Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Выдача архивных справок

1 июля 2016
3015
Средний балл: 0 из 5

Отдел кадров часто занимается не только решением текущих вопросов кадрового делопроизводства, но и хранением завершенных документов по личному составу — по сути, выполняет функции архива организации. В каком порядке должна осуществляться выдача архивных справок? Как правильно оформить сопутствующие документы?

Из этой статьи вы узнаете:

  • как составляется запрос о выдаче архивных справок;
  • как правильно обработать запрос о выдаче архивных справок;
  • как должна выглядеть архивная справка.

Обработка запроса о выдаче архивных справок

Время от времени кадровикам приходится заниматься обработкой поступающих от бывших сотрудников или других организаций запросов о выдаче копий документов, выписок или архивных справок (ч. 3 ст. 26 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Как правило, выдача архивных справок осуществляется только после получения соответствующего запроса, общая схема обработки которого выглядит следующим образом:

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

За что ГИТ будет штрафовать кадровиков.

Узнать подробности

Выдача архивных справок

Работодателю рекомендуется разработать и утвердить единый регламент выдачи архивных справок, копий и выписок — локальный акт, оставляемый в произвольной письменной форме и содержащий полный перечень действующих в рамках организации правил выдачи и оформления документов такого рода. Регламент обязательно должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • вид документа и дату его утверждения;
  • наименование органа, утвердившего документ;
  • подробно расписанные правила обработки запросов и выдачи архивных справок, копий, выписок и подлинников архивных документов.

Если руководство организации считает нецелесообразным утверждение отдельного регламента, можно закрепить правила выдачи архивной документации в других локальных актах, например в положении о кадровой службе или инструкции по делопроизводству. Скачать образец регламента можно здесь.

Выдача архивных справок

Подписка


Как оформить запрос на выдачу архивных справок?

Хранение всех архивных документов, образующихся в результате управленческой деятельности, в течение установленных законодателем сроков — прямая обязанность работодателей (ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). По письменному запросу бывшего сотрудника, обратившегося с целью получения справки о зарплате за два календарных года, предшествующих увольнению, необходимо в течение трех рабочих дней выдать ему соответствующий документ (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Если за справкой обращается новый работодатель бывшего сотрудника, необходимо убедиться, что запрос отправлен с его письменного согласия (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Запрашивая данные в обход сотрудника, компания совершает правонарушение, подпадающее под действие статьи 13.11 КоАП РФ.

Запрос составляется в произвольной форме, в письменном виде: указывается полное наименование организации-адресата, суть запроса, паспортные данные лица, информацию о котором запрашивают, а также контактные телефоны или адрес, по которому следует направить ответ. Обязательно проставляется дата создания запроса и личная подпись обратившегося за сведениями лица (абз. 5 п. 8.2.1 Правил работы архивов). Только на основании должным образом оформленного запроса выдается справка, выписка или копия (п. 8.2.1 Правил, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Выдача архивных справок

Организация, занимающаяся выдачей архивных справок, ведет учет использования всех архивных документов (абз. 6 п. 1.3.3 Правил работы архивов). Обычно поступившие запросы фиксируются в специальном регистрационном журнале или на отдельных карточках, которые в дальнейшем перемещаются в общую картотеку. Делая новую запись в регистрационном журнале, нужно указать:

  • порядковый номер записи;
  • дату поступления запроса и его регистрационный номер;
  • данные лица или учреждения, отправившего запрос;
  • данные сотрудника, о котором идет речь в запросе;
  • адрес, телефон и прочие контактные данные заявителя;
  • фамилию и должность исполнителя.

Регистрационный номер запроса может состоять из буквенного индекса (первых букв фамилии работника, о котором запрашивается информация) и делопроизводственного номера, например «ОК-11/Сем».

Образец журнала представлен в нашей базе кадровых документов.

Выдача архивных справок

Выдача архивных справок: нюансы оформления

Общий порядок выдачи архивных справок предполагает направление документа в адрес заявителя по почте вместе с сопроводительным письмом, заверенным подписью руководителя учреждения или отдела, в котором находится архив (п. 8.2.4 Правил работы архивов). Если в течение запрашиваемого периода наименование организации изменилось, в справке обязательно нужно указать все переименования, не нарушая их хронологическую последовательность.

Выдача архивных справок

Оформляя справку, нужно дословно переносить содержание документа (даже если в нем замечены расхождения и неточности) в форму, установленную приложением 42 к пункту 8.2.2 Правил работы архивов. Справка печатается на общем бланке организации или на специальном бланке архивной справки. Не забывайте указывать:

  • данные о работодателе;
  • дату и регистрационный номер справки;
  • реквизиты адресата, запрашивавшего справку;
  • даты и архивные шифры использованных при составлении справки документов;
  • сведения по вопросу обращения без нарушения хронологической последовательности событий.

Информационные документы (справки, выписки, копии) отправляются обычным письмом, подлинные документы — ценным. Кроме того, допускается выдача архивных справок лично в руки заявителям, под подпись, но только при условии предъявления документа, удостоверяющего личность. Практикуется и выдача справок по нотариально заверенной доверенности (п. 8.2.4 Правил работы архивов) родственникам лица, отправившего запрос. 

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок