Правила заполнения кадровых документов

1245
В своей повседневной работе кадровики сталкиваются с различными документами: трудовыми договорами, локальными нормативными актами и так далее. Однако никогда не будет лишним вспомнить правила заполнения кадровых документов: дубликата трудовой книжки, вкладыша в нее или книги учета движения трудовых книжек.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие правила установлены при заполнении дубликата трудовой книжки;
  • как правильно заполнить вкладыш в трудовую;
  • какие правила заполнения книги движения трудовых книжек действуют в 2016 году.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки и вкладыша в нее

Дубликат трудовой книжки может потребоваться в том случае, если оригинал был утерян или частично поврежден, впрочем, иногда инициатором оформления дубликата может быть и работодатель. По правилам заполнения кадровых документов, если оригинал в наличии, на нем нужно будет сделать отметку «Выдан дубликат. Дата» и заверить ее подписью с расшифровкой и указанием должности лица, оформившего дубликат.

На чистом бланке трудовой книжки, в правом верхнем углу титульного листа  ставится надпись «Дубликат», далее титульный лист заполняется по общим правилам. Первая запись, которая делается в разделе «Сведения о работе» – без номера, она отражает суммарный трудовой стаж работника до даты оформления дубликата без указаний организаций и занимаемых должностей. Если работник может представить документы, подтверждающие общий трудовой стаж, его нужно записать в виде отдельных периодов, внося записи о приеме и увольнении по каждому работодателю. Когда все записи внесены и раздел заполнен, в соответствии с правилами заполнения кадровых документов, кадровый работник и владелец трудовой книжки подтверждают правильность заполнения, ставя свои подписи внизу листа. Дубликат необходимо зарегистрировать в установленном порядке (с отметкой «Дубликат») и выдать запросившему его работнику под расписку.

Если один из разделов трудовой книжки полностью заполнен, в этот документ может быть вшит вкладыш, продолжающий его. Его формат точно такой же, как и у трудовой книжки, но вкладыш имеет собственный идентификационный номер, указываемый в правом верхнем углу каждого листа. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его идентификационного номера, как того требуют правила заполнения кадровых документов. Правила заполнения вкладыша аналогичны тем, в соответствии с которыми заполняется сама трудовая книжка.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Трудовые книжки и их бланки являются документами строгой отчетности, поэтому их учет и хранение осуществляется по установленным формам. Для регистрации трудовых книжек и вкладышей в них используется книга учета движения трудовых книжек, имеющая установленную форму, включающую 13 граф, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69.


Также читайте: как поправить ошибочную запись в книге учета движения трудовых книжек


Правила заполнения книги движения трудовых книжек и вкладышей к ним следующие:

  • в графу 1 вносится порядковый регистрационный номер;
  • в графах 2, 3 и 4 указывается число, месяц и год – дата приема на работу или заполнения вкладыша в трудовую книжку;
  • в графе 5 пишется полностью фамилия, имя и отчество владельца трудовой или вкладыша в нее;
  • в графе 6 указываются серия и номер книжки или вкладыша;
  • в графе 7 указывается должность, занимаемая работником, его профессия или специальность;
  • в графу 8 вносится наименование структурного подразделения;
  • в графе 9 проставляется наименование и реквизиты документа, на основании которого сотрудник был принят на работу;
  • собственноручная подпись работника отдела кадров ставится в графу 10;
  • в графу 11 проставляется сумма, выплаченная работником за бланк трудовой книжки или вкладыша в нее;
  • графы 12 и 13 заполняются в случае увольнения работника – это дата увольнения и подпись работника, заверяющая факт получения им своей трудовой книжки.

Правила заполнения кадровых документов

Пример: Специалист по кадрам Мария К. назначена приказом ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в новой организации АО «Тополь». Она приобрела готовую книгу учета движения трудовых книжек. Там уже были пронумерованы все страницы и в них были проделаны отверстия для брошюровки. Мария прошила все листы прочной нитью, вывела концы нити внутри задней обложки, завязала узел. С внутренней стороны обложки на узел и хвостики нити приклеила квадратную полоску бумаги, на которой написала: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 32 (тридцать два) листа». Затем руководитель организации заверил вышеуказанные сведения своей подписью, а Светлана указала его должность, фамилию и инициалы, наименование компании и текущую дату (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Опломбировала выступающие концы нити индикаторной пломбой. На обложке указала фактическую дату начала ведения книги



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль