Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Заполнение книги учета движения трудовых книжек

14 июля 2016
2270
Средний балл: 0 из 5

Книга учета движения трудовых книжек в обязательном порядке должна быть в каждой организации, в противном случае при проверке работодатель может быть оштрафован за несоблюдение требований закона. Однако при заполнении книги учета важно учесть ряд нюансов. В статье рассмотрим, каким должно быть правильное заполнение книги учета движения трудовых книжек.

Из статьи вы узнаете:

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как заполнять книгу учета трудовых книжек: пошаговая инструкция.

Читать статью

  • где найти форму книги учета трудовых книжек;
  • кто отвечает за учет движения трудовых книжек;
  • как внести исправления в книгу учета трудовых учета.

Шаг 1. Назначение ответственного за учет движения трудовых книжек сотрудника

Ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек сотрудников компании лежит на руководителе, который внутри организации имеет право назначить уполномоченное лицо по работе с данными документами. Как правило, учет движения трудовых книжек возлагается на специалиста кадровой службы, для этого руководитель в свободной форме издает приказ о назначении. Также в приказе стоит отметить, кто будет исполнять обязанности специалиста в случае его отсутствия. С приказом сотрудник должен быть ознакомлен под подпись, после чего необходимые изменения вносят в должностную инструкцию или трудовой договор.

Шаг 2. Оформление книги учета движения трудовых книжек

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, однако работодатель имеет право самостоятельно разработать форму книги. Так, в некоторых организациях распечатывают специальные бланки и скрепляют их между собой или заполняют тетрадь. Все листы книги учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Руководитель организации своей подписью заверяет количество листов в книге, после чего документ скрепляют сургучной печатью или пломбируют. Разрешается при опломбировании книги учета движения трудовых книжек и вкладышей использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.


Также читайте интересный материал: «Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников»


Шаг 3. Заполнение книги учета движения трудовых книжек

При заполнении книги учета движения трудовых книжек необходимо соблюдать хронологический порядок, то есть первыми в списке должны указываться данные сотрудника, принятого на работу раньше всех. Очередная запись вносится за следующим порядковым номером. Необходимо указать данные о дате приема, данные владельца трудовой книжки, серию и номер трудовой книжки, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

В книге учета движения трудовых книжек регистрируют как новые трудовые книжки, так и ранее принятые от сотрудников. По трудовому законодательству трудовую книжку выдают сотруднику на руки в последний день работы, что подтверждает его подпись в книге учета. Если трудовая книжка после увольнения направляется сотруднику по почте, в книге также нужно сделать соответствующую запись. Как правило, для этого указывают дату получения документа сотрудником, а также прикрепляют почтовые квитанции и письменное согласие сотрудника на данные действия.

Пример книги учета движения трудовых книжек:

Заполнение книги учета движения трудовых книжек
Скачать и распечатать образец


Важная статья: «Выдача трудовой книжки работнику на время»


Шаг 4. Указываем факт выдачи документа в книге учета движения трудовых книжек

При оформлении книги учета движения трудовых книжек работодатель также должен указывать факт выдачи сотруднику дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее. Для этого в графе 11 необходимо указать сумму, полученную от сотрудника за новые бланки, или прочерк, если работодатель выдает новые бланки безвозмездно. В таком случае при увольнении работник ставит подпись и в строке выдачи первичного документа, и в строке, указывающей на выдачу дубликата или вкладыша. 

На практике возможна ситуация, когда за дубликатом трудовой книжки обращается уже уволенный сотрудник. В этой ситуации при оформлении книги учета движения трудовых книжек необходимо сделать соответствующую запись отдельной строкой. Графы 7 и 8 при этом останутся пустыми, а в графе 9 указывают реквизиты приказа, на основании которого выдается дубликат. После получения дубликата сотрудник ставит дату и подпись в графах 12 и 13.

Шаг 5. Внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек

Если владелец трудовой книжки сменил фамилию, имя или отчество, исправляются сведения в графе 5 книги учета движения трудовых книжек в том же порядке, как и на титульном листе трудовой книжки. Старую запись зачеркивают одной чертой, над ней указывают верные данные и реквизиты документа, на основании которого внесены изменения.

Если сотрудник перешел работать в другой отдел или сменилась его должность, никаких изменений в книгу учета вносить не нужно.

Если организация изменила название или организационно-правовую форму, нужно внести исправления на обложке книги учета движения трудовых книжек. Законом не регламентируется форма исправлений, поэтому работодатели обычно вносят изменения обычным способом: прежнее наименование зачеркивается, а сверху указывают новое с пометкой «Исправленному верить». Внесенные изменения необходимо заверить.

Шаг 6. Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Законом не регламентируется порядок внесения исправлений в книги учета движения трудовых книжек. На практике работодатели руководствуются правилами внесения исправлений в первичные учетные документы, так как книга учета признается аналогом первичного учетного документа о передаче на хранение товарно-материальных ценностей. Для внесения исправлений неверную информацию зачеркивают тонкой чертой, а сверху вносят правильный текст, после чего запись заверяется.


Вам также поможет статья электронного журнала: «Как поправить ошибочную запись в Книге учета движения трудовых книжек?»


Шаг 7. Оформление новой книги учета движения трудовых книжек

Поскольку книга учета движения трудовых книжек может рано или поздно закончиться, работодателю необходимо завести новый документ в порядке, указанном в шаге 2. Законодательно не урегулирован вопрос о порядке замены книги учета, поэтому работодатели часто не знают, как нумеровать записи в новой книге. На практике используется один из двух способов:

1.Вносят запись в новую книгу учета движения трудовых книжек под номером 1, то есть начинают нумерацию заново. В этом случае проще указать количество страниц при опломбировании.

2.Продолжают нумерацию, начатую в прежней книге учета. При этом способе каждой трудовой книжке присвоен уникальный порядковый номер.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (бланк).doc
  • Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (образец).doc
  • Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей (образец).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок