Выдача архивных справок

1195
Отдел кадров часто занимается не только решением текущих вопросов кадрового делопроизводства, но и хранением завершенных документов по личному составу — по сути, выполняет функции архива организации. В каком порядке должна осуществляться выдача архивных справок? Как правильно оформить сопутствующие документы?

Из этой статьи вы узнаете:

  • как составляется запрос о выдаче архивных справок;
  • как правильно обработать запрос о выдаче архивных справок;
  • как должна выглядеть архивная справка.

Обработка запроса о выдаче архивных справок

Время от времени кадровикам приходится заниматься обработкой поступающих от бывших сотрудников или других организаций запросов о выдаче копий документов, выписок или архивных справок (ч. 3 ст. 26 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Как правило, выдача архивных справок осуществляется только после получения соответствующего запроса, общая схема обработки которого выглядит следующим образом:

Выдача архивных справок

Работодателю рекомендуется разработать и утвердить единый регламент выдачи архивных справок, копий и выписок — локальный акт, оставляемый в произвольной письменной форме и содержащий полный перечень действующих в рамках организации правил выдачи и оформления документов такого рода. Регламент обязательно должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • вид документа и дату его утверждения;
  • наименование органа, утвердившего документ;
  • подробно расписанные правила обработки запросов и выдачи архивных справок, копий, выписок и подлинников архивных документов.

Если руководство организации считает нецелесообразным утверждение отдельного регламента, можно закрепить правила выдачи архивной документации в других локальных актах, например в положении о кадровой службе или инструкции по делопроизводству. Скачать образец регламента можно здесь.

Выдача архивных справок

Как оформить запрос на выдачу архивных справок?

Хранение всех архивных документов, образующихся в результате управленческой деятельности, в течение установленных законодателем сроков — прямая обязанность работодателей (ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). По письменному запросу бывшего сотрудника, обратившегося с целью получения справки о зарплате за два календарных года, предшествующих увольнению, необходимо в течение трех рабочих дней выдать ему соответствующий документ (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Если за справкой обращается новый работодатель бывшего сотрудника, необходимо убедиться, что запрос отправлен с его письменного согласия (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Запрашивая данные в обход сотрудника, компания совершает правонарушение, подпадающее под действие статьи 13.11 КоАП РФ.

Запрос составляется в произвольной форме, в письменном виде: указывается полное наименование организации-адресата, суть запроса, паспортные данные лица, информацию о котором запрашивают, а также контактные телефоны или адрес, по которому следует направить ответ. Обязательно проставляется дата создания запроса и личная подпись обратившегося за сведениями лица (абз. 5 п. 8.2.1 Правил работы архивов). Только на основании должным образом оформленного запроса выдается справка, выписка или копия (п. 8.2.1 Правил, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Выдача архивных справок

Организация, занимающаяся выдачей архивных справок, ведет учет использования всех архивных документов (абз. 6 п. 1.3.3 Правил работы архивов). Обычно поступившие запросы фиксируются в специальном регистрационном журнале или на отдельных карточках, которые в дальнейшем перемещаются в общую картотеку. Делая новую запись в регистрационном журнале, нужно указать:

  • порядковый номер записи;
  • дату поступления запроса и его регистрационный номер;
  • данные лица или учреждения, отправившего запрос;
  • данные сотрудника, о котором идет речь в запросе;
  • адрес, телефон и прочие контактные данные заявителя;
  • фамилию и должность исполнителя.

Регистрационный номер запроса может состоять из буквенного индекса (первых букв фамилии работника, о котором запрашивается информация) и делопроизводственного номера, например «ОК-11/Сем».

Образец журнала представлен в нашей базе кадровых документов.

Выдача архивных справок

Выдача архивных справок: нюансы оформления

Общий порядок выдачи архивных справок предполагает направление документа в адрес заявителя по почте вместе с сопроводительным письмом, заверенным подписью руководителя учреждения или отдела, в котором находится архив (п. 8.2.4 Правил работы архивов). Если в течение запрашиваемого периода наименование организации изменилось, в справке обязательно нужно указать все переименования, не нарушая их хронологическую последовательность.

Выдача архивных справок

Оформляя справку, нужно дословно переносить содержание документа (даже если в нем замечены расхождения и неточности) в форму, установленную приложением 42 к пункту 8.2.2 Правил работы архивов. Справка печатается на общем бланке организации или на специальном бланке архивной справки. Не забывайте указывать:

  • данные о работодателе;
  • дату и регистрационный номер справки;
  • реквизиты адресата, запрашивавшего справку;
  • даты и архивные шифры использованных при составлении справки документов;
  • сведения по вопросу обращения без нарушения хронологической последовательности событий.

Информационные документы (справки, выписки, копии) отправляются обычным письмом, подлинные документы — ценным. Кроме того, допускается выдача архивных справок лично в руки заявителям, под подпись, но только при условии предъявления документа, удостоверяющего личность. Практикуется и выдача справок по нотариально заверенной доверенности (п. 8.2.4 Правил работы архивов) родственникам лица, отправившего запрос. 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль