Правильное подтверждение расходов в командировке

539
В августе 2015 года были в Положение о командировках внесены изменения. В добавок к тому, что отменили журналы учета выбывших и прибывших командированных сотрудников, дано разъяснение о подтверждении срока пребывания в командировке при применении служебной машины, если нет проездного документа.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какими документами подтвердить командировчные расходы;
  • как подвтердить покупку электронного билета;
  • на что ориентироваться при расчете суточных.

Подтверждение командировочных расходов: их виды

Состав расходов полностью зависит от типа командировки, а потому, когда сотрудник отправляется в служебную поездку по стране, работодатель обязан ему возместить:

  • расходы на проезд;
  • затраты по найму жилья;
  • суточные расходы по причине отсутствия постоянного места жительства;
  • другие расходы, которые понес сотрудник по разрешению работодателя.

Командировка работников за границу


Проездные расходы состоят из затрат на:

  • оформление проездного документа;
  • проезд на общественном транспорте;
  • постельное белье в поездах.

Расходы по найму жилья подразумевают осуществление затрат на аренду либо бронирование жилья в городе командирования либо в месте вынужденной остановки по пути следования.

Дополнительными расходами принято считать затраты, связанные с проживанием вне места постоянного проживания, в них же входят расходы работника на питание. Работодатель обязан выплатить суточные в любом случае, кроме однодневной командировки.


Командировка в выходные: инструкция для кадровика


К прочим расходам относят затраты на связь, банковские, почтовые и остальные услуги.

Подтверждение расходов в командировке за рубеж предполагает, что работодатель возместит еще и следующие затраты:

  • оформление загранпаспорта, визы и прочей выездной документации;
  • аэродромные и консульские сборы;
  • сбор на право въезда либо транзита автомобиля;
  • оформление медицинского страхования;
  • иные сборы.

Где закреплен порядок подтверждения расходов в командировке?

Конкретные типы и размер командировочных расходов закрепляются в коллективном договоре либо ином локальном акте организации, согласно части первой статьи 168 ТК РФ. В принципе, работодателю разрешено предусматривать любые типы расходов, но следует помнить, что некоторые из них проблематично обосновать в целях расчета налога на прибыль. Таким образом, можно сделать вывод, что они не смогут снизить налог на прибыль организации. Именно поэтому в локальном акте не стоит отмечать расходы на:

  • оказание услуг сторонней компанией на основании договора об организации командировки;
  • обслуживание в ресторанах, платных бассейнах, фитнес-центрах гостиниц;
  • услуги зала для официальных лиц либо VIP-зала аэропорта.

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить


Если говорить о размере расходов на командировку, для разных сотрудников они различаются. В основном они зависят от должности. Определяя суточные в локальном акте, для ориентира используют НК РФ. Например, для поездки по России они составляют не больше 700 рублей, а для зарубежной – 2500 рублей.

Подтверждение расходов в командировке: документация

С целью проведения оплаты расходов на командировку работодатель обязан выдать работнику аванс. На протяжении трех рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен предоставить авансовый отчет с подтверждением расходов в командировке. Коммерческим организациям разрешают применять форму авансового отчета № АО-1 либо выработать форму самостоятельно.


Командировка госслужащих: рассмотрим особенности


Основное условие – содержание всех реквизитов, предусмотренных на законодательном уровне:

  1. Проездные расходы – для учета с целью налогообложения они должны быть подтверждены определенными документами, прикрепленными к авансовому отчету.
  2. Расходы на наем жилья – чтобы подтвердить их, требуется предоставление квитанции и прочего документа, в котором должны присутствовать название исполнителя, Ф. И. О. потребителя, информация о номере в гостинице, месте и его стоимости. Оплата услуг производится как кассовым чеком, так и гостиничным счетом при отсутствии кассового аппарата. Когда сотрудник во время командировки проживает в квартире, подтверждение расходов в командировке – это договор аренды жилья и расписка хозяина о полученной оплате.
  3. Суточные – выплачиваются работодателем за каждый день проживания в течение командировки, в том числе за:
  • дни в пути;
  • нерабочие и выходные дни;
  • время вынужденной остановки;
  • время нетрудоспособности, если оно наступает во время командировки.

      4. Иные затраты – будут возмещены, если их произвели с разрешения работодателя. При этом они подтверждаются соответствующей документацией.


Вахтовый метод работы. Не путаем с командировкой


Как проводится подтверждение расходов в командировке на приобретение электронного билета?

Сегодня электронные билеты стали получать огромную популярность, поскольку они удобны тем, что их можно купить не выходя из дома, и они будут храниться в базе транспортных компаний, а значит, такой билет невозможно утратить. У командированных сотрудников возникает вопрос о корректном предоставлении отчета по таким затратам.


Положение о командировках 2016


Подтверждение расходов в командировке на электронный билет осуществляется посредством предоставления контрольного купона билета. Если он оплачен через банковскую карту, выписка со счета не требуется. Расходы на приобретение электронного авиабилета подтверждаются маршрутной квитанцией либо посадочным талоном.

Что делать, если нет подтверждения расходов в командировке?

Командировочные расходы с целью снижения налога на прибыль не учитываются без документов. Несмотря на это, отсутствие проездного билета не мешает работодателю определить срок пребывания сотрудника в командировке. Это легко делается при помощи квитанции либо гостиничного счета. Когда нет и этого, внимание обращают на служебную записку и другой документ подтверждения фактического срока пребывания в командировке.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о командировках (бланк).doc
  • Памятка сотруднику на случай командировки (бланк).doc
  • Маршрутный лист (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о командировках (образец).doc
  • Памятка сотруднику на случай командировки (образец).doc
  • Маршрутный лист (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль