Восстановление кадрового делопроизводства с нуля: пошаговая инструкция

1813
Некоторые кадровики сталкиваются с ситуацией, когда необходимо проводить восстановление кадрового делопроизводства с нуля. После того, как стало ясно, что в организации не хватает некоторых документов, необходимо выполнять все по четкому алгоритму. Какому – разберем в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как провести восстановление кадрового делопроизводства с нуля;
  • как восстановить локальные нормативные акты;
  • что необходимо делать с трудовыми книжками сотрудников при восстановлении кадрового делопроизводства с нуля.

Не обнаружив искомых документов ни в бумажном, ни в электронном виде, придется восстанавливать их с нуля. При выборе способа восстановления кадрового делопроизводства учитывайте вид конкретного документа:

  • локальные акты разрабатываются руководителем компании, а в некоторых случаях — с учетом мнения профсоюза (ст. 8, 372 ТК РФ);
  • личные карточки, существующие только в электронном виде, распечатываются, недостающие — оформляются кадровиком, причем со всеми вносимыми сведениями работников следует ознакомить под подпись;
  • трудовые договоры составляются в двух экземплярах и распечатываются (после подписания сторонами один экземпляр выдается на руки работнику — ст. 67 ТК РФ). Помните, что трудовой договор представляет собой соглашение равноправных сторон, поэтому его не следует оформлять на бланке организации;
  • если трудовые договоры заключены, но внесенные в них со временем изменения нигде не отражались, нужно заключить с работниками соответствующие дополнительные соглашения, указав в них точную дату вступления в силу новых условий договора;
  • все приказы об увольнении и приеме на работу, оформленные в электронном виде, распечатываются и подписываются руководителем, а затем — сотрудниками (ст. 68, 84.1 ТК РФ), причем рекомендуется ставить реальную дату ознакомления с документом;
  • приказы об отпусках распечатываются, а если их нет даже в электронном виде — восстанавливаются на основании бухгалтерских записок-расчетов, заявлений от работников на предоставление отпуска и т. д.;
  • если у сотрудников накопилось много неиспользованных отпускных дней, можно (но не обязательно) заменить часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, денежной компенсацией в соответствии со статьей 126 ТК РФ и письмом Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0;
  • все находящиеся на руках у сотрудников трудовые книжки необходимо передать на хранение в отдел кадров, попутно проверив правильность их заполнения (вместо утраченных трудовых книжек оформляются дубликаты в соответствии с пунктом 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  • график отпусков за предыдущий год необходимо оставить для хранения вплоть до окончания года, следующего за годом завершения его делопроизводства (ст. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558), также необходимо составить график отпусков на текущий год;
  • табель учета рабочего времени следует распечатать и хранить в отделе кадров;
  • при отсутствии книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них придется восстановить документ, руководствуясь требованиями приложения № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, чтобы избежать в дальнейшем проблем при проверках и административной ответственности, предусмотренной статьей 5.27 КоАП РФ;
  • если отсутствует журнал проверок, который, согласно статье 16 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, обязан вести каждый работодатель, нужно его оформить — в дальнейшем этот документ с записями обо всех проведенных представителями контролирующих инстанций проверках неоднократно понадобится.

Также прочитайте материалы электронного журнала, которые помогут лучше разобраться с проблемными вопросами:

  1. Как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик;
  2. Заполняем личную карточку;
  3. Составляем график отпусков на следующий год.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственной власти (бланк).doc
  • Табель учета рабочего времени (фрагмент). Сотрудник работает по графику сутки через трое (бланк).doc
  • Личная карточка (фрагмент). Перенос отпуска на другой срок (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственной власти (образец).doc
  • Табель учета рабочего времени (фрагмент). Сотрудник работает по графику сутки через трое (образец).doc
  • Личная карточка (фрагмент). Перенос отпуска на другой срок (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль