа для хранения трудовых книжек? Как поступать с невостребованными бланками? Узнайте мнения экспертов.

Полезные документы по теме:

Пять главных правил хранения бланков

Есть четкие требования к учету и хранению трудовых книжек в организации (п. 40-44 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Выделим пять главных правил, которые нужно соблюдать:

  1. Каждую принятую от работника трудовую книжку нужно регистрировать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга учета).
  2. После регистрации, ответственность за хранение трудовой книжки работника ложиться на сотрудника, ответственного за их учет и хранение.
  3. Трудовые книжки хранят в сейфе или запирающемся шкафу.
  4. Выдавать на руки трудовую книжку работнику можно только в двух случаях: при увольнении и для оформления пенсии.
  5. Невостребованные трудовые книжки хранят также в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работников. 

Ошибки хранения и учета трудовых книжек, за которые организацию могут наказать (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • трудовые книжки не регистрируют в Книге учета,
  • книжки хранят в доступном для третьих лиц месте,
  • приказом не назначено лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек,
  • на момент проверки в наличии не все трудовые книжки, зарегистрированные в Книге учета. 

Внимание! С 1 января 2020 года одновременно с бумажными трудовыми книжками нужно будет вести электронные. Такие изменения предложил Минтруд. Узнайте, как кадровику подготовиться к изменениям заранее.

Где хранить трудовые книжки работников

В нормативных актах нет четкой рекомендации, где именно нужно хранить трудовые книжки работника. За сохранность в компании отвечает лицо, назначенное ответственным за их ведение, хранение, учет и выдачу. Как правило, ответственным назначают сотрудника, который оформляет прием на работу и ведет кадровый учет. В крупных организациях таких работников может быть несколько, каждый ведет книжки определенных структурных подразделений. В маленькой компании, где нет кадровика, ответственным могут назначить бухгалтера или секретаря. Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учет и хранение трудовых книжек считают руководителя организации. 

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Хранение трудовых книжек

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Ответственный за ведение трудовых книжек несет персональную ответственность за их сохранность. Поэтому он должен принять все меры, чтобы исключить вероятность утери или кражи документов. Поскольку трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, то хранить их лучше в сейфе или запирающемся шкафу. 

Чистые бланки книжек и вкладышей также являются бланками строгой отчетности. Их хранят в бухгалтерии вместе с Приходно-расходной книгой по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Если нужно оформить работнику вкладыш либо новую трудовую книжку, ответственный сотрудник получает чистый бланк из бухгалтерии по заявке. Ее составляют в произвольной форме. 

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Хранение трудовых книжек

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

В конце месяца нужно отчитаться о наличии бланков, полученных по таким заявкам. Отчет также не имеет утвержденной формы. Обычно в нем указывают, сколько бланков трудовых и вкладышей было получено за месяц, сколько из них израсходовано и испорчено, а сколько осталось. Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению. При этом нужно составить акт о списании бланков строгой отчетности. 

Акт о списании бланков строгой отчетности

Хранение трудовых книжек

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Работодатель постоянно должен иметь в наличии необходимое количество чистых бланков вкладышей и трудовых книжек (п.44 Правил). Это количество зависит от численности работников организации, текучести персонала, специфики компании. 

Срок хранения трудовых книжек

Трудовые книжки хранят у работодателя до тех пор, пока не будут востребованы работником. Как правило, при увольнении работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку с записями о приеме и увольнении. Выдачу фиксируют в Книге учета. В графах 12 и 13 работник должен поставить дату получения трудовой и расписаться.

Если в день увольнения работник трудовую книжку не получил, следует отправить ему уведомление о необходимости документ получить. С момента отправления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки. 

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Хранение трудовых книжек

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Иногда работники по разным причинам не спешат забрать свою трудовую или вообще «забывают» о ней. Такие невостребованные книжки хранят у работодателя либо до востребования, либо 75 лет. Именно такие сроки хранения установлены в пункте 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Хранить невостребованные трудовые книжки нужно в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников. 

Что делать, если трудовая книжка была утеряна

В случае утери трудовой книжки оформляют дубликат. И неважно, по чьей вине это произошло. Если трудовую книжку потерял работник, он должен написать заявление с просьбой оформить дубликат. Если виновник — представитель работодателя, то заявление от работника не нужно.

Для оформления дубликата необходимы справки с прошлых мест работы. Работодатель обязан оказывать содействие сотруднику в получении таких справок. Например, подсказывать, куда обратиться, какие документы потребовать, помогать составить официальный запрос и т. п. 

При массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж сотрудников устанавливает комиссия, которую создают органы исполнительной власти субъектов РФ. На основании документов, которые сохранились, комиссия определяет:

  • факт работы;
  • сведения о профессии;
  • информацию о должности сотрудника
  • периоды работы. 

Такими документами могут быть, например, справки, профсоюзный билет, расчетная книжка и т. д. Если не сохранились и эти документы, сведения о трудовом стаже можно установить по свидетельским показаниям. По результатам работы комиссия составляет акт, на основании которого работодатель получает право выдать работникам дубликаты трудовых книжек.

×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение.

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок